Affinity Diagram

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก

     ในการบริหารงานโครงการและการทำวิจัย เราจะพบข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมาย ข้อมูลแต่ละชุดอาจมีมิติที่หลากหลายทั้งด้านเวลา ปริมาณ คุณภาพ ความสอดคล้องและไม่สอดคล้องซึ่งอาจสร้างความสับสนวุ่นวายจนหาข้อสรุปที่ชัดเจนไม่ได้ Jiro Kawakita นักมานุษยวิทยาชาวญี่ปุ่นจึงได้พัฒนาเครื่องมือชื่อ Affinity diagram ขึ้นมาในช่วงทศวรรษที่ 1960 เพื่อลดความยุ่งยากดังกล่าว เครื่องมือนี้ช่วยให้เราสามารถแยกแยะข้อมูลจำนวนมากออกเป็นกลุ่มจนมองเห็นประเด็นสำคัญ (common theme) ของข้อมูลแต่ละกลุ่มอันนำไปสู่ข้อสรุปและหาทางออกของปัญหาได้

Affinity Diagram คืออะไร
     Affinity diagram หรือที่เรียกกันในชื่ออื่น ๆ เช่น affinity map, affinity chart, K-J Method, thematic analysis เป็นเครื่องมือและวิธีการที่ทีมงานนิยมนำใช้ในการระดมความคิด จัดระเบียบข้อมูลด้วยการแยกแยะข้อมูลทั้งหลายทั้งในส่วนที่เกี่ยวกับผลผลิต กระบวนการ ความซับซ้อน

Read the rest

Adaptive Leadership

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ทักษะผู้นำในการประเมินผลกระทบของสภาพแวดล้อมและปรับมาตรการแก้ไขให้สัมพันธ์กับการเปลี่ยนแปลง

     มีองค์กรมากมายที่เคยประสบความสำเร็จแต่ก็รักษาความสำเร็จนั้นไว้ไม่ได้เนื่องจากไม่สามารถปรับตัวให้กับพัฒนาการที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น โกดัก ซึ่งเคยประสบความสำเร็จอย่างมากกับสินค้าของตน คือ ฟิล์มถ่ายภาพ แต่จากการไม่ได้ปรับตัวให้เข้ากับวิวัฒนาการการถ่ายภาพแบบดิจิทัล จึงต้องขายสิทธิบัตรของตนเป็นจำนวนมากเพื่อให้พ้นจากการล้มละลาย องค์กรทั้งหลายที่ต้องการหลีกเลี่ยงชะตากรรมดังกล่าว ควรศึกษาทักษะความสามารถของผู้นำในเชิงรุกซึ่งเรียกว่า 4A หรือ adaptive leadership ประกอบด้วย

   o Anticipation คาดหมายความต้องการ แนวโน้ม และทางเลือกที่สามารถสนองความต้องการในอนาคต
   o Articulation นำสิ่งที่คาดการณ์นั้นมาสร้างความรู้ความเข้าใจเพื่อให้เกิดแรงสนับสนุนร่วมกัน
   o Adaptation พัฒนาความสามารถของบุคลากรด้วยการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง และปรับแนวทางปฏิบัติทั้งหลายตามความจำเป็น
   o Accountability แสดงความโปร่งใสให้มากที่สุดในกระบวนการตัดสินใจและพร้อมที่จะเผชิญและตอบสนองสิ่งท้าทายทั้งหลายที่จะเกิดขึ้น

     ทักษะหรือความสามารถในการเป็นผู้นำดังกล่าว จะช่วยให้ทั้งบุคคลและองค์กรมีกระบวนการเปลี่ยนแปลงไปทีละน้อยและสามารถยืนหยัดท่ามกลางความท้าทายจนบรรลุผลสำเร็จที่มุ่งหวังได้ในที่สุด

     ปัญหาซึ่งท้าทายความสามารถของผู้บริหาร อาจแบ่งออกได้เป็นสองประเภท ได้แก่
   1) ปัญหาทางเทคนิค (technical

Read the rest

Active Listening

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การฟังอย่างตั้งใจ

     การฟังอย่างตั้งใจ เป็นทักษะประเภท soft skill ที่เหมือนจะเป็นเรื่องง่าย แต่ทำให้ดีจริง กลับเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม เนื่องจากประโยชนที่ได้จากการฟังอย่างตั้งใจมีมากมายโดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อการเรียนรู้ การสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น และต่อการปฏิบัติงานในชีวิตประจำวัน ดังนั้น แม้จะเป็นเรื่องที่ใช้เวลาและความพยายามในการฝึกฝนค่อนข้างมาก แต่ก็เป็นทักษะที่ทุกคนควรจะพัฒนาขึ้นมาให้เป็นคุณสมบัติประจำตัว การฟังอย่างตั้งใจ (active listening) หมายถึง การมีสมาธิทำความเข้าใจกับ “สิ่งที่ผู้พูดสื่อสารออกมา” ทั้งเนื้อหาและเจตนา และตอบสนองความเข้าใจนั้นได้อย่างเหมาะสม ตรงกันข้ามกับการฟังผ่าน ๆ (passive listening) ซึ่งจะไม่สามารถจับประเด็นเนื้อหาใด ๆ จากผู้พูด หรืออาจเข้าใจผิดพลาดคลาดเคลื่อนไปจากความเป็นจริงหรือเจตนาของผู้พูด “สิ่งที่ผู้พูดสื่อสารออกมา” มีความหมายครอบคลุมทั้งข้อมูลที่เป็นถ้อยคำ (verbal message) และที่ไม่เป็นถ้อยคำหรืออวจนภาษา (non-verbal message) เช่น

Read the rest

Achieving Quick Wins

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การสร้างความสำเร็จในบทบาทหน้าที่ใหม่ของผู้นำ

     การเติบโตก้าวหน้าในหน้าที่การงานจากพนักงานธรรมดาขึ้นเป็นผู้นำโดยตำแหน่ง หรือจาก ผู้นำตำแหน่งหนึ่งเลื่อนสู่ผู้นำอีกตำแหน่งหนึ่งที่สูงกว่า ล้วนเป็นความคาดหวังและความใฝ่ฝันของบุคลากรทุกคนในองค์กร ยิ่งผู้ได้รับเลื่อนตำแหน่งสามารถปรับตัวเข้ากับหน้าที่บทบาทใหม่และสร้างผลงานให้กับองค์กรได้เร็ว (quick win) เท่าไร ก็ยิ่งเป็นเกียรติประวัติและเครื่องพิสูจน์ว่าตนเป็นผู้ที่มีความสามารถจริง และเหมาะจะได้รับการเลื่อนขึ้นสู่ตำแหน่งที่สูงยิ่ง ๆ ขึ้นไปอีก แน่นอนว่า ไม่ใช่ทุกคนจะประสบความสำเร็จ เราจึงควรมาศึกษาเรียนรู้กันว่า อะไรคือปัจจัยที่สร้างความสำเร็จแบบ quick win และอะไรคือปัจจัยที่ทำให้เขาเหล่านั้นต้องพบกับความล้มเหลว

นิยามคำว่า Quick win
     หมายถึงความสำเร็จภายหลังการได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้นำด้วยผลงานที่จับต้องได้ เป็นประโยชน์ต่อองค์กร และเป็นที่ยอมรับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน และผู้บังคับบัญชา โดยทั่วไปแล้ว ความสำเร็จที่เรียกว่า quick win ควรเห็นผลได้ภายใน 30 - 90 วันแรกนับตั้งแต่เริ่มงานในบทบาทหน้าที่ใหม่

     เนื้อหาในบทความนี้

Read the rest

ACHIEVE Coaching Model

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การพัฒนาศักยภาพบุคคลและคณะบุคคลด้วย ACHIEVE model

     ACHIEVE เป็นรูปแบบการปรับปรุงผลการปฏิบัติงานด้วยการให้คำแนะนำ (coaching) และคำปรึกษา (mentoring) แก่ผู้เรียนรู้ (coachee) ซึ่งอาจเป็นบุคคล หรือคณะบุคคล ให้สามารถกำหนดเป้าหมายและแก้ไขปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กร Dembkowski and Eldridge เป็นผู้พัฒนารูปแบบนี้ขึ้นมาโดย เขียนไว้ในบทความชื่อ Beyond Grow: A new coaching model (2003) ในภาพรวม ACHIEVE model มีระเบียบวิธีและลักษณะการดำเนินงานคล้าย GROW model แต่เน้นความร่วมมือระหว่าง coach และ coachee เพื่อปรับเปลี่ยนพฤติกรรม (behavioral change) ของ

Read the rest

7-38-55 Rule of Communication [Mehrabian]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การใช้ภาษาและอวจนภาษาในการสื่อสาร

     การสื่อสารโดยไม่ใช้คำพูด (nonverbal communication) ช่วยให้เราสามารถถ่ายทอดสิ่งที่ภาษาอาจทำได้ไม่ครบถ้วนออกมาได้มากขึ้น ผู้คนในสังคมต่างก็ใช้การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดหรืออวจนภาษาเพื่อถ่ายทอดความหมาย อารมณ์ และความรู้สึกกันมานานแล้วทั้งโดยรู้สึกตัวและไม่รู้สึกตัว เช่น การผงกศีรษะ, ส่ายหน้า, อุทาน, แผดเสียงเมื่อโกรธ, เสียงสั่นเครือเมื่อโศกเศร้าหรือเมื่อตกอยู่ในอาการประหม่า ฯลฯ

     ในการสื่อสาร คำพูดจะเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสิ่งที่ผู้พูดได้สื่อออกมาเท่านั้น ระดับเสียง น้ำเสียง ความเร็วและจังหวะการพูด รวมถึงการหยุดเว้นระยะระหว่างคำ อาจสื่อความหมายออกมามากกว่าคำพูดที่ใช้ แม้กระทั่งท่าทางที่แสดงออกก็เป็นการส่งสัญญาณอีกลักษณะหนึ่งด้วยเช่นกัน อวจนภาษาเหล่านี้บอกให้ผู้ฟังทราบว่าผู้พูดมีความคิดและความรู้สึกในเรื่องนั้นอย่างไร 

     การศึกษาเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของการสื่อสารด้วยคำพูดและด้วยอวจนภาษาซึ่งได้รับการกล่าวถึงมากที่สุดชิ้นหนึ่ง คือผลการศึกษาของ Dr. Albert Mehrabian ศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาแห่งมหาวิทยาลัยแคลิเฟอเนียในลอสแอนเจลลิส ที่ว่า ความรู้สึก ทัศนคติ และความเชื่อของผู้ฟัง เป็นผลมาจากคำพูดของผู้พูดเพียงส่วนน้อย แต่จะมาจากน้ำเสียงและภาษากายของผู้พูดเป็นส่วนใหญ่ เขาได้สรุปผลการศึกษาและทฤษฎีของเขา (Mehrabian Communication

Read the rest

ACCESS Model [Safko and Brake]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การใช้สื่อสังคมสร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจ

     ACCESS model เป็นแนวทางในการนำสื่อสังคม (social media) มาใช้สร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจ คำว่าสื่อสังคมหมายถึงสื่ออิเล็กทรอนิกส์ใน platform ต่าง ๆ เช่น Facebook, Tiktok, Google, YouTube, Twitter รวมไปถึง e-mail และสื่ออื่น ๆ ที่คล้ายกัน Lon Safko และ David K. Brake เป็นผู้นำเสนอแนวคิดเรื่อง ACCESS model ไว้ในหนังสือชื่อ The Social Media Bible: Tactics, Tools &

Read the rest

ABCD Trust Model [Ken Blanchard]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
สร้างความไว้วางใจในความเป็นผู้นำด้วยคุณสมบัติ ABCD

     เป็นรูปแบบภาวะผู้นำที่เน้นการได้รับความไว้วางใจเป็นปัจจัยส่งเสริมความสำเร็จในการทำงาน ความไว้ใจที่มีต่อกันทำให้เกิดความร่วมมือ ความคิดริเริ่ม สร้างสรรค์ และผลงานที่ประสิทธิภาพ ตรงข้ามกับความไม่วางใจซึ่งเป็นที่มาของการวิพากษ์วิจารณ์ ตำหนิติเตียน ระแวงสงสัย และความวิตกกังวล

     ความไว้วางใจเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของความสัมพันธ์ทุกประเภท เป็นปัจจัยที่ส่งเสริมให้องค์กรธรรมดา ๆ กลายเป็นองค์กรผลงานเลิศ (high-performance organization) ความไว้วางใจเป็นความรู้สึกที่ควรมีด้วยกันทั้งสองฝ่าย คือทั้งฝ่ายหัวหน้าหรือผู้นำ และฝ่ายลูกน้องหรือผู้ตาม เมื่อใดที่ความไว้วางใจขาดหายไป ลูกน้องอาจหันไปพึ่งพิงผู้อื่นที่ตนไว้วางใจมากกว่า และหัวหน้าก็อาจไม่อยากมอบหมายงานสำคัญให้ทีมงานหรือผู้ที่ตนไม่ไว้วางใจทำอีกต่อไป งานที่เคยทำได้อย่างราบรื่นก็จะล่าช้าออกไปเนื่องจากต้องมาเริ่มต้นศึกษากันใหม่ ความไว้วางใจเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการบ่มเพาะและบำรุงเลี้ยงให้เติบโต แต่ก็สามารถล้มหรือหมดสิ้นได้ในพริบตา เมื่อใดที่ความไว้วางใจที่เคยมี ได้หมดสิ้นลง การจะกลับรื้อฟื้นขึ้นมาใหม่นั้นยากและใช้เวลามากกว่าเดิมหลายเท่า เพราะเป็นการเริ่มที่ติดลบ คือ ต้องกำจัดความหวาดระแวงให้หมดไปก่อนจึงจะเริ่มสร้างความไว้วางใจขึ้นมาใหม่ได้

ความหมายของความไว้วางใจ
     ความไว้วางใจ หมายถึงความเชื่อมั่นที่ฝ่ายหนึ่งมีในความซื่อสัตย์ (honesty), ซื่อตรง (integrity), และน่าเชื่อถือ

Read the rest

ABCD Model for Instructional Objectives

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
เขียนวัตถุประสงค์การเรียนรู้ด้วยหลัก ABCD

     วัตถุประสงค์การเรียนรู้ที่เขียนได้ดี จะให้ภาพที่ชัดเจนว่าผู้สอนหรือหลักสูตรนี้คาดหวังให้ผู้เรียนมีความรู้ ความสามารถ หรือทักษะอะไร วัตถุประสงค์การเรียนรู้ควรมีความจำเพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้ซึ่งนอกจากจะช่วยเป็นแนวทางให้แก่ผู้สอนแล้ว ยังเป็นแนวทางให้ผู้เรียนได้พัฒนาไปตามวัตถุประสงค์การเรียนรู้ที่กำหนดไว้ด้วย นักจิตวิทยาการสอน Robert Mager ได้เสนอรูปแบบการเขียนวัตถุประสงค์การเรียนรู้ที่เรียกว่า ABCD Model for Instructional Objectives โดยเขาได้แนะนำให้ผู้กำหนดวัตถุประสงค์การเรียนรู้ ถามตนเองว่า หลังการเรียนรู้ ผู้เรียนจะมีความรู้ที่ไม่เคยรู้, สามารถทำอะไรที่ไม่เคยทำ, หรือมีความแตกต่างอย่างไรระหว่างก่อนกับหลังเรียน คำตอบที่ได้จะเป็นรากฐานในการกำหนดวัตถุประสงค์และผลที่คาดหวังจะได้รับจากการเรียนรู้

     วัตถุประสงค์การเรียนรู้ ต้องเขียนให้ชัดเจนไม่กำกวม สามารถสังเกตและวัดผลได้ทั้งในเชิงคุณภาพและปริมาณ เน้นผลที่จะได้รับอย่างจำเพาะเจาะจง วัตถุประสงค์การเรียนรู้ เป็นส่วนสำคัญที่สุดส่วนหนึ่งในการออกแบบการสอนเพราะเป็นเค้าโครง (roadmap) ให้กับการออกแบบและการเขียนหลักสูตร เราเรียกกระบวนการคิดทบทวนรวมทั้งการปรับปรุงแก้ไขหลักสูตรและเนื้อหาการสอนซึ่งจะทำให้ผู้เรียนมีความรู้ ความสามารถ ทักษะ พฤติกรรมได้ตามวัตถุประสงค์ว่า ข้อตกลงในการปฏิบัติ (Performance Agreement)

Read the rest

A3 Lean Thinking Process

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
กระบวนการคิดแบบ A3

     คนเราเมื่อพบเรื่องที่เป็นปัญหาก็มักจะนึกถึงทางแก้ไขตามประสบการณ์ของตน การด่วนสรุปแบบสูตรสำเร็จว่าปัญหาแบบนั้นต้องแก้อย่างนี้ ทำให้อาจมองข้ามข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ในการทำความเข้าใจปัญหาไปอย่างน่าเสียดาย โปรดรำลึกไว้เสมอว่า ไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้นโดด ๆ โดยไม่มีที่มาที่ไป ไม่มีปัญหาใดเกิดขึ้นโดยไม่มีสาเหตุ การแก้ปัญหาไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ในการทำงานแต่ละวัน หากแก้ตามอาการที่ปรากฏเพียงเพื่อให้จบ ๆ ไป ไม่ใช่วิธีการที่ถูกต้องเพราะยังไม่ได้สืบหาสาเหตุของปัญหา เมื่อสาเหตุยังไม่ได้รับการแก้ไข ปัญหาที่คิดว่าจบไปแล้วนั้นก็มักจะหวนกลับมาให้ต้องจัดการแก้ไขซ้ำไปซ้ำมาอีก

     ดังนั้น แทนที่จะมัวสาละวนอยู่กับการแก้ที่อาการของปัญหา เราควรขุดลึกลงไปให้พบสาเหตุที่เป็นรากเหง้าและจัดการแก้ไขมัน การทำเช่นนี้เป็นวิธีเดียวที่จะสามารถป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นกลับมาเกิดซ้ำอีก การแก้ปัญหาด้วยวิธีคิดแบบ A3 (A3 Thinking) เป็นกระบวนความคิดที่มีขั้นตอน แนวคิด และทิศทางการปฏิบัติเพื่อค้นหารากเหง้าของปัญหา แล้วใช้โครงสร้างการทำงาน การประสานความร่วมมือ รวมถึงการสื่อสารระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เป็นเครื่องมือในการค้นหาวิธีแก้ไข

     เมื่อใดที่เกิดปัญหาขึ้นในการทำงาน คำถามสองข้อที่ต้องหาคำตอบ คือ
  o  สภาพแวดล้อมที่เกิดปัญหาขึ้นนั้นเป็นอย่างไร สภาพแวดล้อมนี้หมายถึงกระบวนการผลิตหรือกระบวนการทำงาน, ระเบียบวิธีปฏิบัติ,

Read the rest