4 Dimensions of Relational Works [Butler and Waldroop]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ทักษะ 4 ประเภทในงานที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับคนอื่น

     ความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้อื่น (interpersonal savvy) เข้าใจปัญหาของผู้ร่วมงานและสามารถเข้าไปจัดการกับความขัดแย้งที่สมาชิกในทีมมีต่อกัน เป็นคุณสมบัติที่เรามักพบเห็นได้ในตัวผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และผู้จัดการฝ่ายขาย  แต่ที่จริงแล้ว คุณสมบัติเช่นว่านี้มีความสำคัญเป็นอย่างมากในเกือบจะทุกเรื่องทางธุรกิจ ไม่ใช่เฉพาะแต่กับงานด้านทรัพยากรมนุษย์หรืองานขายเท่านั้น จากผลงานวิจัยตลอดระยะเวลา 18 ปีของ Thimothy Butler และ James Waldroop เพื่อหาคำตอบว่า นักธุรกิจได้พัฒนาตนเองขึ้นมาจนประสบความสำเร็จในงานอาชีพได้อย่างไร ผลการศึกษาพบว่า บุคคลเหล่านั้นประสบความสำเร็จได้มากเมื่อได้ทำงานที่เขาให้ความสนใจอย่างจริงจัง ผลการศึกษานี้ได้ถูกนำมาปรับใช้ในการเพิ่มผลผลิตและการคัดเลือกคนเข้าทำงาน โดยก่อนจะมอบหมายงานหรือก่อนจะรับบุคคลเข้าทำงาน จะศึกษาทดสอบว่าบุคคลนั้นมีความสนใจในงานที่จะได้รับมอบหมาย หรืองานที่มาสมัคร อย่างจริงจังหรือไม่เพียงใด และถือเป็นปัจจัยคัดสรรที่มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าวุฒิหรือประวัติการศึกษา

     โดยหลักบริหารทั่วไป ผู้บริหารสามารถเพิ่มผลผลิตหรือผลงานได้ด้วยการ

  1. คัดสรรบุคคลที่มีความรู้ความสามารถเข้ามาทำงาน
  2. มอบหมายงานที่เหมาะสมกับความรู้ความสามารถ
  3. ให้รางวัลที่สมควรเพื่อตอบแทนผลการปฏิบัติงาน
  4. ส่งเสริมผู้ปฏิบัติให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

Read the rest

การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผล

     การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน (On the Job Training) หรือเรียกให้สั้นกันว่า On Job Training (OJT) เป็นกระบวนการพื้นฐานในการพัฒนาบุคคลากร บางสถานประกอบการโดยเฉพาะสถานประกอบการขนาดเล็ก อาจมีการฝึกอบรมประเภทนี้อยู่เพียงอย่างเดียว โดยทั่วไปแล้ว เมื่อสถานประกอบการได้สำรวจหรือพบความจำเป็นที่ต้องให้การฝึกอบรม ก็จะนำความต้องการหรือเป้าหมายนั้นมาออกแบบโครงการฝึกอบรมอันประกอบด้วยเนื้อหาหลักสูตรและรูปแบบการให้การฝึกอบรม ปกติจะใช้การฝึกอบรมแบบชั้นเรียน (classroom training) เป็นการให้การฝึกอบรมระยะสั้นที่เน้นแนวคิดและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเป็นการปูพื้น และใช้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานเป็นการสะสมความรู้ในระยะยาว

     การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน เป็นการให้พนักงานเรียนรู้งานไปพร้อมกับการปฏิบัติงาน พนักงานทุกคนตั้งแต่เสมียนพนักงานไปถึงผู้บริหารสูงสุดขององค์กรจะได้เรียนรู้การทำงานผ่านการฝึกอบรมประเภทนี้นับตั้งแต่เริ่มเข้าปฏิบัติงานในตำแหน่ง

     วิธีการให้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานที่คุ้นเคยกันมากที่สุด คือ การสอนและควบคุมงาน (coaching) โดยพนักงานที่มีประสบการณ์หรือหัวหน้างานของพนักงานผู้นั้นจะเป็นผู้สอน อาจทำแบบง่ายๆ ด้วยการให้พนักงานใหม่พัฒนาทักษะของตนโดยสังเกตว่าคนอื่นเขาทำงานกันอย่างไร หรือดีกว่านั้นขึ้นมาหน่อยก็ด้วยการที่หัวหน้างานหรือพนักงานเก่งๆ ทำงานให้พนักงานใหม่ดูไปทีละขั้น การเปลี่ยนหมุนเวียนงาน (job rotation) ซึ่งมักนำมาใช้กับพนักงานระดับบริหารที่ต้องเปลี่ยนงานจากหน้าที่หนึ่งไปอีกหน้าที่หนึ่งตามแผนการพัฒนาผู้บริหาร ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน

ข้อดีและแนวทางปฏิบัติ
     การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานมีข้อดีหลายประการ Read the rest

จะทำอย่างไรเมื่อมีความสามารถต่ำกว่าที่เจ้านายต้องการ

    ไม่มีใครอยากถูกคนอื่นมองว่าเป็นคนที่ไม่มีความสามารถในการทำงานหรือถูกมองว่าฝีมือไม่ถึงขั้น แม้จะเป็นความรู้สึกอึดอัด เหี่ยวเฉา ไร้ค่า แต่ในชีวิตการทำงาน เราก็คงต้องพานพบความรู้สึกเช่นนั้นบ้างเป็นบ้างครั้ง เพราะในชีวิตทำงาน จะมีผู้คาดหวังผลงานจากเรามากกว่าความสามารถของเราที่มีอยู่จริงเสมอ

    ที่ซ้ำร้ายไปกว่านั้นก็คือ เรามักไม่ค่อยรู้ตัวว่ามีฝีมือหรือความรู้ความชำนาญต่ำกว่าที่มาตรฐานงานต้องการ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและความซับซ้อนของงานที่เพิ่มสูงขึ้น ทำให้ความคาดหวังของหัวหน้างานที่มีต่อเราเพิ่มสูงขึ้นทั้งปริมาณ คุณภาพ และความรวดเร็วโดยเราอาจไม่ทันรู้ตัว แต่หากเราได้มีโอกาสรับรู้ความบกพร่องของเราหรือความคาดหวังที่เพิ่มสูงขึ้นกว่าความรู้ความสามารถของเรา เช่น จากการบอกเล่าของเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล หรือจากความรู้สึกของตนเองเพราะรู้สึกยุ่งยากทุกครั้งที่ต้องปฏิบัติภารกิจ ก็นับว่าเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนา

    Jean-Francois Manzoni ศาสตราจารย์ด้านภาวะผู้นำและการพัฒนาองค์กรของสถาบัน IMD International ได้กล่าวถึงสิ่งที่ผู้ที่ประสงค์จะพัฒนาตนเองจะต้องทำนอกเหนือไปจากการศึกษาเรียนรู้และเพิ่มพูนทักษะ และนับเป็นเงื่อนไขสำคัญที่ผู้ต้องการพัฒนาตนเองจะประสบความสำเร็จได้ ดังนี้

1. ยอมรับว่าตนมีข้อบกพร่องที่ต้องแก้ไข 
    อุปสรรคแรกของการพัฒนาอยู่ที่ แม้จะมีข้อเท็จจริงเชิงประจักษ์ที่ค่อนข้างชัดเจนว่าเราเป็นคนที่ฝีมือยังไม่ถึงขั้น เช่น จากยอดขายที่ไม่เข้าเป้า หรือจากคำบอกกล่าวของผู้บังคับบัญชา จากเพื่อนร่วมงาน หรือจากรายงานต่างๆ เราก็ยังมักจะเข้าข้างตัวเองและกล่าวโทษคนอื่นหรือโทษสถานการณ์ว่าเป็นสาเหตุที่ทำให้เรามีผลการปฏิบัติงานเป็นเช่นนั้น เช่น Read the rest

ทักษะการตอบคำถามเฉพาะหน้า

 

     คุณยังจำเหตุการณ์ที่ถูกผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารระดับสูงตั้งคำถามเกี่ยวกับรายงานหรือการนำเสนอความเห็นของคุณกลางที่ประชุมได้ไหม ส่วนใหญ่ผู้ที่อยู่ในสถานการณ์เช่นว่านี้มักจะลนลานเพราะการจะตอบคำถามที่จู่โจมเข้ามาในลักษณะนี้ ผู้ตอบไม่ได้ต้องการเพียงแค่คำตอบที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ต้องการทักษะที่จะเรียบเรียงคำตอบต่อคำถามเฉพาะหน้านั้นให้กระชับ เข้าเป้า ด้วยน้ำเสียงที่ราบเรียบไม่สั่นเครืออีกด้วย

     ความเชื่อมั่นในตัวเองเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดในการตอบปัญหาเฉพาะหน้า เมื่อใดก็ตามที่คุณจะต้องนำเสนอข้อมูล ความคิดเห็น หรือข้อเสนอใด ๆ คุณต้องมั่นใจก่อนว่าคุณรู้ในสิ่งที่พูดและมีข้อมูลที่เพียงพอ แต่ก็ไม่ถึงกับว่า จะต้องรู้ไปเสียทุกเรื่อง สิ่งที่สำคัญคือ คุณต้องมีความมั่นใจในเนื้อหาที่นำเสนอ ความเชื่อมั่นในสิ่งที่รู้นั้นจะช่วยให้คุณไม่ตื่นเต้นลนลานแม้ว่าจะต้องตกไปอยู่ใน สถานการณ์ที่อึดอัดอย่างไม่คาดคิดมาก่อนก็ตาม

การเรียนรู้ทักษะการตอบคำถามเฉพาะหน้า
     เคล็ดลับของทักษะการตอบคำถามเฉพาะหน้าอยู่ที่การเรียนรู้เทคนิคและการเตรียมรับสถานการณ์ที่สร้างแรงกดดัน เมื่อใดที่ต้องเผชิญกับคำถามหรือข้อโต้แย้งที่ไม่คาดคิดมาก่อนจะได้นำเทคนิคและการเตรียมพร้อมนี้ออกมาใช้ซึ่งจะช่วยให้คุณมีความสงบเยือกเย็นในขณะเรียบเรียงความคิดและเตรียมคำตอบ
     เทคนิกดังกล่าวประกอบด้วย

1. ผ่อนคลาย
     เป็นเรื่องที่สวนกับความรู้สึกเมื่อต้องตกอยู่ภายใต้แรงกดดัน แต่เพื่อให้คุณสามารถรักษาน้ำเสียงให้คงความสงบเยือกเย็นและให้สมองคิดหาคำตอบได้ คุณต้องผ่อนคลายให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ด้วยการ
 o หายใจลึก ๆ
 o ใช้เวลาช่วงสั้น ๆ คิดในเชิงบวกว่าคุณสามารถทำได้
 o บีบกล้ามเนื้อส่วนที่คนอื่นมองไม่เห็น เช่นกล้ามเนื้อต้นขา กล้ามเนื้อต้นแขนส่วนบน หรือจิกเท้า แล้วคลายออกRead the rest

ทำไม HR ไม่สามารถนำการเปลี่ยนแปลง

 

     งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources: HR) เป็นคำที่มีความหมายครอบคลุมทั้งการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Management: HRM) และการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Development: HRD) เป็นงานที่น่าจะมีบทบาทสำคัญยิ่งในการสร้างการเปลี่ยนแปลงและความเจริญก้าวหน้าในองค์กรเพราะเป็นงานที่เกี่ยวข้องทั้งการบริหารและการพัฒนาพนักงานในทุกสายงาน
     แต่ในทางปฏิบัติ HR กลับมีภาพเป็นพวกที่ติดยึดอยู่กับกฎระเบียบ ขาดความคิดสร้างสรรค์ ไม่มีบทบาทสำคัญ การบริหารและพัฒนาพนักงานซึ่งควรเป็นงานของ HR กลับตกเป็นงานในความรับผิดชอบของหัวหน้างานหรือของผู้บริหารในแต่ละสายงาน การจ่ายค่าตอบแทนก็ตกเป็นงานของฝ่ายบัญชีหรือการเงิน ส่วนการจัดทำและควบคุมกฎระเบียบ รวมถึงวินัยและการลงโทษ บางองค์กรโดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ ก็มอบหมายให้บริษัทที่ปรึกษาภายนอกรับไปดำเนินการ งานด้าน HR ในหลายองค์กรจึงกลายเป็นงานธุรการที่เน้นหนักไปในเรื่องการดูแลความปลอดภัย ความสะอาด และจัดซื้อของใช้ในสำนักงาน

     ความตกต่ำของงาน HR จนไม่สามารถนำความเปลี่ยนแปลงใดๆ มาสู่องค์กร เป็นผลมาจากความบกพร่องของทักษะการทำงานในงานหลักของ HR Read the rest