Activity Log

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
บันทึกกิจกรรม

     เวลาเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า เมื่อผ่านไปแล้วก็ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้อีก เราทุกคนจึงควรใช้มันอย่างมีเป้าหมายและคุ้มค่า แต่ถึงกระนั้น คนส่วนใหญ่ก็มักจะปล่อยเวลาให้เสียเปล่าไปวันละหลายชั่วโมงโดยไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร ถ้ายิ่งเป็นคนที่ไม่เห็นคุณค่าของเวลา ก็มักจะปล่อยมันให้หมดสิ้นไปราวกับเป็นทรัพยากรที่มีใช้อย่างไม่จำกัด สาเหตุหลักก็คงเนื่องมาจากการใช้เวลา เป็นเรื่องส่วนตัวของใครของมัน หากมิใช่ผู้บังคับบัญชาที่กำลังรองาน หรือพ่อแม่ครูบาอาจารย์ของเราแล้ว ก็คงไม่มีใครจะมาสนใจว่าเราจะใช้เวลาได้อย่างมีคุณค่าหรือไม่ มารู้ตัวอีกทีก็เมื่อเพื่อนร่วมชั้นเรียน หรือเพื่อนร่วมงานที่เข้างานมาพร้อมกัน ได้เจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานจนทิ้งห่างกันไปแบบไม่เห็นฝุ่น บทความนี้จึงอยากชักชวนให้ทุกคนหันมาให้ความสำคัญกับเวลาก่อนที่ทุกสิ่งจะสายเกินไปโดยนำ activity log มาใช้เป็นเครื่องมือประกอบการพิจารณาความคุ้มค่าของเวลาในแต่ละวัน

     activity log ในบทความนี้ มุ่งเน้นการจดบันทึกการใช้เวลากับกิจกรรมการทำงานในสำนักงานและกิจกรรมส่วนตัวของผู้ทำงานดังกล่าว ไม่ใช่ activity log ที่ใช้ในกิจกรรมการขนส่งซึ่งมีการติดตั้งอุปกรณ์ที่เรียกว่า Electronic Logging Device (ELD) บันทึกระยะเวลาเริ่มต้น สิ้นสุดของการสตาร์ทเครื่องยนต์ ความเร็ว และสถานที่ที่รถคันนั้นอยู่ตามสัญญาณ GPS โดยอัตโนมัติ

     activity log ตามความมุ่งหมายในบทความนี้ (รวมทั้งที่เรียกด้วยคำอื่น ๆ ซึ่งมีความหมายคล้ายกัน เช่น activity diary หรือ job activity log) หมายถึง บันทึกการใช้เวลาในแต่ละช่วงวันซึ่งช่วยให้เราได้มีโอกาสย้อนกลับมาทบทวนว่าได้ใช้เวลาไปในการทำกิจกรรมอะไร อย่างไร ที่ไหน เมื่อไร คุ้มค่าหรือไม่ แม้ทุกคนจะมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่เวลาในแต่ละชั่วโมงก็มีความเหมาะสมในการทำกิจกรรมของแต่ละคนแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าเราเป็นผู้ที่มีความสดชื่นกระฉับกระเฉงในช่วงเช้ามากกว่าช่วงอื่น เราก็ควรนำเวลาช่วงเช้านี้ไปใช้กับกิจกรรมที่ต้องใช้สมองหรือที่มีความสำคัญมากที่สุด และนำกิจกรรมที่มีความสำคัญน้อยกว่า เช่น การถ่ายเอกสารเก็บเข้าแฟ้ม ฯลฯ ไปทำในช่วงเวลาอื่นแทน

     การจดบันทึกกิจกรรม ช่วยให้ผู้บันทึกได้เห็นระยะเวลาที่ใช้ไปในแต่ละกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นในการทำงานหรือในการใช้ชีวิตประจำวัน และคิดหาวิธีปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น หากพิจารณาแล้วเห็นว่าจะสามารถลดเวลาที่ใช้ไปในการทำงานชิ้นนั้นได้เพียงด้วยการมีสมาธิกับงานให้มากขึ้น หรือด้วยการลดทิฐิ เอ่ยปากขอรับคำแนะนำจากผู้ที่มีความรู้หรือประสบการณ์ในบางเรื่องแทนการค้นหาข้อมูลด้วยตนเองทั้งหมด ก็จะสามารถปรับปรุงการใช้เวลาและเลือกวิธีการที่ทำให้งานสำเร็จได้ภายในระยะเวลาที่น้อยลง สร้างสรรค์ผลงานได้มากขึ้น

การใช้ Activity log
1. ช่องทางและแบบบันทึก
     เราใช้ activity log ได้หลายช่องทาง อาจเลือก template สำเร็จรูปในอินเตอร์เน็ต, ดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นจาก google play, หรือใช้ excel สร้าง spreadsheet ขึ้นมาใช้เอง แต่เนื่องจากวัตถุประสงค์หลักของการบันทึกกิจกรรม คือการประเมินความคุ้มค่าของเวลาที่ผ่านไป เราจึงจำเป็นต้องมีเป้าหมายอยู่ในใจก่อนตั้งแต่แรกว่า ต้องการความสำเร็จในเรื่องใด จะใช้กิจกรรมอะไรเป็นฐานของความสำเร็จ และต้องการความสำเร็จนั้นภายในระยะเวลาเท่าไร เพื่อเป็นตัวเปรียบเทียบและประเมินการใช้เวลาที่จดบันทึกไว้นั้นได้ว่ามีคุณค่าหรือไม่ เพียงใด

     หัวข้อสำคัญที่ควรมีอยู่ใน template ที่เลือกจากอินเตอร์เน็ต หรือใน spreadsheet ที่สร้างขึ้นมาเอง ได้แก่
(1) วันที่
(2) เวลาเริ่มต้นของกิจกรรม
(3) ระยะเวลาของกิจกรรม (เวลาเริ่มต้นของกิจกรรมหนึ่งถึงเวลาเริ่มต้นของกิจกรรมถัดไป)
(4) ชนิดกิจกรรม (เช่น ประชุม, ทำรายละเอียดโครงการ, วางแผนงาน, กินข้าวเที่ยง, พูดโทรศัพท์ ฯลฯ)
(5) ลำดับความสำคัญ (เช่นให้ A เป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุด และ B, C … เป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญลดหลั่นลงไป)
(6) สถานที่เกิดกิจกรรม (เช่น โต๊ะทำงาน, ห้องผู้จัดการ, ห้องอาหาร ฯลฯ)
(7) คำบรรยายกิจกรรม (เช่น ประชุมความคืบหน้าโครงการ, ทำโครงการพัฒนาบุคลากรหัวหน้างาน, วางแผนงานติดตั้ง intranet, เบ็ดเตล็ด)

2. การลงบันทึก
     บันทึกกิจกรรมทั้งหมดตามเวลาที่มันเกิด รวมทั้งเรื่องเบ็ดเตล็ดที่เข้ามาขัดแทรกระหว่างกลาง เช่น การพูดคุยโทรศัพท์, การเปิดและตอบ email ฯลฯ ทั้งนี้เพื่อความแม่นยำในเรื่องระยะเวลาที่ใช้ไปในแต่ละกิจกรรม ไม่ควรรอให้สิ้นวันแล้วค่อยมาลงบันทึกรวบยอดเพียงครั้งเดียว อาจดูเป็นเรื่องจุกจิก แต่หากไม่ทำเช่นนี้ ก็เป็นได้อย่างยิ่งที่จะมีการหลงลืม ตกหล่น คลาดเคลื่อน ผลัดผ่อน และติดเป็นนิสัยที่จะไม่ลงบันทึกอีกต่อไป กลายเป็นความล้มเหลวในการใช้ activity log ในที่สุด

3. จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม
     เพื่อให้ง่ายต่อการสังเกตและเพื่อประโยชน์แก่การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการใช้เวลา ควรจัดกลุ่มหรือประเภทของกิจกรรมและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมเหล่านั้นไว้ก่อนเริ่มการใช้ activity log โดยใช้เป้าหมายความสำเร็จในระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว เป็นฐานในการกำหนดความสำคัญของกิจกรรม

4. ระยะเวลาในการลงบันทึก
     การลงบันทึกใน activity log ควรจัดทำอย่างต่อเนื่องเหมือนการลงบันทึกในสมุด diary สำหรับผู้เริ่มลงบันทึก จะต้องลงบันทึกอย่างต่อเนื่องไม่ต่ำกว่าหนึ่งสัปดาห์จึงจะพอมีรายละเอียดในการทำความเข้าใจลักษณะการใช้เวลาของตนได้

การวิเคราะห์และปรับปรุงการใช้เวลา
     หากมีการจดบันทึกแต่ไม่ได้นำมาวิเคราะห์หาข้อบกพร่องเพื่อปรับปรุงการใช้เวลาให้ดีขึ้น การทำ activity log ก็จะไม่เกิดประโยชน์แต่อย่างใด ดังนั้น หลังจากผ่านสัปดาห์แรกของการบันทึกแล้ว จะต้องนำบันทึกนั้นมาวิเคราะห์ว่าจะสามารถปรับปรุงการใช้เวลาในแต่ละกิจกรรมนั้นอย่างไร ที่สำคัญ จะต้องบันทึกรายละเอียดของผลการวิเคราะห์ไว้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะความคิดของบุคคล สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลืมเลือนได้ง่าย

     การปรับปรุงประสิทธิภาพการใช้เวลา สามารถทำได้หลายวิธี เช่น
1. หากกิจกรรมหรืองานที่ทำ ไม่ใช่งานในบทบาทหน้าที่ของตน หรือไม่คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป ก็ควรยกเลิก, ส่งคืน, หรือมอบหมายผู้อื่นให้ทำแทน

2. วางกำหนดการทำงานในแต่ละวันโดยให้งานที่มีความสำคัญในลำดับสูง ได้จัดทำในช่วงเวลาที่มีความกระตือรือร้นหรือสมองแจ่มใสมากที่สุด ผลที่ได้รับคือ จะได้งานที่มีคุณภาพมากขึ้น ผิดพลาดน้อยลง หรือมีเวลาเหลือให้ทำงานชิ้นอื่นได้มากขึ้น

3. จัดเวลาทำกิจกรรมเบ็ดเตล็ดหลาย ๆ รายการ เช่น การโทรศัพท์, การตอบ mail ให้ไปอยู่ในช่วงเวลาที่สามารถทำให้เสร็จได้ทั้งหมดในคราวเดียวเพื่อเพิ่มสมาธิให้กับการทำงานที่มีความสำคัญมากกว่าได้กระทำอย่างต่อเนื่อง

4. ลดเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมที่ไม่เป็นประโยชน์ เช่น การดื่มสังสรรค์, การเที่ยวเตร่เฮฮา, การใช้เวลาในห้องอาหาร ห้องกาแฟนานเกินสมควร ฯลฯ และนำเวลาที่ลดลงได้นั้นไปใช้กับกิจกรรมที่เป็นประโยชน์มากกว่า เช่น พักผ่อน, หาความรู้เพิ่มเติม, ให้เวลากับครอบครัว, ออกกำลังกาย, ฯลฯ

ปัจจัยความสำเร็จในการใช้ activity log
1. ต้องมีความสม่ำเสมอในการจดบันทึกและการวิเคราะห์การใช้เวลา

2. ต้องจดบันทึกและวิเคราะห์ผลอย่างตรงไปตรงมา ไม่เข้าข้างตนเองว่าได้ใช้เวลาอย่างมีคุณค่าแล้ว

3. อาจใช้เวลา (เช่น ทุกสองชั่วโมง) หรือกิจกรรม (ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนกิจกรรม) เป็นฐานในการจดบันทึก ขึ้นอยู่ลักษณะงานของแต่ละคน และเมื่อพบแล้วว่าจะใช้อะไรเป็นฐานในการบันทึก ก็ควรใช้สิ่งนั้นอย่างต่อเนื่อง ไม่กลับไปกลับมา

4. บันทึกกิจกรรมตามหลักเวลา (เมื่อครบกำหนดเวลาตามข้อ 3) หรือเมื่อเริ่มกิจกรรมใหม่โดยไม่รอหรือเลื่อนการจดบันทึก

5. ในบทวิเคราะห์การใช้เวลา ควรหมายเหตุไว้ด้วยว่าเป็นกิจกรรมที่วางแผนไว้ล่วงหน้า หรือเป็นกิจกรรมที่แทรกเข้ามาโดยไม่ได้วางแผนหรือเตรียมตัวมาก่อน

6. เนื่องจากการบันทึกเวลาและกิจกรรม ควรทำอย่างสม่ำเสมอตามหลักเวลาหรือหลักกิจกรรมที่ได้เลือกไว้ จึงควรใช้อุปกรณ์ที่สามารถจดบันทึกได้สะดวกแม้ในระหว่างที่อยู่นอกพื้นที่ทำงาน เช่น tablet หรือโทรศัพท์มือถือ

     บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
• Action Priority Matrix (APM)
• Finding Time for Professional Development
• Overcoming Procrastination
• Successful Delegation
• Task Allocation
• Time Management Skills

———————————

หมายเหตุ: ผู้เขียนเปิด website สำรองข้อมูล ไว้ที่ drpiyanan.blogspot.com ผู้สนใจสามารถเปิดเข้าอ่านได้เช่นเดียวกับ web นี้ แต่จะมีความยั่งยืนกว่าเพราะสามารถรักษาสถานภาพของ web อยู่ได้โดยไม่ต้องต่ออายุ domain และ hosting เป็นรายปี