Action Priority Matrix (APM)

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ตารางลำดับความสำคัญของโครงการ

     ตารางลำดับความสำคัญของโครงการ (Action Priority Matrix: APM) หรือบางครั้งเรียกว่า Activity Prioritization Matrix เป็นเครื่องมือประกอบการตัดสินใจเลือกโครงการที่จะจัดทำโดยดูจากผลประโยชน์ตอบแทนและความพยายามที่ใช้ไป APM เป็นเทคนิคพื้นฐานในรูปตาราง 2 x 2 matrix ที่ช่วยจัดลำดับให้คุณเลือกว่าโครงการใดน่าสนใจมากน้อยกว่ากัน, โครงการใดควรทำก่อนทำหลัง, หรือโครงการใดควรตัดทิ้งไปหากต้องการใช้ทรัพยากรและโอกาสที่ได้รับให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การจัดทำและใช้ตารางจัดลำดับความสำคัญของโครงการ


     ตารางในรูปข้างบนมีลักษณะคล้ายตารางจัดลำดับความน่าสนใจอื่นที่มีอยู่มากมาย เช่น
   o Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือประกอบการตัดสินใจเลือกโครงการที่จะจัดทำเช่นเดียวกัน ต่างกันตรงที่ Eisenhower Matrix แสดงความน่าสนใจของโครงการจากปัจจัยด้านความสำคัญ (Importance) และความเร่งด่วน (Urgency) ของกิจกรรม ส่วน Action Priority Matrix แสดงความน่าสนใจของโครงการจากผลประโยชน์ตอบแทน (Impact) และความพยายาม (Effort) ที่ใช้ไปในการจัดทำ
   o Impact Feasibility Matrix เปลี่ยนค่าในแกน X จาก Effort เป็น Feasibility

     การจัดทำตารางลำดับความสำคัญและความน่าสนใจของโครงการ (Action Priority Matrix) มีขั้นตอนดังนี้
   1. ทำ list โครงการที่ต้องการจัดลำดับความสำคัญหรือความน่าสนใจทั้งหมด

   2. ให้คะแนนแต่ละโครงการตามผลประโยชน์ที่ได้รับและตามความพยายามที่จะต้องใช้ในการทำโครงการนั้นจนสำเร็จ อาจใช้เกรด A (มาก) ไปถึง F (น้อย) หรือใช้ตัวเลข 1 (น้อยที่สุด) ถึง 10 (มากที่สุด) หรือตัวชี้วัดอื่น ๆ ในการให้คะแนนแต่ละโครงการก็ได้

   3. Plot จุดร่วม (coordinated value) ของคะแนนแต่ละโครงการลงใน matrix เพื่อดูว่าค่าที่ plot ตกอยู่ใน quadrant ใด การระบุค่าจะใช้หลัก Y,X  ในกรณีที่ใช้ scale 0 - 10 จะถือว่า 1-5 เป็นกลุ่มคะแนนในเกณฑ์ต่ำ และ 6-10 เป็นกลุ่มคะแนนในเกณฑ์สูง
     สมมุติว่าผลการประเมินของทีมงานให้โครงการหนึ่งมีผลประโยชน์ (impact) ในระดับ 4 แต่ต้องใช้ความพยายาม (effort) ในระดับ 9 จุดร่วมของโครงการดังกล่าวจะอยู่ที่ 4,9 ตกอยู่ใน quadrant ประเภท Thankless Tasks ทำนองเดียวกัน หากอีกโครงการหนึ่งมีจุดร่วมที่ 5,1 โครงการนั้นก็จะตกอยู่ใน quadrant ประเภท Fill Ins

   4. นำสถานะของโครงการต่าง ๆ ตามผลการ plot ค่าในตารางมาหารือกับทีมงานโดยใช้หลักการพิจารณา ดังนี้

   o Quick Wins เป็นโครงการที่ได้ประโยชน์ตอบแทนสูงโดยลงทุนลงแรงเพียงเล็กน้อย (High Impact, Low Effort) จึงเป็นโครงการที่มีความน่าสนใจในลำดับสูงสุด

   o Major Projects เป็นโครงการที่อาจได้รับผลประโยชน์ตอบแทนสูงที่สุด แต่ขณะเดียวกันก็ต้องลงทุนลงแรงและใช้ทรัพยากรไปในการบริหารจัดการมากด้วยเช่นกัน (High Impact, High Effort) การเลือกทำโครงการประเภท Major Projects จึงเป็นการตัดโอกาสตนเองให้ไม่สามารถทำโครงการ Quick Wins ซึ่งด้วยทรัพยากรที่ใช้ไปกับโครงการ Major Projects จะสามารถทำโครงการ Quick Wins ได้หลายโครงการ Major Projects จึงมีความน่าสนใจเป็นลำดับที่สอง และควรจัดทำโครงการนี้หากยังมีเวลาและทรัพยากรเหลือจากทำโครงการ Quick Wins แล้ว

   o Fill Ins เป็นโครงการที่ได้ผลประโยชน์ตอบแทนต่ำ แต่ก็ลงทุนลงแรงและใช้เวลาในการบริหารจัดการน้อย (Low Impact, Low Effort) จึงมีความน่าสนใจในลำดับที่สาม ควรทำต่อเมื่อได้ทำโครงการประเภท Quick Wins หรือ Major Projects เสร็จและยังมีเวลา, ทรัพยากรเหลืออยู่เท่านั้น มิเช่นนั้นก็ควรมอบหมายให้ผู้อื่นเข้ามารับช่วงต่อไป

   o Thankless Tasks หรือ Hard Slogs เป็นโครงการที่ได้ผลประโยชน์ตอบแทนต่ำ ในขณะเดียวกันกลับต้องลงทุนลงแรงและใช้ทรัพยากรไปในการบริหารจัดการมาก (Low Impact, High Effort) จึงเป็นโครงการหรือกิจกรรมที่ควรตัดทิ้งไป

     ความพยายาม (effort) ที่เป็นค่าบนแกน X หมายถึงปัจจัยนำเข้าที่ต้องใช้และปัญหาต่าง ๆ ที่ต้องแก้ไขเพื่อทำให้วัตถุประสงค์ของกิจกรรมบรรลุผล เช่น ค่าใช้จ่าย, เวลา, อุปสรรคปัญหาที่มีอยู่ในองค์กร, ข้อจำกัดด้านกฎหมายและกฎระเบียบ ฯลฯ

     ผลประโยชน์ (impact) ที่เป็นค่าบนแกน Y อาจเป็นค่าเชิงปริมาณ (quantitative) เช่น ยอดขาย, ค่าใช้จ่ายที่ลดลง, โอกาสได้ผลประโยชน์ตอบแทน หรืออาจเป็นค่าในเชิงคุณภาพ (qualitative) เช่น ขวัญกำลังใจของผู้ปฏิบัติ, การยอมรับของลูกค้า ฯลฯ แต่เนื่องจากการประเมินค่าของแต่ละโครงการบนแกน X และแกน Y ในเบื้องต้นจะใช้ประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ และความคิดเห็นของผู้ประเมินเป็นหลักซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละกลุ่มผู้ประเมิน APM ที่ให้คะแนนในลักษณะดังกล่าวจึงยังไม่ใช่คำตอบที่ถูกต้องแม่นยำพอที่จะใช้ตัดสินใจเลือก จำเป็นต้องใช้การวิเคราะห์เชิงปริมาณแบบเจาะลึกซึ่งอาจแยกทำเป็นรายภารกิจแล้วนำค่าทั้งสิ้นมาสรุปรวมเป็นผลประโยชน์ที่ได้รับและความพยายามที่ใช้ไป นำค่าของแต่ละโครงการมาเปรียบเทียบความแตกต่าง (ตั้งแต่ 1 - 10) และนำมา plot ลงในตาราง จึงจะสามารถเปรียบเทียบความน่าสนใจที่แท้จริงได้

     บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
   • Achieving Quick Wins
   • Action Plan
   • Activity Log
   • Decision Making Skills
   • Dynamics of Decision Making
   • Eisenhower Matrix
   • Impact Analysis (IA)
   • Prioritization

———————————

หมายเหตุ: ผู้เขียนเปิด website สำรองข้อมูล ไว้ที่ drpiyanan.blogspot.com ผู้สนใจสามารถเปิดเข้าอ่านได้เช่นเดียวกับ web นี้ แต่จะมีความยั่งยืนกว่าเพราะสามารถรักษาสถานภาพของ web อยู่ได้โดยไม่ต้องต่ออายุ domain และ hosting เป็นรายปี

Visits: 8328

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

%d bloggers like this: