Activity Log

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
บันทึกกิจกรรม

     เวลาเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า เมื่อผ่านไปแล้วก็ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้อีก เราทุกคนจึงควรใช้มันอย่างมีเป้าหมายและคุ้มค่า แต่ถึงกระนั้น คนส่วนใหญ่ก็มักจะปล่อยเวลาให้เสียเปล่าไปวันละหลายชั่วโมงโดยไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร ถ้ายิ่งเป็นคนที่ไม่เห็นคุณค่าของเวลา ก็มักจะปล่อยมันให้หมดสิ้นไปราวกับเป็นทรัพยากรที่มีใช้อย่างไม่จำกัด สาเหตุหลักก็คงเนื่องมาจากการใช้เวลา เป็นเรื่องส่วนตัวของใครของมัน หากมิใช่ผู้บังคับบัญชาที่กำลังรองาน หรือพ่อแม่ครูบาอาจารย์ของเราแล้ว ก็คงไม่มีใครจะมาสนใจว่าเราจะใช้เวลาได้อย่างมีคุณค่าหรือไม่ มารู้ตัวอีกทีก็เมื่อเพื่อนร่วมชั้นเรียน หรือเพื่อนร่วมงานที่เข้างานมาพร้อมกัน ได้เจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานจนทิ้งห่างกันไปแบบไม่เห็นฝุ่น บทความนี้จึงอยากชักชวนให้ทุกคนหันมาให้ความสำคัญกับเวลาก่อนที่ทุกสิ่งจะสายเกินไปโดยนำ activity log มาใช้เป็นเครื่องมือประกอบการพิจารณาความคุ้มค่าของเวลาในแต่ละวัน

     activity log ในบทความนี้ มุ่งเน้นการจดบันทึกการใช้เวลากับกิจกรรมการทำงานในสำนักงานและกิจกรรมส่วนตัวของผู้ทำงานดังกล่าว ไม่ใช่ activity log ที่ใช้ในกิจกรรมการขนส่งซึ่งมีการติดตั้งอุปกรณ์ที่เรียกว่า Electronic Logging Device (ELD) บันทึกระยะเวลาเริ่มต้น สิ้นสุดของการสตาร์ทเครื่องยนต์ ความเร็ว และสถานที่ที่รถคันนั้นอยู่ตามสัญญาณ GPS โดยอัตโนมัติ

     activity

Read the rest

8 Common Goal Setting Mistakes

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 8 ประการในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล

     บุคคลย่อมมีเป้าหมาย (personal goal) ในการดำเนินชีวิตของตน อาจเป็นปณิธานที่เก็บซ่อนไว้ในใจแต่ผู้เดียว, อาจเขียนออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเตือนตน, หรืออาจบอกคนใกล้ชิดให้เป็นพยานรับรู้ความตั้งใจดังกล่าว เป้าหมายเป็นทั้งเครื่องชี้ทิศทางและแรงจูงใจที่ผลักดันให้บุคคลยอมอดทนฟันฝ่าปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ เพื่อให้ได้ในสิ่งที่มุ่งหวัง ส่วนเป้าหมายที่ไม่เคยพบความสำเร็จแม้จะได้ใช้ความพยายามไปมากมายเพียงใด ก็อาจเป็นสิ่งที่สร้างความผิดหวังให้กับชีวิตจนไม่อยากอยู่ร่วมในสังคมอีกต่อไป การกำหนดเป้าหมายจึงเป็นจุดเริ่มต้นของทั้งความสำเร็จหรือล้มเหลว และเป็นเหตุผลที่ทำให้เราต้องเรียนรู้ว่า อะไรคือความผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงไม่ให้มีอยู่ในเป้าหมายของเรา

     ความผิดพลาดพื้นฐานในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคลมี 8 ประการ ได้แก่

1. กำหนดเป้าหมายที่ไม่สมจริง (Setting unrealistic goals)
     ในการกำหนดเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้จินตนาการและความใฝ่ฝันเพื่อค้นหาสิ่งที่มีคุณค่าและเป็นความปรารถนาที่แท้จริงสำหรับเรา อย่างไรก็ตาม เราต้องมั่นใจด้วยว่า สิ่งที่เป็นเป้าหมายนั้น จะต้องมีความสมจริง คือมีโอกาสสำเร็จได้ถ้าใช้ความมานะพยายามอย่างเต็มที่ภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด หลายคนกำหนดเป้าหมายที่มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (perfection) ในทุกด้านซึ่งเป็นเป้าหมายที่ไม่สมจริง หรือเป้าหมายที่ตนเองไม่มีคุณสมบัติหรือความสามารถที่จะทำให้สำเร็จ

     ในทางตรงข้ามก็มีหลายคนกลัวความล้มเหลวหากกำหนดเป้าหมายให้ยากเกินไป

Read the rest

10 Common Time Management Mistakes

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 10 ประการในการบริหารเวลา

     เวลาไม่เคยคอยใคร ผู้มีปัญหาเรื่องการบริหารเวลามักจะมีความรู้สึกอยู่ตลอดเวลาว่าทำงานไม่ทัน งานที่ได้รับมอบหมายมันช่างมากมายเกินกว่าที่จะทำให้เสร็จได้ และมีหลายชิ้นที่มาเสร็จเอาในวินาทีสุดท้าย หันไปทางไหนก็เจอแต่งานนั่นงานนี่เต็มไปหมด ชีวิตมีแต่ความเครียด หมดกำลังใจที่จะทำงาน และอยากลาออกไปหางานอื่นทำซึ่งน่าจะสบายกว่านี้
     เราทุกคนมีเวลาเท่ากันหมด หากเพื่อนร่วมงานซึ่งมีความสามารถในการทำงานใกล้เคียงกัน แต่สามารถทำงานที่คล้ายกันให้สำเร็จได้โดยไม่ต้องหน้าดำเหมือนคุณ ปัญหาน่าจะไม่ได้อยู่ที่ไม่มีเวลา แต่อยู่ที่คุณยังบริหารเวลาได้ไม่ดีเท่าเพื่อนของคุณ ความผิดพลาดพื้นฐานในการบริหารเวลาที่จะกล่าวต่อไปนี้อาจมีบางส่วนใกล้เคียงกับปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่ ถ้าสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้มันเกิดกับคุณได้ ก็น่าจะทำให้คุณสามารถบริหารเวลาได้ดีขึ้น มีความเครียดน้อยลง มีเวลาที่จะสร้างผลงานได้มากขึ้น และได้รับความไว้วางใจจากผู้บังคับบัญชามอบหมายให้รับผิดชอบงานที่มีความท้าทายและมีความสำคัญต่อองค์กรมากขึ้น

   1) ไม่ได้วางแผนว่ามีงานอะไรต้องทำบ้าง
     คุณเคยลืมทำงานหรือกิจกรรมที่สำคัญไปบ้างหรือไม่ หากเคย สาเหตุอาจมาจากคุณไม่ได้วางแผนการทำงานประจำวันว่าจะต้องทำอะไรบ้างในวันนั้น อาจไม่ถึงกับว่านาทีนั้นทำอะไร ชั่วโมงโน้นทำอะไร แต่อย่างน้อยก็ต้องมีเป้าหมายของงานที่ต้องการทำให้เสร็จ อาจใช้การจดรายการที่ต้องทำไว้ในสมุดแผนงานประจำวัน ในกรณีที่เป็นงานซึ่งมีภารกิจย่อยหลายภารกิจ คุณควรแตกงานนั้นออกเป็นภารกิจย่อยที่ชัดเจน จำเพาะเจาะจง อย่าใช้คำกว้างเกินไป เช่น เตรียมเรื่องเข้าประชุม เพราะด้วยคำกว้างๆ เช่นนี้

Read the rest