Tag: time management

Posted on

Activity Log

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
บันทึกกิจกรรม

     เวลาเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า เมื่อผ่านไปแล้วก็ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้อีก เราทุกคนจึงควรใช้มันอย่างมีเป้าหมายและคุ้มค่า แต่ถึงกระนั้น คนส่วนใหญ่ก็มักจะปล่อยเวลาให้เสียเปล่าไปวันละหลายชั่วโมงโดยไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร ถ้ายิ่งเป็นคนที่ไม่เห็นคุณค่าของเวลา ก็มักจะปล่อยมันให้หมดสิ้นไปราวกับเป็นทรัพยากรที่มีใช้อย่างไม่จำกัด สาเหตุหลักก็คงเนื่องมาจากการใช้เวลา เป็นเรื่องส่วนตัวของใครของมัน หากมิใช่ผู้บังคับบัญชาที่กำลังรองาน หรือพ่อแม่ครูบาอาจารย์ของเราแล้ว ก็คงไม่มีใครจะมาสนใจว่าเราจะใช้เวลาได้อย่างมีคุณค่าหรือไม่ มารู้ตัวอีกทีก็เมื่อเพื่อนร่วมชั้นเรียน หรือเพื่อนร่วมงานที่เข้างานมาพร้อมกัน ได้เจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานจนทิ้งห่างกันไปแบบไม่เห็นฝุ่น บทความนี้จึงอยากชักชวนให้ทุกคนหันมาให้ความสำคัญกับเวลาก่อนที่ทุกสิ่งจะสายเกินไปโดยนำ activity log มาใช้เป็นเครื่องมือประกอบการพิจารณาความคุ้มค่าของเวลาในแต่ละวัน

     activity log ในบทความนี้ มุ่งเน้นการจดบันทึกการใช้เวลากับกิจกรรมการทำงานในสำนักงานและกิจกรรมส่วนตัวของผู้ทำงานดังกล่าว ไม่ใช่ activity log ที่ใช้ในกิจกรรมการขนส่งซึ่งมีการติดตั้งอุปกรณ์ที่เรียกว่า Electronic Logging Device (ELD) บันทึกระยะเวลาเริ่มต้น สิ้นสุดของการสตาร์ทเครื่องยนต์ ความเร็ว และสถานที่ที่รถคันนั้นอยู่ตามสัญญาณ GPS โดยอัตโนมัติ

     activity

… Read the rest
Posted on

8 Common Goal Setting Mistakes

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 8 ประการในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล

     บุคคลย่อมมีเป้าหมาย (personal goal) ในการดำเนินชีวิตของตน อาจเป็นปณิธานที่เก็บซ่อนไว้ในใจแต่ผู้เดียว, อาจเขียนออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเตือนตน, หรืออาจบอกคนใกล้ชิดให้เป็นพยานรับรู้ความตั้งใจดังกล่าว เป้าหมายเป็นทั้งเครื่องชี้ทิศทางและแรงจูงใจที่ผลักดันให้บุคคลยอมอดทนฟันฝ่าปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ เพื่อให้ได้ในสิ่งที่มุ่งหวัง ส่วนเป้าหมายที่ไม่เคยพบความสำเร็จแม้จะได้ใช้ความพยายามไปมากมายเพียงใด ก็อาจเป็นสิ่งที่สร้างความผิดหวังให้กับชีวิตจนไม่อยากอยู่ร่วมในสังคมอีกต่อไป การกำหนดเป้าหมายจึงเป็นจุดเริ่มต้นของทั้งความสำเร็จหรือล้มเหลว และเป็นเหตุผลที่ทำให้เราต้องเรียนรู้ว่า อะไรคือความผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงไม่ให้มีอยู่ในเป้าหมายของเรา

     ความผิดพลาดพื้นฐานในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคลมี 8 ประการ ได้แก่

1. กำหนดเป้าหมายที่ไม่สมจริง (Setting unrealistic goals)
     ในการกำหนดเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้จินตนาการและความใฝ่ฝันเพื่อค้นหาสิ่งที่มีคุณค่าและเป็นความปรารถนาที่แท้จริงสำหรับเรา อย่างไรก็ตาม เราต้องมั่นใจด้วยว่า สิ่งที่เป็นเป้าหมายนั้น จะต้องมีความสมจริง คือมีโอกาสสำเร็จได้ถ้าใช้ความมานะพยายามอย่างเต็มที่ภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด หลายคนกำหนดเป้าหมายที่มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (perfection) ในทุกด้านซึ่งเป็นเป้าหมายที่ไม่สมจริง หรือเป้าหมายที่ตนเองไม่มีคุณสมบัติหรือความสามารถที่จะทำให้สำเร็จ

     ในทางตรงข้ามก็มีหลายคนกลัวความล้มเหลวหากกำหนดเป้าหมายให้ยากเกินไป

… Read the rest
Posted on

10 Common Time Management Mistakes

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 10 ประการในการบริหารเวลา

     เวลาไม่เคยคอยใคร ผู้มีปัญหาเรื่องการบริหารเวลามักจะมีความรู้สึกอยู่ตลอดเวลาว่าทำงานไม่ทัน งานที่ได้รับมอบหมายมันช่างมากมายเกินกว่าที่จะทำให้เสร็จได้ และมีหลายชิ้นที่มาเสร็จเอาในวินาทีสุดท้าย หันไปทางไหนก็เจอแต่งานนั่นงานนี่เต็มไปหมด ชีวิตมีแต่ความเครียด หมดกำลังใจที่จะทำงาน และอยากลาออกไปหางานอื่นทำซึ่งน่าจะสบายกว่านี้
     เราทุกคนมีเวลาเท่ากันหมด หากเพื่อนร่วมงานซึ่งมีความสามารถในการทำงานใกล้เคียงกัน แต่สามารถทำงานที่คล้ายกันให้สำเร็จได้โดยไม่ต้องหน้าดำเหมือนคุณ ปัญหาน่าจะไม่ได้อยู่ที่ไม่มีเวลา แต่อยู่ที่คุณยังบริหารเวลาได้ไม่ดีเท่าเพื่อนของคุณ ความผิดพลาดพื้นฐานในการบริหารเวลาที่จะกล่าวต่อไปนี้อาจมีบางส่วนใกล้เคียงกับปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่ ถ้าสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้มันเกิดกับคุณได้ ก็น่าจะทำให้คุณสามารถบริหารเวลาได้ดีขึ้น มีความเครียดน้อยลง มีเวลาที่จะสร้างผลงานได้มากขึ้น และได้รับความไว้วางใจจากผู้บังคับบัญชามอบหมายให้รับผิดชอบงานที่มีความท้าทายและมีความสำคัญต่อองค์กรมากขึ้น

   1) ไม่ได้วางแผนว่ามีงานอะไรต้องทำบ้าง
     คุณเคยลืมทำงานหรือกิจกรรมที่สำคัญไปบ้างหรือไม่ หากเคย สาเหตุอาจมาจากคุณไม่ได้วางแผนการทำงานประจำวันว่าจะต้องทำอะไรบ้างในวันนั้น อาจไม่ถึงกับว่านาทีนั้นทำอะไร ชั่วโมงโน้นทำอะไร แต่อย่างน้อยก็ต้องมีเป้าหมายของงานที่ต้องการทำให้เสร็จ อาจใช้การจดรายการที่ต้องทำไว้ในสมุดแผนงานประจำวัน ในกรณีที่เป็นงานซึ่งมีภารกิจย่อยหลายภารกิจ คุณควรแตกงานนั้นออกเป็นภารกิจย่อยที่ชัดเจน จำเพาะเจาะจง อย่าใช้คำกว้างเกินไป เช่น เตรียมเรื่องเข้าประชุม เพราะด้วยคำกว้างๆ เช่นนี้

… Read the rest
Posted on

การใช้เรื่องเล่าประกอบการสื่อสาร

    เชื่อว่าทุกคนคงเคยมีประสบการณ์เกี่ยวกับเรื่องเล่ากันมาพอสมควร บ้างก็ในในฐานะผู้เล่า แต่ส่วนใหญ่จะอยู่ในฐานะผู้ฟัง ผู้ดู หรือผู้อ่าน เริ่มด้วยการฟังนิทานในสมัยเด็ก โตขึ้นมาหน่อยก็จะได้อ่านเรื่องเล่าในรูปของวรรณคดีหรือเรื่องสั้นประกอบการเรียน พอโตขึ้นเป็นผู้ใหญ่ก็ซื้อหาหนังสือที่ตนชอบมาอ่านเพื่อความบันเทิงตามอัธยาศัย เรื่องเล่าไม่ว่าจะอยู่ในรูปนิทาน นิยาย ประวัติศาสตร์ ภาพยนตร์ หรือข้อมูลข่าวสารจึงเป็นเหมือนเครื่องจรรโลงความตื่นเต้นให้กับชีวิตที่ซ้ำซากจำเจ บางคนใช้เวลามากกว่าค่อนคืนเพื่อติดตามเรื่องเล่าที่ตนอ่านค้างไว้ หรือถ่างตาดูหนังผ่านทีวีหรือเคเบิล แต่บางคนกลับสนุกกับการเมาท์มอยเรื่องราวของคนอื่นในตอนเช้าโดยใช้เหตุผลว่าเป็นการอัพเดทข่าวสารก่อนเริ่มงาน

    เมื่อเรื่องเล่าเป็นสิ่งเพิ่มเติมสีสันให้ชีวิต คนส่วนใหญ่จึงชอบฟังเรื่องเล่าและรู้สึกกระตือรือร้นหากทราบว่าจะมีใครมาเล่าเรื่องให้ฟัง เรื่องเล่าสามารถเปลี่ยนวิธีคิดของเราได้ ผู้บริหารจึงมักใช้เรื่องเล่าเป็นเครื่องมือกระตุ้นพลังของลูกทีม กลไกการทำงานของเรื่องเล่าจะเริ่มที่การสร้างความเข้าใจ อาจเป็นความเข้าใจในสิ่งใหม่ หรือตอกย้ำสิ่งที่เข้าใจอยู่เดิมให้เข้มข้นขึ้นจนพร้อมที่กระทำตามความคิดนั้น เรื่องเล่าที่มีพลังอาจสร้างให้เกิดเป็นความเชื่อความศรัทธา สามารถทำลายอุปสรรคกีดขวางและเปลี่ยนสถานการณ์ที่เลวร้ายให้กลายเป็นดีได้ เรื่องเล่าที่กระตุ้นจินตนาการจนเกินจริงไปบ้าง ควรนำมาใช้เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นเท่านั้น ถ้านำมาใช้เป็นหลักจะกลายเป็นมอมเมาให้ลุ่มหลง ผู้นำและผู้บริหารที่มีชื่อเสียงทั้งหลายเข้าใจในพลังของเรื่องเล่าเป็นอย่างดีและมักใช้เรื่องเล่าเป็นเครื่องมือในการบรรยายหรือชี้ประเด็นที่ต้องการจะนำเสนอ ใครๆ ก็สามารถใช้เรื่องเล่าให้เป็นประโยชน์ได้ ถ้าหมั่นฝึกฝน

ชนิดของเรื่องเล่า
    เรื่องเล่าแต่ละประเภทเหมาะสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ กันไป มีเรื่องเล่าอยู่ 6 ประเภทที่สามารถนำมาใช้ได้ในการทำงาน
    1. … Read the rest

Posted on

สิ่งที่ผู้ประสบความสำเร็จเขาทำกัน

    คำตอบสำหรับเรื่องนี้มักจะออกมาในรูปที่ว่า ที่จริงเขาก็ทำเหมือนเรานั่นแหละ ต่างกันตรงพวกที่ประสบความสำเร็จเขามีพรสวรรค์ หรือถ้าเป็นคำตอบของประเทศแถวสาระขัณฑ์ก็จะตอบว่า ก็เขามีเส้นไง

    ที่ตอบมาก็มีส่วนถูกอยู่บ้าง แต่จากผลการวิจัยตลอดหลายสิบปีที่ผ่านมาชี้ชัดว่า ความสำเร็จของคนเหล่านั้นไม่ได้เป็นเพราะ “เขาคือใคร” แต่เป็นเพราะ “เขาทำอย่างไร”

    Dr. Halvorson นักจิตวิทยาการจูงใจที่มีชื่อเสียงได้แนะให้เราดูว่าผู้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายเขามีวิธีการปฏิบัติอย่างไร มีความแตกต่างกับผู้ไม่ประสบความสำเร็จอย่างไรในเรื่องต่อไปนี้”

    1. มีเป้าหมายที่จำเพาะเจาะจง
        เวลาตั้งเป้าหมาย ผู้ประสบความสำเร็จจะตั้งเป้าหมายที่มีความจำเพาะเจาะจงให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพราะจะทำให้เขาทราบว่าความสำเร็จที่ต้องการนั้นรูปร่างหน้าตามันเป็นอย่างไร เช่นต้องการลดน้ำหนักยังไม่ใช่เป้าหมายของผู้ประสบความสำเร็จ แต่ต้องชี้ชัดไปเลยว่าจะลดเท่าไร ภายในเวลาเมื่อไร เป้าหมายที่จำเพาะเจาะจงจะเป็นสิ่งกระตุ้นและจูงใจจนกว่าจะได้สิ่งนั้นมา นอกจากจะกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนแล้วจะต้องกำหนดการกระทำที่จำเพาะเจาะจงที่จะให้บรรลุเป้าหมายนั้นไว้ด้วย อย่าปล่อยให้เป็นความเคลือบแคลงว่าที่จริงแล้วเราต้องการอะไร หรือต้องทำอะไร แล้วที่ต้องทำนั้นได้ทำไปแล้วหรือยัง

    2. กำหนดเวลาที่จะทำให้บรรลุตามเป้าหมาย
        พวกเราส่วนใหญ่จะมีธุระยุ่งวุ่นวายกันทั้งวัน และส่วนใหญ่ก็มีเป้าหมายที่ต้องการให้สำเร็จมากกว่าหนึ่งอย่าง ผลก็คือไม่มีเวลาหรือพลาดโอกาสที่จะทำสิ่งที่จำเป็นต้องทำเพียงเพราะไม่ได้สังเกตว่าเรายังไม่ได้ทำสิ่งนั้นแต่กลับไปทำสิ่งอื่นซึ่งไม่ใช่สิ่งที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ จงอย่าปล่อยให้โอกาสเช่นนั้นหลุดมือไปง่าย ๆ วิธีการของผู้ประสบความสำเร็จคือ วางแผนไว้ให้ชัดเจนว่าเมื่อไรจะต้องทำอะไร จากผลการศึกษาพบว่าการทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสความสำเร็จได้สูงถึง 300%

    3. ต้องรู้ว่าความสำเร็จยังอยู่อีกไกลเท่าไร… Read the rest