Activity Log

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
บันทึกกิจกรรม

     เวลาเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า เมื่อผ่านไปแล้วก็ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้อีก เราทุกคนจึงควรใช้มันอย่างมีเป้าหมายและคุ้มค่า แต่ถึงกระนั้น คนส่วนใหญ่ก็มักจะปล่อยเวลาให้เสียเปล่าไปวันละหลายชั่วโมงโดยไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร ถ้ายิ่งเป็นคนที่ไม่เห็นคุณค่าของเวลา ก็มักจะปล่อยมันให้หมดสิ้นไปราวกับเป็นทรัพยากรที่มีใช้อย่างไม่จำกัด สาเหตุหลักก็คงเนื่องมาจากการใช้เวลา เป็นเรื่องส่วนตัวของใครของมัน หากมิใช่ผู้บังคับบัญชาที่กำลังรองาน หรือพ่อแม่ครูบาอาจารย์ของเราแล้ว ก็คงไม่มีใครจะมาสนใจว่าเราจะใช้เวลาได้อย่างมีคุณค่าหรือไม่ มารู้ตัวอีกทีก็เมื่อเพื่อนร่วมชั้นเรียน หรือเพื่อนร่วมงานที่เข้างานมาพร้อมกัน ได้เจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานจนทิ้งห่างกันไปแบบไม่เห็นฝุ่น บทความนี้จึงอยากชักชวนให้ทุกคนหันมาให้ความสำคัญกับเวลาก่อนที่ทุกสิ่งจะสายเกินไปโดยนำ activity log มาใช้เป็นเครื่องมือประกอบการพิจารณาความคุ้มค่าของเวลาในแต่ละวัน

     activity log ในบทความนี้ มุ่งเน้นการจดบันทึกการใช้เวลากับกิจกรรมการทำงานในสำนักงานและกิจกรรมส่วนตัวของผู้ทำงานดังกล่าว ไม่ใช่ activity log ที่ใช้ในกิจกรรมการขนส่งซึ่งมีการติดตั้งอุปกรณ์ที่เรียกว่า Electronic Logging Device (ELD) บันทึกระยะเวลาเริ่มต้น สิ้นสุดของการสตาร์ทเครื่องยนต์ ความเร็ว และสถานที่ที่รถคันนั้นอยู่ตามสัญญาณ GPS โดยอัตโนมัติ

     activity

Read the rest

8 Ways to Improve Self-Regulation

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
แนวปฏิบัติ 8 ประการในการกำกับควบคุมตนเอง

     ในแต่ละสถานการณ์ที่เกิดขึ้นกับชีวิต เราทุกคนล้วนมีทางเลือกว่าจะรับมือกับมันอย่างไร อาจเป็นในเชิงบวกหรือในเชิงลบ แต่ถึงจะรู้อยู่แก่ใจว่า การรับมือหรือตอบโต้ในเชิงลบจะมีผลเสียมากกว่าผลดี เราก็มักจะตอบโต้สถานการณ์ที่กดดันด้วยพฤติกรรมในเชิงลบ ไม่ว่าจะเป็นการแผดเสียง การแสดงอาการโกรธจนหน้าแดงตัวสั่น บางครั้งถึงขั้นขว้างปาข้าวของหรือด่าทอด้วยคำหยาบคาย สาเหตุก็เพราะ พื้นฐานจิตใจของบุคคลที่ยังไม่ได้รับการพัฒนามักจะมีกิเลส ตัณหา อุปาทาน เป็นฐานของความคิด เมื่ออารมณ์เข้าครอบงำการใช้เหตุผล สิ่งที่เป็นพื้นฐานของความคิดเหล่านั้นจึงถูกปลดปล่อยออกมา มากน้อยตามแรงกดดัน กว่าจะรู้สึกตัวหรือสงบสติอารมณ์ได้ พฤติกรรมทั้งหลายที่แสดงออกไปก็ส่งผลเสียทั้งต่อตนเอง บุคคลที่เกี่ยวข้อง และองค์กร ผลเสียที่ว่านั้นจะมีผลกระทบรุนแรงขึ้นอีกหลายเท่าหากผู้นั้นอยู่ในฐานะผู้นำหรือผู้บริหารขององค์กร

     การหมั่นฝึกให้ตนเองคิดและแสดงออกในทางบวกซึ่งหมายถึงสามารถใช้เหตุผลและสติแทนการใช้อารมณ์ จะช่วยให้การมีพฤติกรรมตอบโต้ในเชิงลบลดน้อยลง ความคิดและพฤติกรรมของบุคคล มีความสัมพันธ์ต่อความสำเร็จในชีวิตและหน้าที่การงาน ผู้มุ่งหวังจะบรรลุเป้าหมายที่ต้องการโดยมีทัศนคติที่ดีและพฤติกรรมที่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่รุมเร้ากดดัน จำเป็นต้องพัฒนาความสามารถในการกำกับและควบคุมตนเอง (self-regulation) ด้วยการฝึกฝนให้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสัญชาติญาณ เพราะในสถานการณ์ที่กระตุ้นให้เกิดอารมณ์ เช่น ความโกรธ ความต้องการเอาชนะ ความรู้สึกท้อแท้หดหู่ อารมณ์เหล่านี้จะเข้ามาบดบังหลักเหตุผลจนขาดสติ

Read the rest

7 Steps to Turn Your Dreams into Goals and Achieve Them

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การทำความใฝ่ฝันให้เป็นจริงใน 7 ขั้นตอน

     คนเรามักมีความใฝ่ฝันที่จะทำบางสิ่งซึ่งมีความหมายในชีวิตของตนให้สำเร็จ เช่น อยากเขียนหนังสือที่มีคนอ่านจำนวนมาก, เล่นเครื่องดนตรีที่ชื่นชอบเป็นพิเศษให้เก่งจนออกงานได้, ทำธุรกิจของตนเองให้มั่นคงมีกำไร, หรือประสบความสำเร็จถึงจุดสูงสุดในชีวิตการทำงาน แต่ความคิดฝันเหล่านั้น คิดอย่างไรก็คงจะอยู่อย่างนั้นไปจนกว่าจะเริ่มลงมือทำ เหตุผลที่คนส่วนใหญ่ไม่เริ่มที่จะทำอะไรก็มาจากการถอดใจและดูถูกตนเองตั้งแต่แรกว่าทำไปก็ไม่มีทางสำเร็จ โทษโชคชะตาฟ้าดินว่าไม่ประทานพรสวรรค์มาให้เหมือนคนอื่น วัน ๆ ได้แต่นั่งถอนใจ หงุดหงิดหัวเสีย ปล่อยตัวให้จมอยู่กับความสิ้นหวังและด่าทอโทษทุกสิ่งที่เกิดกับตนว่าเป็นชะตากรรมที่แก้ไขเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ในขณะที่คนอีกกลุ่มหนึ่งซึ่งก็มีความไฝ่ฝันที่จะเป็นโน่นเป็นนี่หรือทำโน่นทำนี่เช่นกัน แม้จะไม่ค่อยมั่นใจในความสำเร็จมากนัก แต่แทนที่จะงอมืองอเท้า พวกเขากลับเลือกที่จะรับผิดชอบชีวิตของตนเอง ไม่ปล่อยให้เป็นเรื่องของโชคชะตา

     หากคุณต้องการเป็นคนกลุ่มที่สามารถเปลี่ยนฝันให้เป็นจริง ลองศึกษาและปฏิบัติตามขั้นตอนทั้งเจ็ด ต่อไปนี้

1. อย่าจมอยู่กับความสิ้นหวัง เริ่มสร้างเป้าหมายให้ชีวิต (Keep your eyes open)

   1.1 ไม่จมอยู่กับความผิดหวัง (sit idle) จะต้องกล้าเผชิญกับทุกสิ่งที่ผ่านเข้ามาในชีวิต

   1.2

Read the rest

6 Rules for Success [Schwarzenegger]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
กฎ 6 ข้อแห่งความสำเร็จ [Schwarzenegger]

     เขื่อว่าทุกคนคงรู้จัก Arnold Schwarzenegger กันดี เขาเป็นผู้ประสบความสำเร็จทั้งการเป็นแชมป์โลกกีฬาเพาะกาย  ดาราฮอลลิวูด และผู้ว่าการรัฐแคลิฟอร์เนีย รวมถึงธุรกิจอสังหาริมทรัพย์และการลงทุนในตลาดการเงิน เบื้องหลังความสำเร็จเหล่านั้นคือ กฎ 6 ข้อแห่งความสำเร็จที่เขาสร้างขึ้นมาเองและถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัดในชีวิตประจำวัน แม้กฎที่ว่านี้จะมีบางส่วนขัดแย้งกับกฎทางสังคมอยู่บ้าง แต่ Arnold ยืนยันว่ากฎที่เขาสร้างขึ้นมาทั้ง 6 ข้อนี้สามารถนำไปใช้ปฏิบัติให้บรรลุความสำเร็จตามเป้าหมายได้จริง

1. ยึดมั่นตามความใฝ่ฝันของตน (Trust Yourself)
     กฎข้อแรกของความสำเร็จ คือ ต้องมีความใฝ่ฝันหรือเป้าหมาย มิเช่นนั้นก็จะเป๋ไปเป๋มา (drift around) อย่างไร้จุดหมายและไม่พบกับความสำเร็จใดๆ แต่ที่สำคัญยิ่งกว่าการมีความใฝ่ฝัน คือ ความใฝ่ฝันหรือเป้าหมายที่มีนั้นจะต้องเป็นของเราเอง ไม่ใช่เอาความใฝ่ฝันที่พ่อแม่มีต่อตัวเรามาเป็นความใฝ่ฝันของเรา Arnold เล่าว่า

Read the rest

6 Principles of Influence [Cialdini]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
หลัก 6 ประการที่มีอิทธิพลให้รู้สึกคล้อยตาม [Cialdini]

     Dr. Robert Cialdini เป็นนักจิตวิทยาที่พยายามทำความเข้าใจว่าอะไรคือปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจซื้อ เขาใช้เวลาเกือบสามปีในการทำวิจัยเชิงจิตวิทยากับโครงการฝึกอบรมนักขายและนักการตลาดเพื่อให้รู้ว่าบุคคลในงานอาชีพดังกล่าวทำให้ผู้อื่นยอมรับข้อเสนอของพวกเขาได้อย่างไร ผลงานวิจัยถูกนำมาเขียนเป็นหนังสือชื่อ Influence: The Psychology of Persuasion (1984) ซึ่งได้ใช้เป็นแนวทางการศึกษาวิเคราะห์จิตวิทยาสังคมที่อยู่เบื้องหลังการตัดสินใจซื้อต่อเนื่องมาจนถึงปัจจุบัน Cialdini เชื่อว่า มีหลักทั่วไป 6 ประการที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของมนุษย์ ได้แก่

1. ให้เพื่อได้รับ (Reciprocity)
     หลักทั่วไป: บุคคลมีแนวโน้มที่จะตอบแทนบุคคลที่ให้บางสิ่งแก่ตน ด้วยพฤติกรรม (กริยาอาการ), ของขวัญ, หรือการกระทำ ในรูปแบบและมูลค่าที่สมน้ำสมเนื้อกับสิ่งที่ตนได้รับ

     Cialdini กล่าวว่า คนเรามีความต้องการตอบแทนหรือทำกับผู้อื่นเหมือนกับที่ผู้อื่นทำแก่ตน หากสิ่งที่ตนได้รับเป็นสิ่งที่ดีงาม ความรู้สึกที่ติดค้างคือบุญคุณที่จะต้องตอบแทน หากสิ่งที่ได้รับคือความเลวร้าย

Read the rest

5S System

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ระบบ 5ส เครื่องมือเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

     5S หรือ 5ส คือระบบการบริหารจัดการที่มุ่งเน้นการทำพื้นที่ทำงานให้สะอาด ไม่รกไปด้วยข้าวของที่ไม่ได้ใช้ มีความปลอดภัย มีความเป็นระเบียบ เป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีคุณภาพทั้งทางกายภาพและจิตใจ เพื่อให้บุคคลทำงานได้สะดวกขึ้น ไม่เสียเวลาไปกับการค้นหา, เคลื่อนไหวร่างกายในการหยิบจับสิ่งของเครื่องใช้ในการทำงาน, หรือเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ ระบบ 5ส เหมาะกับการผลิตที่เน้นไม่ให้เกิดความสูญเปล่า (lean manufacturing) ควบคุมด้วยการมองเห็น (visual control) และเป็นพื้นฐานเริ่มแรกในการสร้างความประทับใจแก่ลูกค้า

     คำว่า 5S มาจากคำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำ ได้รับการแปลออกเป็นภาษาต่างๆ รวมทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายแก่การจำและนำไปใช้ ดังนี้

ภาษาญี่ปุ่น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
  Seiri (tidiness) สะสาง Sort
Read the rest

4 P’s of Persuasion

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
หลัก 4 ประการในการเขียนเอกสารประเภทชักชวน

     หลัก 4 ประการในการเขียนนี้ เน้นไปที่การเขียนเอกสารประเภทชักจูงโน้มน้าว เช่น บทโฆษณา หรือเอกสารเชิญชวนต่างๆ การเขียนงานให้มีพลังในการโน้มน้าวจิตใจของผู้อ่าน จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาสาระที่เขียน เกิดอารมณ์คล้อยตามจนลงมือปฏิบัติในสิ่งที่ผู้เขียนต้องการ เช่น ถ้าเป็นบทโฆษณา ก็คือการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการที่โฆษณา

     การเขียนมีโครงสร้างหลายแบบ เช่น การเขียนของนักหนังสือพิมพ์จะมีโครงสร้างที่เรียกว่า ปิรามิดกลับหัว หรือ inverted pyramid โดยผู้เขียนจะนำส่วนที่สำคัญมากที่สุดขึ้นมาก่อน ตามด้วยรายละเอียดอื่นที่สำคัญ และหากยังมีเนื้อที่หน้ากระดาษเหลือ ก็จะนำข้อมูลทั่วไป หรือที่มาของข้อมูลเหล่านั้นมาเขียนให้เต็มหน้ากระดาษ โครงสร้างนี้เหมาะกับงานเขียนหนังสือพิมพ์ที่ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องอ่านทั้งเรื่องให้จบก็สามารถได้เนื้อหาสาระที่สำคัญของข่าว แต่หากเป็นงานเขียนที่มุ่งหมายให้ผู้อ่านอ่านตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น งานเขียนโฆษณา ในยุคแรกจะใช้โครงสร้างที่เรียกว่า AIDA ซึ่งย่อมาจาก Attention, Interest, Desire, Action

Read the rest

14 Misconceptions About Leadership

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความเข้าใจผิด 14 ประการในเรื่องภาวะผู้นำ

     ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับภาวะผู้นำ เช่น ผู้นำคือผู้ที่มีความสามารถพิเศษกว่าคนทั่วไป อาจส่งผลได้ทั้งทางบวกและทางลบ ผลในทางบวกคือ เกิดเป็นความศรัทธาและความเชื่อมั่นในตัวผู้นำ ส่วนผลในทางลบคือ การวางมือ ปล่อยให้ผู้นำได้ใช้ความสามารถที่เป็นพิเศษนั้นดำเนินการไปเพียงลำพัง โดยทีมงานคอยแต่จะรับคำสั่งและความช่วยเหลือจากผู้นำ
    ถึงจะมีผลในทางบวกอยู่บ้าง แต่ความเข้าใจผิดก็คือความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ผู้นำที่ดีจะไม่ปล่อยให้ความเข้าใจผิดนั้นคงมีอยู่ต่อไปแม้ความเข้าใจผิดนั้นจะเกิดประโยชน์แก่ตน เพราะหากปล่อยให้ทีมงานได้ทราบความจริงด้วยตนเองในภายหลังว่า ผู้นำที่แท้ก็เป็นปุถุชนคนหนึ่งที่มีโอกาสผิดพลาดและมีความสามารถจำกัดเช่นเดียวกับคนอื่นๆ คนเหล่านั้นอาจไม่ได้คิดว่าที่ผู้นำไม่ได้ออกมาชี้แจงข้อเท็จจริงให้ทีมงานทราบ เป็นเพราะการมองข้ามความจำเป็นในเรื่องนี้ แต่พวกเขาอาจคิดไปได้ว่า ผู้นำตั้งใจสร้างความเข้าใจผิด หรือตั้งใจหลอกให้พวกเขาเข้าใจเช่นนั้น ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการทำงานเป็นทีม

     ความเข้าใจผิดในเรื่องภาวะความเป็นผู้นำ มีมากมาย แต่ที่พบเห็นกันบ่อยๆ มี 14 ประการ ดังนี้

1. ผู้นำ ถ้าไม่มั่นใจก็คงไม่สั่ง (Leaders are confident in their

Read the rest

20 Mile March [Collins and Hansen]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ปฏิบัติตามแผนงานทุกวันอย่างสม่ำเสมอ

     ในปลายทศวรรษที่ 2000 Jim Collins และ Morten T. Hansen รวมทั้งนักวิจัยอีกประมาณ 20 คน ได้พยายามตอบคำถามทางธุรกิจข้อหนึ่งที่ว่า ทำไมบางบริษัทจึงสามารถผ่านความไม่แน่นอน หรือบางครั้งถึงขนาดวิกฤติทางธุรกิจไปได้ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ไม่สามารถทำได้ กลุ่มฯ ได้คัดเลือกบริษัทที่มีผลประกอบการดีกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม ถึงสิบเท่าหรือมากกว่า จำนวน 7 บริษัทมาศึกษา และได้พบคำตอบที่น่าสนใจเป็นอย่างยิ่งคือ สิ่งที่ปรมาจารย์ทางธุรกิจได้พร่ำสอนว่าเป็นปัจจัยสร้างความแตกต่างระหว่างธุรกิจที่ประสบและไม่ประสบความสำเร็จ เช่น นวัตกรรม, ความคิดสร้างสรรค์, หรือความสามารถในการปรับตัวให้รับกับโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แม้จะเป็นสิ่งที่จำเป็นในการสร้างความแตกต่าง แต่สิ่งที่เป็นหัวใจในความสำเร็จที่แท้จริงของบริษัทเหล่านี้คือ ความเคร่งครัดในวินัย (fanatic discipline)

     ผู้นำของบริษัทที่ประสบความสำเร็จอย่างยิ่งใหญ่เหล่านี้ ให้ความสำคัญกับการจัดทำแผนการดำเนินงาน เกาะติดกับแผนงานอย่างระมัดระวัง มีระเบียบวิธีการที่ชัดเจน และมุ่งมั่นอยู่กับแผนงานเพื่อไปสู่เป้าหมายระยะยาวแทนที่จะโผไปโผมาเพราะสิ่งยั่วยุ

Read the rest

5 Key Team Performance Factors

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ปัจจัย 5 ประการเพื่อความสำเร็จของทีมงาน

     การพัฒนาผลการปฏิบัติงานของทีมงาน ทำได้สองแนวทาง
  1. สร้างพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
     เป็นการนำงานเขียนที่มีชื่อเสียงของ Patrick Lencioni ในหนังสือ The Five Dysfunctions of a Team ซึ่งกล่าวถึงพฤติกรรม 5 ประการที่ไม่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน มาพิจารณาในมุมกลับ ทำให้ได้แนวคิดเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ควรสร้างให้มีขึ้นกับสมาชิกทีมงาน
  2. แก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน
     เป็นการประมวลความบกพร่องหรือปัญหาที่เกิดขึ้นกับการปฏิบัติงานของทีมงานอันเป็นผลมาจากประสิทธิภาพในการบริหารของผู้บริหารหรือหัวหน้าทีม และนำเสนอหนทางแก้ไข
     แนวทางแรก เน้นไปที่การสร้างพฤติกรรมที่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
     แนวทางที่สอง เน้นไปที่การแก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน

แนวทางที่หนึ่ง: สร้างพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
     Patrick Lencioni ได้กล่าวถึงพฤติกรรม 5 ประการที่ไม่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน ได้แก่
 •

Read the rest