Category: Problem Solving

Posted on

Affinity Diagram

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก

     ในการบริหารงานโครงการและการทำวิจัย เราจะพบข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมาย ข้อมูลแต่ละชุดอาจมีมิติที่หลากหลายทั้งด้านเวลา ปริมาณ คุณภาพ ความสอดคล้องและไม่สอดคล้องซึ่งอาจสร้างความสับสนวุ่นวายจนหาข้อสรุปที่ชัดเจนไม่ได้ Jiro Kawakita นักมานุษยวิทยาชาวญี่ปุ่นจึงได้พัฒนาเครื่องมือชื่อ Affinity diagram ขึ้นมาในช่วงทศวรรษที่ 1960 เพื่อลดความยุ่งยากดังกล่าว เครื่องมือนี้ช่วยให้เราสามารถแยกแยะข้อมูลจำนวนมากออกเป็นกลุ่มจนมองเห็นประเด็นสำคัญ (common theme) ของข้อมูลแต่ละกลุ่มอันนำไปสู่ข้อสรุปและหาทางออกของปัญหาได้

Affinity Diagram คืออะไร
     Affinity diagram หรือที่เรียกกันในชื่ออื่น ๆ เช่น affinity map, affinity chart, K-J Method, thematic analysis เป็นเครื่องมือและวิธีการที่ทีมงานนิยมนำใช้ในการระดมความคิด จัดระเบียบข้อมูลด้วยการแยกแยะข้อมูลทั้งหลายทั้งในส่วนที่เกี่ยวกับผลผลิต กระบวนการ ความซับซ้อน

… Read the rest
Posted on

A3 Lean Thinking Process

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
กระบวนการคิดแบบ A3

     คนเราเมื่อพบเรื่องที่เป็นปัญหาก็มักจะนึกถึงทางแก้ไขตามประสบการณ์ของตน การด่วนสรุปแบบสูตรสำเร็จว่าปัญหาแบบนั้นต้องแก้อย่างนี้ ทำให้อาจมองข้ามข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ในการทำความเข้าใจปัญหาไปอย่างน่าเสียดาย โปรดรำลึกไว้เสมอว่า ไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้นโดด ๆ โดยไม่มีที่มาที่ไป ไม่มีปัญหาใดเกิดขึ้นโดยไม่มีสาเหตุ การแก้ปัญหาไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ในการทำงานแต่ละวัน หากแก้ตามอาการที่ปรากฏเพียงเพื่อให้จบ ๆ ไป ไม่ใช่วิธีการที่ถูกต้องเพราะยังไม่ได้สืบหาสาเหตุของปัญหา เมื่อสาเหตุยังไม่ได้รับการแก้ไข ปัญหาที่คิดว่าจบไปแล้วนั้นก็มักจะหวนกลับมาให้ต้องจัดการแก้ไขซ้ำไปซ้ำมาอีก

     ดังนั้น แทนที่จะมัวสาละวนอยู่กับการแก้ที่อาการของปัญหา เราควรขุดลึกลงไปให้พบสาเหตุที่เป็นรากเหง้าและจัดการแก้ไขมัน การทำเช่นนี้เป็นวิธีเดียวที่จะสามารถป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นกลับมาเกิดซ้ำอีก การแก้ปัญหาด้วยวิธีคิดแบบ A3 (A3 Thinking) เป็นกระบวนความคิดที่มีขั้นตอน แนวคิด และทิศทางการปฏิบัติเพื่อค้นหารากเหง้าของปัญหา แล้วใช้โครงสร้างการทำงาน การประสานความร่วมมือ รวมถึงการสื่อสารระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เป็นเครื่องมือในการค้นหาวิธีแก้ไข

     เมื่อใดที่เกิดปัญหาขึ้นในการทำงาน คำถามสองข้อที่ต้องหาคำตอบ คือ
  o  สภาพแวดล้อมที่เกิดปัญหาขึ้นนั้นเป็นอย่างไร สภาพแวดล้อมนี้หมายถึงกระบวนการผลิตหรือกระบวนการทำงาน, ระเบียบวิธีปฏิบัติ,

… Read the rest
Posted on

8 Disciplines of Problem Solving

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
วินัยปฏิบัติ 8 ประการเพื่อการแก้ปัญหาอย่างยั่งยืน

     เรามักพบปัญหาในการทำงานทุกประเภท บางครั้งก็เกิดซ้ำแล้วซ้ำอีกจนทำลายชื่อเสียงที่สั่งสมมาของผู้ผลิตหรือผู้ให้บริการลงอย่างน่าเสียดาย แนวทางการแก้ปัญหารูปแบบหนึ่งซึ่งผู้ดูแลงานด้านคุณภาพนิยมนำมาใช้กัน คือ วินัยปฏิบัติ 8 ประการเพื่อการแก้ปัญหาอย่างยั่งยืน (8D หรือ 8 Disciplines) ซึ่งเน้นการทำงานเป็นทีม มีขั้นตอนการปฏิบัติอย่างเป็นระบบ มีจุดมุ่งหมายหลักเพื่อค้นหา แก้ไข และกำจัดปัญหาที่เกิดซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยไม่ทราบสาเหตุที่แท้จริง

     8D หรือ 8 Disciplines เป็นกระบวนการแก้ไขปัญหาซึ่งกองทัพสหรัฐได้พัฒนาขึ้นมาใช้เป็นมาตรฐานทางทหาร (Military Standard 1520) ในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง บริษัทฟอร์ดมอเตอร์เป็นผู้นำแนวคิดดังกล่าวมาปรับปรุงและพัฒนาให้เป็นคู่มือการแก้ปัญหาแบบทีมงานซึ่งได้รับความนิยมและนำไปใช้เป็นมาตรฐานในการแก้ปัญหาของอุตสาหกรรมหลายประเภทมาตั้งแต่ต้นทศวรรษที่ 1990 ปัจจุบันรู้จักกันในชื่อกระบวนการ internal Corrective Action Request (CAR) และ Supplier Corrective

… Read the rest
Posted on

7 Types of Waste

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความสูญเปล่า 7 ประเภทในกระบวนการผลิต

     ความสูญเปล่า (Waste) ในบทความนี้หมายถึง กิจกรรมที่ใช้ทรัพยากรไปโดยไม่เกิดประโยชน์หรือคุณค่าใด ๆ แก่ผู้บริโภค เป็นค่าใช้จ่ายที่รวมอยู่ในต้นทุนของสินค้า ส่งผลให้กำไรของผู้ผลิตลดลงหรือราคาสินค้าสูงขึ้น โดยปกติแล้ว ไม่มีลูกค้าคนใดอยากจ่ายเงินให้กับความรู้สึกว่าสินค้านี้แพงเกินกว่าประโยชน์ที่ได้รับ การกำจัดความสูญเปล่าจึงช่วยให้ผู้ผลิตสามารถลดต้นทุนและปรับปรุงการผลิตให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น การลดหรือการกำจัดความสูญเปล่าจัดเป็นสาระสำคัญของการบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ (Lean management) ซึ่งบริษัท Toyota ได้พัฒนาและนำมาใช้ปฏิบัติจนมีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักกันทั่วไป

ความเป็นมา
     ความคิดเกี่ยวกับการกำจัดความสูญเปล่าอย่างเป็นระบบ มีกำเนิดจากปรัชญา Kaizen ของญี่ปุ่นซึ่งมีแนวคิดว่า ผลงานสำคัญ ๆ ทั้งหลายล้วนเป็นผลมาจากการสะสมเปลี่ยนแปลงในเรื่องเล็กน้อยต่อเนื่องกันมา Kaizen จึงเป็นแนวคิดที่เปิดให้พนักงานทั้งหมดได้มีส่วนร่วมในการระดมความคิดและข้อเสนอแนะที่หลากหลายมาใช้เพื่อการพัฒนา

     ทศวรรษที่ 1950 เป็นช่วงเวลาที่ปรัชญา Kaizen เข้ามีบทบาทเป็นอย่างมากในอุตสาหกรรมผลิตรถยนต์ Taiichi Onno ซึ่งได้รับมอบหมายให้วางแผนการผลิตรถยนต์ Toyota

… Read the rest
Posted on

6-Step Problem Solving Model

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
รูปแบบการแก้ปัญหา 6 ขั้นตอน

     รูปแบบการแก้ปัญหาที่นำมาเขียนนี้ เน้นการแก้ปัญหาด้วยข้อมูลแทนการใช้อารมณ์ความรู้สึกที่ยังไม่ได้รับการพิสูจน์ แม้จะเป็นรูปแบบที่สามารถนำมาใช้กับปัญหาได้ทุกประเภท แต่เหมาะสมกับการสืบค้นและแก้ไขปัญหาในการทำงานมากกว่าปัญหาส่วนบุคคลเพราะเน้นการร่วมพิจารณาเป็นกลุ่ม เช่น ทีมงานหรือคณะกรรมการที่มีความรู้และประสบการณ์ ร่วมกันค้นหาสาเหตุซึ่งเป็นรากเหง้าแท้จริงของปัญหาและกำหนดทางออกหรือการแก้ปัญหาที่ยั่งยืน ไม่ใช่ทางออกที่ฉาบฉวยหรือแบบขอไปที รูปแบบการแก้ปัญหานี้มีขั้นตอนเพียง 6 ขั้น ไม่ซับซ้อน ง่ายต่อการจดจำ แต่มีขอบเขตที่กว้างขวางครอบคลุมเพียงพอในการสืบค้นปัญหาและการแก้ไข

     รูปแบบการแก้ปัญหา 6 ขั้นตอน มีลำดับการพิจารณาที่วนรอบเป็นวงกลมเพื่อเน้นให้เห็นกระบวนการแก้ปัญหาที่ต่อเนื่อง ผู้พิจารณาจะต้องพิจารณาไปทีละลำดับขั้นโดยให้ได้ข้อยุติในขั้นหนึ่งก่อนจึงจะก้าวไปสู่การพิจารณาในขั้นต่อไป แต่หากในก+รพิจารณาขั้นใดพบว่าผลการพิจารณาในขั้นก่อนมีเรื่องที่ต้องทบทวน ก็สามารถย้อนกลับไปพิจารณาในขั้นนั้นอีกได้

     การสืบค้นและแก้ปัญหาการทำงาน แบ่งเป็น 6 ขั้นตอน ดังนี้

1. นิยามปัญหา (Define the Problem)
     การนิยามปัญหาเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการเจาะลึกลงไปหาสาเหตุที่จะต้องแก้ไข ยิ่งนิยามปัญหาได้ชัดเจนมากเท่าไรก็จะยิ่งดำเนินการในขั้นต่อ ๆ ไปได้ง่ายขึ้น เรามักจะเข้าใจผิดว่าอาการที่ปรากฏเป็นตัวปัญหา

… Read the rest
Posted on

5 Whys

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การค้นหาสาเหตุปัญหาด้วยการตั้งคำถาม "ทำไม" 5 ครั้ง

     ปัญหาที่ไม่เคยคิดมาก่อนว่ามี อาจเกิดขึ้นกับบุคคล ทีมงาน หรือกระบวนการทำงานได้ทุกเมื่อ บ่อยครั้งที่สิ่งซึ่งเราคิดว่าเป็นตัวปัญหา กลับเป็นเพียงอาการภายนอกที่คลุมปัญหาที่แท้จริงไว้ภายในเปรียบเหมือนการไอซึ่งไม่ใช่ตัวปัญหา แต่เป็นเพียงอาการของไข้หรือหลอดลมอักเสบ การแก้ปัญหาตามอาการที่เกิดขึ้น อาจเป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายและสะดวก แต่หากการแก้ไขนั้นไม่ได้แก้ที่สาเหตุ ปัญหานั้นก็อาจจะหวนกลับมาเกิดซ้ำได้อีก

     5 Whys เป็นเทคนิคที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อน สามารถนำใช้ในการหารากเหง้าของปัญหาได้อย่างรวดเร็วด้วยการสาวลึกลงไปที่สาเหตุของสาเหตุ ได้รับความนิยมมากในช่วงทศวรรษที่ 1970 เป้าหมายหลักของ 5 Whys คือการได้ทราบต้นตอหรือรากเหง้าของปัญหาโดยใช้การถามหาสาเหตุของปัญหาที่มีอยู่ (end result) ว่า “ทำไม” ซ้ำๆ กัน คำตอบที่ได้ในแต่ละคำถาม จะกลายมาเป็นตัวตั้งสำหรับการสอบหาสาเหตุว่า “ทำไม” ในครั้งต่อไป ในกรณีที่คำตอบที่ได้ มีสาเหตุของปัญหามากกว่าหนึ่งสาเหตุ ก็จะต้องตั้งคำถาม “ทำไม”

… Read the rest