8-Step Change Model [Kotter]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลงใน 8 ขั้นตอน

     John Kotter ศาสตราจารย์ด้านภาวะผู้นำและการบริหารการเปลี่ยนแปลงแห่งHarvard Business School ได้เสนอแนวคิดเกี่ยวกับ กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลงใน 8 ขั้นตอน ไว้ในหนังสือชื่อ Leading Change (1995) ซึ่งเป็นผลจากการศึกษาวิจัยองค์กร 100 แห่งที่อยู่ระหว่างกระบวนการเปลี่ยนแปลงตามแผนพัฒนาขององค์กร จุดมุ่งหมายของการนำเสนอแนวคิดเรื่องนี้คือ เพื่อเพิ่มความสามารถและโอกาสความสำเร็จของบุคคลและคณะบุคคลในการสร้างการเปลี่ยนแปลง Kotter กล่าวว่า ทุกขั้นตอนในกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง มีความสำคัญ การก้าวข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง อาจส่งผลให้กระบวนการทั้งหมดประสบความล้มเหลวได้

     กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลงตามแนวคิดของ Kotter แบ่งออกเป็น 3 ระยะ (phrases) รวม 8 ขั้นตอน (steps) ดังนี้

<ระยะที่หนึ่ง>

Read the rest

8 Common Goal Setting Mistakes

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 8 ประการในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล

     บุคคลย่อมมีเป้าหมาย (personal goal) ในการดำเนินชีวิตของตน อาจเป็นปณิธานที่เก็บซ่อนไว้ในใจแต่ผู้เดียว, อาจเขียนออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเตือนตน, หรืออาจบอกคนใกล้ชิดให้เป็นพยานรับรู้ความตั้งใจดังกล่าว เป้าหมายเป็นทั้งเครื่องชี้ทิศทางและแรงจูงใจที่ผลักดันให้บุคคลยอมอดทนฟันฝ่าปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ เพื่อให้ได้ในสิ่งที่มุ่งหวัง ส่วนเป้าหมายที่ไม่เคยพบความสำเร็จแม้จะได้ใช้ความพยายามไปมากมายเพียงใด ก็อาจเป็นสิ่งที่สร้างความผิดหวังให้กับชีวิตจนไม่อยากอยู่ร่วมในสังคมอีกต่อไป การกำหนดเป้าหมายจึงเป็นจุดเริ่มต้นของทั้งความสำเร็จหรือล้มเหลว และเป็นเหตุผลที่ทำให้เราต้องเรียนรู้ว่า อะไรคือความผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงไม่ให้มีอยู่ในเป้าหมายของเรา

     ความผิดพลาดพื้นฐานในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคลมี 8 ประการ ได้แก่

1. กำหนดเป้าหมายที่ไม่สมจริง (Setting unrealistic goals)
     ในการกำหนดเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้จินตนาการและความใฝ่ฝันเพื่อค้นหาสิ่งที่มีคุณค่าและเป็นความปรารถนาที่แท้จริงสำหรับเรา อย่างไรก็ตาม เราต้องมั่นใจด้วยว่า สิ่งที่เป็นเป้าหมายนั้น จะต้องมีความสมจริง คือมีโอกาสสำเร็จได้ถ้าใช้ความมานะพยายามอย่างเต็มที่ภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด หลายคนกำหนดเป้าหมายที่มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (perfection) ในทุกด้านซึ่งเป็นเป้าหมายที่ไม่สมจริง หรือเป้าหมายที่ตนเองไม่มีคุณสมบัติหรือความสามารถที่จะทำให้สำเร็จ

     ในทางตรงข้ามก็มีหลายคนกลัวความล้มเหลวหากกำหนดเป้าหมายให้ยากเกินไป

Read the rest

7 Steps to Turn Your Dreams into Goals and Achieve Them

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การทำความใฝ่ฝันให้เป็นจริงใน 7 ขั้นตอน

     คนเรามักมีความใฝ่ฝันที่จะทำบางสิ่งซึ่งมีความหมายในชีวิตของตนให้สำเร็จ เช่น อยากเขียนหนังสือที่มีคนอ่านจำนวนมาก, เล่นเครื่องดนตรีที่ชื่นชอบเป็นพิเศษให้เก่งจนออกงานได้, ทำธุรกิจของตนเองให้มั่นคงมีกำไร, หรือประสบความสำเร็จถึงจุดสูงสุดในชีวิตการทำงาน แต่ความคิดฝันเหล่านั้น คิดอย่างไรก็คงจะอยู่อย่างนั้นไปจนกว่าจะเริ่มลงมือทำ เหตุผลที่คนส่วนใหญ่ไม่เริ่มที่จะทำอะไรก็มาจากการถอดใจและดูถูกตนเองตั้งแต่แรกว่าทำไปก็ไม่มีทางสำเร็จ โทษโชคชะตาฟ้าดินว่าไม่ประทานพรสวรรค์มาให้เหมือนคนอื่น วัน ๆ ได้แต่นั่งถอนใจ หงุดหงิดหัวเสีย ปล่อยตัวให้จมอยู่กับความสิ้นหวังและด่าทอโทษทุกสิ่งที่เกิดกับตนว่าเป็นชะตากรรมที่แก้ไขเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ในขณะที่คนอีกกลุ่มหนึ่งซึ่งก็มีความไฝ่ฝันที่จะเป็นโน่นเป็นนี่หรือทำโน่นทำนี่เช่นกัน แม้จะไม่ค่อยมั่นใจในความสำเร็จมากนัก แต่แทนที่จะงอมืองอเท้า พวกเขากลับเลือกที่จะรับผิดชอบชีวิตของตนเอง ไม่ปล่อยให้เป็นเรื่องของโชคชะตา

     หากคุณต้องการเป็นคนกลุ่มที่สามารถเปลี่ยนฝันให้เป็นจริง ลองศึกษาและปฏิบัติตามขั้นตอนทั้งเจ็ด ต่อไปนี้

1. อย่าจมอยู่กับความสิ้นหวัง เริ่มสร้างเป้าหมายให้ชีวิต (Keep your eyes open)

   1.1 ไม่จมอยู่กับความผิดหวัง (sit idle) จะต้องกล้าเผชิญกับทุกสิ่งที่ผ่านเข้ามาในชีวิต

   1.2

Read the rest

7 Signs of Ethical Collapse [Jennings]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
สัญญาณเจ็ดประการที่ชี้ความบกพร่องทางจริยธรรมขององค์กร [Jennings]

     การล้มละลายและปิดกิจการของบริษัทที่มีชื่อเสียงระดับโลก เช่น Enron, WorldCom, Tyco, Arthur Anderson, Health South ฯลฯ ได้เปิดประเด็นคำถามต่อผู้คนมากมายว่า ก่อนวันนั้นจะมาถึง มีสัญญาณบอกเหตุอะไรให้ผู้มีส่วนได้เสียทั้งหลายได้ทราบก่อนหรือไม่ว่า ความวิบัติกำลังจะเกิดขึ้นกับองค์กร ความสงสัยใครรู้นี้ชักนำให้ Marianne M. Jennings ศาสตราจารย์กิตติคุณด้านจริยธรรมธุรกิจ Arizona State University ทำการศึกษาค้นคว้าหาสัญญาณบอกเหตุดังกล่าวโดยมีข้อสมมุติฐานว่าสาเหตุสำคัญมาจากความเสื่อมโทรมด้านจริยธรรมในการบริหาร Jenningsได้ทำ presentation ปัญหาด้านจริยธรรมของบริษัท เช่น General Electric, Merrill Lynch, AT&T, Arthur Anderson, United Health Group

Read the rest

7 C’s of Effective Communication

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
คุณสมบัติ 7 ประการของการสื่อสารที่ประสบผลสำเร็จ

     7 C’s of Communication คือรายการตรวจสอบ (checklist) ที่ช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารและเพิ่มโอกาสให้ผู้รับข้อมูลได้เข้าใจข้อมูลตรงตามความตั้งใจของผู้สื่อสาร เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ได้ทั้งกับการสื่อสารด้วยวาจา เช่น การประชุม, การทำ presentation, การอภิปรายความคิดเห็นกับทีมงาน และกับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การเขียน email, การเขียนรายงาน ผู้สื่อสารมักมั่นใจในตนเองว่าได้สื่อสารข้อมูลที่ตั้งใจออกไปอย่างชัดเจนครบถ้วนแล้ว แต่เพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารนั้นมีองค์ประกอบที่สร้างผลสำเร็จตามความมุ่งหมายอย่างแท้จริง ควรนำหลัก 7 C’s of Communication มาตรวจสอบข้อมูลที่สื่อสารว่ามีองค์ประกอบครบถ้วนหรือไม่

     องค์ประกอบหรือคุณสมบัติ 7 ประการของการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย

1. ชัดเจน (Clear)
     ในการสื่อสารไม่ว่าจะด้วยการพูดหรือการเขียน ข้อมูลที่สื่อสารต้องมีความชัดเจนซึ่งแบ่งออกได้เป็นสองลักษณะ

      1.1

Read the rest

6 Emotional Leadership Styles

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ภาวะผู้นำ 6 รูปแบบที่ส่งผลต่ออารมณ์ความรู้สึกของทีมงาน [Goleman]

     เชื่อว่าหลายท่านที่อ่านบทความนี้คงมีผู้นำที่ชื่นชมอยู่ในใจบ้างไม่มากก็น้อย ความรู้สึกชื่นชมที่ว่านี้ น่าจะไม่ใช่มาจากฐานะตำแหน่งของผู้นำ แต่มาจากการที่ผู้นำนั้นสามารถใช้ภาวะความเป็นผู้นำได้อย่างเหมาะสมกับสถานการณ์และโอกาส สร้างบรรยากาศความกระตือรือร้นให้ทีมงานอยากทะยานออกไปปฏิบัติภารกิจในความรับผิดชอบให้สำเร็จโดยเร็ว มีความสุขในการทำงาน ภูมิใจที่ได้แสดงความคิดเห็นและเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานซึ่งมีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ในทางตรงข้าม ก็อาจมีผู้อ่านหลายท่านมีความรู้สึกด้านลบกับผู้นำซึ่งแม้จะมีการแสดงออกที่นุ่มนวลเปิดกว้าง แต่ทีมงานกลับเต็มไปด้วยการทะเลาะเบาะแว้ง หรือไม่พอใจผู้นำที่ชอบแต่สั่งๆ ในเวลาที่ควรรับฟังความคิดเห็นของทีมงาน หรือผู้นำที่ไม่ยอมตัดสินใจในเวลาที่ควรใช้ความเด็ดขาด

     Daniel Goleman, Richard Boyatzis และ Annie Mckee เชื่อว่าอารมณ์ความรู้สึกที่ทีมงานมีต่อผู้นำ ไม่ว่าจะเป็นด้านบวกหรือด้านลบ ล้วนเป็นปัจจัยที่ผลักดันหรือบั่นทอนความสำเร็จตามเป้าหมายของทีมงาน พวกเขาจึงได้ทำวิจัยเพื่อค้นหารูปแบบภาวะผู้นำที่ส่งผลกระทบต่ออารมณ์ความรู้สึกของทีมงาน รวมทั้งสถานการณ์ที่ควรและไม่ควรนำรูปแบบนั้นมาใช้ ประชากรในการทำวิจัยคือผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จจำนวน 3,871 คน

     Goleman และคณะนำผลการวิจัยที่ได้ มาเขียนเป็นหนังสือชื่อ Primal Leadership (2002) ตามผลการวิจัย

Read the rest

5 Basic Project Management Tips

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
คำแนะนำพื้นฐาน 5 ประการในการบริหารงานโครงการ

     การบริหารงานโครงการ เป็นกระบวนการที่ช่วยให้สามารถบรรลุเป้าหมายโครงการโดยใช้การวางแผน  การจัดโครงสร้างการทำงาน การจูงใจ และการควบคุมบูรณาการทรัพยากรต่างๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแผนงาน กระบวนการบริหารโครงการประกอบด้วยกิจกรรมหลัก 5 กิจกรรม โดยมีคำแนะนำพื้นฐานในแต่ละกิจกรรม ดังนี้

1. การกำหนดแนวคิดเริ่มต้น (Conception and Initiation)
     สิ่งที่จำเป็นต้องมีก่อนเริ่มโครงการใดๆ คือ การรู้และเข้าใจในความมุ่งหมายของโครงการ รู้และเข้าใจว่าโครงการมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร ผลความสำเร็จของโครงการมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องอย่างไรกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร ผู้บริหารงานโครงการหรือผู้รับผิดชอบดำเนินโครงการอาจทำการวิจัยแนวทางปฏิบัติเป็นการเพิ่มเติมเพื่อให้รู้ว่าจะทำเป้าหมายโครงการนั้นให้สำเร็จได้อย่างไร แล้วจึงส่งแนวคิดดังกล่าวไปยังผู้มีอำนาจ พิจารณาตรวจสอบและอนุมัติให้ดำเนินการ สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นนี้ คือ การตรวจสอบโครงการทั้งในด้านความเป็นไปได้และคุณค่าของโครงการที่มีต่อองค์กร โครงการที่สามารถทำให้สำเร็จได้อย่างไม่ยากเย็น อาจไม่มีค่าอะไรเลยถ้าไม่เกิดประโยชน์แก่องค์กร ส่วนโครงการที่ดูมีประโยชน์เป็นอย่างมากแต่ไม่มีโอกาสทำให้สำเร็จ ก็เป็นเรื่องที่ไม่น่าทำเพราะทำให้องค์กรต้องสูญเสียทรัพยากรไปเปล่าๆ
     สิ่งที่ต้องการทราบในขั้นการกำหนดแนวคิดเริ่มต้น คือ ข้อมูลเคร่าๆ ว่า ต้องใช้เวลาประมาณเท่าไร

Read the rest

20 Mile March [Collins and Hansen]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ปฏิบัติตามแผนงานทุกวันอย่างสม่ำเสมอ

     ในปลายทศวรรษที่ 2000 Jim Collins และ Morten T. Hansen รวมทั้งนักวิจัยอีกประมาณ 20 คน ได้พยายามตอบคำถามทางธุรกิจข้อหนึ่งที่ว่า ทำไมบางบริษัทจึงสามารถผ่านความไม่แน่นอน หรือบางครั้งถึงขนาดวิกฤติทางธุรกิจไปได้ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ไม่สามารถทำได้ กลุ่มฯ ได้คัดเลือกบริษัทที่มีผลประกอบการดีกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม ถึงสิบเท่าหรือมากกว่า จำนวน 7 บริษัทมาศึกษา และได้พบคำตอบที่น่าสนใจเป็นอย่างยิ่งคือ สิ่งที่ปรมาจารย์ทางธุรกิจได้พร่ำสอนว่าเป็นปัจจัยสร้างความแตกต่างระหว่างธุรกิจที่ประสบและไม่ประสบความสำเร็จ เช่น นวัตกรรม, ความคิดสร้างสรรค์, หรือความสามารถในการปรับตัวให้รับกับโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แม้จะเป็นสิ่งที่จำเป็นในการสร้างความแตกต่าง แต่สิ่งที่เป็นหัวใจในความสำเร็จที่แท้จริงของบริษัทเหล่านี้คือ ความเคร่งครัดในวินัย (fanatic discipline)

     ผู้นำของบริษัทที่ประสบความสำเร็จอย่างยิ่งใหญ่เหล่านี้ ให้ความสำคัญกับการจัดทำแผนการดำเนินงาน เกาะติดกับแผนงานอย่างระมัดระวัง มีระเบียบวิธีการที่ชัดเจน และมุ่งมั่นอยู่กับแผนงานเพื่อไปสู่เป้าหมายระยะยาวแทนที่จะโผไปโผมาเพราะสิ่งยั่วยุ

Read the rest

4 Factors Theory of Leadership [Bowers and Seashore]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ทฤษฎี 4 ปัจจัยเพื่อการเป็นผู้นำ [Bowers and Seashore]

     การศึกษาภาวะผู้นำในยุคแรก เริ่มด้วยการสังเกตบุคลิกลักษณะ (trait) ของบุคคลสำคัญหรือของผู้นำ และนำมาจัดทำเป็นรายการว่าผู้มีคุณสมบัติเช่นนี้จึงเรียกว่าผู้นำ หรือถ้าประสงค์จะเป็นผู้นำต้องพัฒนาตนเองให้มีคุณสมบัติเช่นนี้ อย่างไรก็ตาม จากงานวิจัยที่ทำในระยะต่อมา ไม่พบความเชื่อมโยงที่เด่นชัดระหว่างปัจจัยดังกล่าวกับความเป็นผู้นำแต่อย่างใด การวิจัยหลังสงครามโลกครั้งที่สองเป็นต้นมา จึงได้เปลี่ยนแนวทางการศึกษา จากการศึกษาบุคลิกลักษณะของผู้นำ มาเป็นศึกษาพฤติกรรมของผู้นำว่าต้องทำอย่างไรจึงสามารถสร้างความพึงพอใจและผลการปฏิบัติงานให้แก่ทีมงาน

     นักวิจัยสองท่านจากมหาวิทยาลัยมิชิแกน คือ Dr. David Bowers และ Dr. Stanley Seashore ได้ศึกษาภาวะผู้นำโดยเน้นไปที่ภาวะผู้นำทางธุรกิจและอุตสาหกรรม เขาได้เริ่มด้วยการทบทวนผลงานของนักวิจัยชั้นนำหลายท่านที่ได้ศึกษาค้นคว้าในเรื่องคุณสมบัติของผู้นำที่ดี (หมายถึงมีเป้าหมายที่สร้างสรรค์ ไม่ใช่มุ่งทำลาย) ประกอบกับผลการวิจัยของตนเองที่สำรวจพฤติกรรมผู้นำสำนักงานตัวแทนบริษัทประกันชีวิตชั้นนำแห่งหนึ่งจำนวน 40 สำนักงานเพื่อศึกษาผลกระทบของการกำกับดูแลและการใช้ภาวะความเป็นผู้นำที่มีต่อความพึงพอใจของลูกค้าและผลการปฏิบัติงานของตัวแทน ผลการค้นคว้าและวิจัยพบว่า มีปัจจัยพื้นฐาน 4 ประการซึ่งเรียกได้ว่าเป็นโครงสร้างพื้นฐานของภาวะผู้นำ

Read the rest

การสร้างความเชื่อมั่นในตนเอง

     ความเชื่อมั่นในตนเอง ไม่ใช่เป็นเพียงคุณสมบัติที่นักพูดทุกคนจำเป็นต้องมีเท่านั้น แต่ยังเป็นคุณสมบัติที่จำเป็นในเกือบทุกเรื่องของการดำรงชีวิต คนส่วนใหญ่ไม่กล้าเสี่ยงที่จะให้ความสนับสนุนโครงการหรืองานที่นำโดยคนที่ละล้าละลัง ซุ่มซ่าม หรือจะทำอะไรก็ออกตัวขอโทษขอโพยจนเฝือ ตรงกันข้าม เราท่านทั้งหลายคงเคยรู้สึกชื่นชมผู้ที่สามารถอธิบายเรื่องราวต่างๆ ได้อย่างชัดเจน มีบุคลิกภาพสง่างามน่าเชื่อถือ ตอบคำถามได้อย่างมั่นใจ และกล้าที่จะยอมรับในสิ่งที่ตนไม่รู้ ผู้ที่มีความเชื่อมั่นในตนเองจะเป็นผู้ที่สร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นแก่ผู้อื่นไม่ว่าจะเป็นผู้ฟัง เพื่อน เจ้านาย หรือลูกค้า การที่สามารถเรียกความเชื่อมั่นจากผู้เกี่ยวข้องได้นี้ นับเป็นหัวใจสำคัญต่อการกระทำการให้สำเร็จ เมื่อความเชื่อมั่นในตนเองเป็นสิ่งที่มีคุณค่าเช่นนี้ ผู้คนทั้งหลายจึงมุ่งหวังที่จะสร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นแก่ตัวเอง แต่ในทางปฏิบัติ คนที่ไม่มีความเชื่อมั่นในตนเองก็คงรู้สึกอับจน ไม่รู้ว่าจะสร้างความเชื่อมั่นขึ้นมาได้อย่างไร

     แท้จริงแล้ว การสร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นกับตนเองเป็นเรื่องที่เรียนรู้และสร้างให้เกิดขึ้นได้ และที่สำคัญ การสร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นไม่ว่าจะแก่ตนเองหรือแก่ผู่อื่น แม้จะยากแต่ก็คุ้มค่าต่อความพยายาม

คุณมีความเชื่อมั่นในตนเองมากน้อยเพียงใด
    ความเชื่อมั่นในตนเอง เป็นเรื่องมองเห็นได้ง่าย ๆ ทั้งจากพฤติกรรม การแสดงออกด้วยภาษากาย การพูดจา ลองพิจารณาตัวชี้วัดต่อไปนี้และประเมินว่าคุณเป็นผู้มีความเชื่อมั่นในตนเองในระดับใด

มีความเชื่อมั่นในตนเอง ไม่มีความเชื่อมั่นในตนเอง
  ทำในสิ่งที่ตนเชื่อว่าเป็นสิ่งที่ถูกต้องแม้คนอื่นจะหัวเราะเยาะหรือวิพากย์วิจารณ์   แสดงพฤติกรรมตามความคิดของคนอื่น
Read the rest