สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การบริหารการหยุดงานของพนักงาน
แม้แต่พนักงานที่ขยัน ฉลาด กระตือรือร้น สร้างความสำเร็จในทุกเรื่อง ก็ยังต้องหยุดงานบ้างเป็นบางครั้งบางคราว หลายองค์กรจึงมองการหยุดงานว่าเป็นชีวิตส่วนตัวของพนักงานซึ่งต้องมีเจ็บป่วยหรือหยุดเพื่อทำกิจธุระจำเป็นบ้างเป็นธรรมดา นอกจากนั้น ในบางส่วนของการหยุด ยังเป็นสิทธิที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องยินยอมให้ลูกจ้างหยุดงานได้ องค์กรส่วนใหญ่จึงไม่ค่อยให้ความสนใจกับการหยุดงานของพนักงานตราบใดยังไม่เกินจำนวนวันที่กฎหมายและองค์กรอนุญาตให้หยุด
การหยุดงานของพนักงาน แม้จะอยู่ภายในกรอบของระเบียบข้อบังคับที่กฎหมายและองค์กรกำหนด แต่องค์กรก็ควรมีแผนการบริหารจัดการวันหยุดของพนักงานเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและค่าใช้จ่ายขององค์กรในกรณีที่พนักงานเกิดหยุดงานไปหลายคนในคราวเดียว หน่วยงานที่รับผิดชอบเรื่องนี้ในองค์กรทั้งหลาย คือ หน่วยงานด้านทรัพยากรบุคคลซึ่งนอกจากจะมีหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลและผลกระทบจากการหยุดงานของพนักงานของแต่ละส่วนงานแล้ว ยังต้องจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเพื่อการบริหารการหยุดงานที่สอดรับกับข้อกำหนดทางกฎหมายและความสม่ำเสมอในการทำงานของพนักงานอีกด้วย
การบริหารการหยุดงานคืออะไร
การบริหารการหยุดงาน (absence management) หมายถึง นโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติที่องค์กรจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ
1. ควบคุมให้การหยุดงานของพนักงานเป็นไปตามความจำเป็นและเป็นจริง ตามที่กฎหมายและองค์กรกำหนด
2. ให้มีขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อการพิจารณาอนุมัติและจดบันทึก
3. ให้มีแผนงานทดแทนงานของผู้หยุดงาน เพื่อรักษาความสม่ำเสมอในการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่จำเป็นต้องหยุดงานในระยะยาว เช่น การคลอดและดูแลบุตร
ในการบริหารการหยุดงาน หน่วยงานด้านทรัพยากรบุคคลมักจะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบในการ
1) จัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
2) สื่อสารนโยบาย ฯ ให้หัวหน้างานและพนักงานซึ่งเป็นคนส่วนใหญ่ขององค์กรได้เข้าใจและยอมรับ หลายองค์กรเลือกที่จะใช้คำว่า “การบริหารการมาทำงาน” (attendance management) แทนคำว่า “การบริหารการหยุดงาน” เพื่อให้รู้สึกว่าเป็นมาตรการเชิงบวก ไม่ใช่การจ้องจับผิดหรือกดดันพนักงานไม่ให้หยุดงาน
3) จัดทำนโยบายและแผนกำลังคนเพื่อจัดพนักงานทดแทนผู้หยุดงาน
4) ลงโทษทางวินัยกับพนักงานที่หยุดงานบ่อย ไม่สมเหตุสมผล หรือไม่เป็นไปตามนโยบายและระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการหยุดงานขององค์กร
สิ่งสำคัญที่สุดที่ผู้บังคับบัญชาควรปฏิบัติ คือการรับฟังลูกน้องและทีมงานว่ามีความรู้สึกไม่สบายใจอะไรในการมาทำงานในแต่ละวันหรือไม่ สิ่งรบกวนจิตใจเหล่านี้อาจดูเป็นเรื่องเล็กสำหรับบางคน แต่มันเป็นเรื่องใหญ่สำหรับเจ้าของความรู้สึก หากไม่มีโอกาสได้ระบายหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง มักนำไปสู่ปัญหาการลาหยุดเต็มตามสิทธิและการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ
นโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
องค์กรทั้งหลายควรแจ้งนโยบายและระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน รวมถึงวิธีการใช้ software การบริหารการหยุดงาน (ถ้ามี) ให้พนักงานทราบตั้งแต่วันแรกของการทำงาน สิ่งสำคัญที่สุดของนโยบายและระเบียบเหล่านี้ คือ ต้องมีความเป็นธรรม ไม่เลือกปฏิบัติ และมีเหตุผลที่อธิบายได้ว่าเพราะเหตุใดจึงกำหนดไว้เช่นนั้น
เนื้อหาในนโยบายและ / หรือระเบียบเรื่องการหยุดงานควรระบุเรื่องต่อไปนี้ให้ชัดเจน
1. เหตุผลที่องค์กรพิจารณาให้พนักงานลาหยุดได้ เช่น
o ลาป่วยระยะสั้นเนื่องจากปัญหาสุขภาพหรือบาดเจ็บเล็ก ๆ น้อย ๆ
o ลาป่วยระยะยาวเนื่องจากเข้ารับการผ่าตัด ได้รับบาดเจ็บหรือมีปัญหาสุขภาพที่รุนแรง
o ลากิจเนื่องจากมีสมาชิกใหม่ในครอบครัว (parental or caregiver leave)
o ลาเพื่อศึกษาต่อหรือเพื่อพักผ่อนเมื่อทำงานครบระยะเวลาที่กำหนด (sabbaticals)
o ลาคลอดหรือลากิจเพื่อดูแลการคลอดของภรรยา (maternity or paternity leave)
o ลากิจเพื่อจัดพิธีศพให้แก่บุคคลในครอบครัว (bereavement leave)
o ลาพักร้อน (vacation time)
o ลาฉุกเฉินกรณีอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชาอนุมัติให้ลาได้
2. ขั้นตอนการปฏิบัติในการขออนุมัติการลา และการขออนุมัติย้อนหลังในกรณีหยุดฉุกเฉินโดยไม่ได้ลาล่วงหน้า
3. กำหนดเวลาที่หน่วยงานทรัพยากรบุคคลต้องลงบันทึกการลา การอนุมัติ วันเริ่มต้นและสิ้นสุดการหยุดงานของพนักงานในฐานข้อมูลการหยุดงาน (absence database)
4. กิจกรรมที่พนักงานจะต้องกระทำในระหว่างการหยุดงาน เช่น การตรวจเช็ค e-mail และเมื่อกลับเข้าทำงานตามปกติ เช่น การเขียนรายงาน
5. การพบหัวหน้างานเพื่อการหารือหลังจากกลับเข้าทำงานตามปกติในกรณีหยุดงานระยะยาว เพื่อติดตามความก้าวหน้าของงานที่ได้รับมอบหมายก่อนหยุดงาน หรือเพื่อทำงานชดเชยช่วงเวลาที่หยุดไป รวมทั้งการเข้าร่วมในโครงการซึ่งได้เริ่มดำเนินการไปก่อนแล้วในระหว่างการหยุดงานนั้น
6. จำนวนวันลาป่วย ลากิจ ฯลฯ ที่พนักงานมีสิทธิลาได้โดยได้รับค่าจ้างระหว่างหยุดงาน (paid time off)
7. การลงโทษทางวินัยในกรณีไม่ปฏิบัติตามนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการลาซึ่งหมายรวมถึงการหยุดเกินจำนวนวันที่ได้รับอนุมัติและการหยุดฉุกเฉินที่ไม่ได้รับอนุมัติย้อนหลังจากหัวหน้างาน
การจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
1. กำหนดเนื้อหาที่จะประกาศเป็นนโยบายและระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
2. กำหนดนิยามการหยุดงานแต่ละประเภทให้ชัดเจน เช่น ลากิจ, ลาป่วย, ลาพักร้อน, การมาสายเกินเวลาที่ผ่อนผัน เช่น สายเกิน 1 ชั่วโมง, การขาดงาน, ข้อกำหนดว่า การหยุดงานประเภทใดที่ยอมรับได้ และยอมรับไม่ได้ ตลอดจนผลที่พนักงานจะได้รับกรณีหยุดงานไปโดยไม่ได้รับการอนุมัติ
3. กำหนดระเบียบการปฏิบัติต่าง ๆ เช่น การยื่นใบลาล่วงหน้า, ข้อปฏิบัติหลังการกลับเข้าทำงานสำหรับการหยุดงานแต่ละประเภท หากระเบียบปฏิบัติใดมีความแตกต่างกันในแต่ละพื้นที่หรือหน่วยงาน ต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นระเบียบสำหรับหน่วยงานใด เพราะเหตุใดจึงมีความแตกต่างจากหน่วยงานอื่น
4. บันทึกประวัติการศึกษา การฝึกอบรม และประสบการณ์การทำงานของพนักงานแต่ละคนลงในโปรแกรมเพื่อให้รู้ว่าใครสามารถทำงานทดแทนใครกรณีมีการหยุดงานระยะยาวหรือออกจากงานแบบฉุกเฉิน
5. ในโลกเทคโนโลยีปัจจุบันซึ่งโทรศัพท์มือถือได้กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารพื้นฐานที่คนในวัยทำงานมีใช้กันทั่วไป องค์กรควรมี software การบริหารการหยุดงานขององค์กรให้พนักงาน load เข้ามือถือตั้งแต่วันแรกที่เข้าทำงาน ใน software ดังกล่าวจะแสดงหัวข้อที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ เช่น คำอธิบายนโยบายและระเบียบข้อบังคับทั้งหลายเกี่ยวกับการหยุดงาน, วันที่พนักงานได้รับอนุมัติให้ลาหยุดหรือผลการพิจารณาของผู้บังคับบัญชากรณีหยุดฉุกเฉินก่อนการลา, สถิติวันหยุดวันลาทั้งหมดที่ผ่านมาของพนักงานผู้นั้น
การทำให้นโยบายและระเบียบเรื่องการหยุดงานมีประสิทธิผลสูงสุด
1) อบรมผู้บริหารและหัวหน้างาน (Train manager properly)
แม้ว่าหน่วยงานทรัพยากรบุคคลจะเป็นผู้จัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน แต่ก็ต้องปลูกฝังความรู้สึกเป็นเจ้าของให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ด้วย โดยเฉพาะหัวหน้าหน่วยงานจะต้องได้รับการอบรมให้สามารถอธิบายให้พนักงานของตนได้ทราบว่านโยบายและระเบียบเหล่านั้นมีความหมายและการนำไปใช้ปฏิบัติอย่างไร นอกจากนั้น หัวหน้าหน่วยงานยังจะต้องได้รับการอบรมเพื่อจัดการปัญหาทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกับการหยุดงานด้วย เช่น
o พนักงานที่ลาป่วยบ่อย
o จะนำนโยบายและระเบียบเกี่ยวกับการหยุดงานไปใช้ให้เกิดผลตามความมุ่งหมาย
o ปัญหาลักษณะใดที่ควรส่งเรื่องให้หน่วยงานทรัพยากรบุคคล
2) ไม่ฝีนพนักงานให้ต้องทำงานถ้าไม่พร้อม (Never enforce presenteeism)
สภาพแวดล้อมการทำงานมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน หัวหน้างานจะต้องสามารถสังเกตได้ว่าพนักงานคนใดมีปัญหาจากสภาพแวดล้อม ไม่ว่าจะเป็นด้านร่างกาย จิตใจ และอารมณ์ แต่ต้องฝืนมาทำงานเพราะกลัวโดนตำหนิ, ไม่อยากให้มีประวัติการหยุดงาน, หรือฝืนมาทำงานด้วยความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย แต่ผลที่ได้กลับกลายเป็นความผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพในงานที่ทำ
หัวหน้างานจะต้องเข้าแทรกแซงด้วยการพูดคุยกับพนักงานเพื่อค้นหาสาเหตุ จัดการแก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุ หรืออนุญาตให้พนักงานหยุดงานเพื่อจัดการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นของตน พร้อมอธิบายให้พนักงานเข้าใจด้วยว่า การฝืนทำงานในสภาพไม่พร้อมทางด้านร่างกายหรือจิตใจจะส่งผลเสียอย่างไรต่อส่วนตัว ต่อสภาพแวดล้อมการทำงาน และต่อองค์กร
3) พิจารณาการนำ Bradford factor มาปรับใช้ (Consider the Bradford Factor)
บางองค์กรนำ Bradford factor หรือ Bradford formula มาคำนวณการหยุดงานของพนักงานแต่ละคนเพื่อเป็นคะแนนอ้างอิงในการดำเนินมาตรการทางวินัย Bradford factor เป็นผลจากงานวิจัยของ Bradford University School of Management ในทศวรรษที่ 1980 ที่ศึกษาผลกระทบจากการหยุดงานที่มีต่อธุรกิจ แนวคิดนี้ช่วยลดการหยุดงานของพนักงานลงได้ระดับหนึ่งหากพนักงานได้ทราบผลคะแนนของตน (ผ่านทาง software) อยู่ตลอดเวลา
สูตรการคำนวณของ Bradford คือ S x S x D = B โดย
S คือจำนวนครั้งของการหยุดงาน (เฉพาะประเภทที่กำหนด) ในรอบหนึ่งปี
D คือจำนวนวันรวมของการหยุดงาน (เฉพาะประเภทที่กำหนด) ในรอบหนึ่งปี
B คือคะแนนที่จะนำไปใช้กับมาตรการทางวินัย
เช่น พนักงานคนหนึ่งมีการหยุดเนื่องจากการลากิจและลาป่วย 3 ครั้งรวม 10 วัน
คำนวณจาก Bradford factor ได้ 3 x 3 x 10 = 90 คะแนน
องค์กรอาจกำหนดเกณฑ์มาตรการทางวินัย ดังนี้
| 0 – 50 | คะแนน | = | ไม่มีมาตรการทางวินัยที่จะนำมาใช้ |
| 51 – 200 | ” | = | ตักเตือนด้วยวาจา |
| 201 – 400 | ” | = | ตักเตือนเป็นหนังสือ |
| 401 – 600 | ” | = | ให้ออกจากงาน |
4) หารือกับหัวหน้างานภายหลังการหยุดงาน (Conduct a return to work interview)
เมื่อพนักงานกลับเข้าทำงานหลังการหยุดยาวกว่า 1 สัปดาห์ หัวหน้างานและพนักงานจะต้องนัดหมายหารือเพื่อทบทวนเป้าหมายการทำงาน, ความก้าวหน้าของงาน, ปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างที่พนักงานหยุดงานไป ตลอดจนความจำเป็นที่จะต้องสับเปลี่ยนทีมงานและเป้าหมายการทำงาน
5) นำนโยบายเวลาการทำงานแบบยืดหยุ่นและการทำงานที่บ้านมาปรับใช้ (Embrace remote work and flexible hours)
ในกรณีที่พนักงานมีธุระส่วนตัวอันเป็นสาเหตุให้ไม่สามารถมาทำงานที่องค์กรตามปกติได้ เช่น ต้องดูแลภรรยาเพิ่มคลอดหรือดูแลทารกที่เกิดใหม่, ดูแลผู้ป่วย หรือควบคุมการซ่อมแซมบ้าน หากองค์กรยืนยันให้พนักงานต้องมาทำงานตามปกติ พนักงานอาจจำเป็นต้องเลือกการออกจากงานหรือลาหยุดระยะยาว ในกรณีเช่นนี้ บริษัทควรยืดหยุ่นโดยพิจารณาลักษณะงานของพนักงาน หากเป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องทำที่บริษัท ก็ควรอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านโดยประสานการทำงานกับทีมงานและผู้บังคับบัญชาด้วยเครื่องมือสื่อสารระยะไกล เช่น skype, video conference, e-mail หากลักษณะงานจำเป็นจะต้องทำที่บริษัทเท่านั้น ก็ควรพิจารณาความเป็นไปได้ในการปรับเวลาเข้าและเลิกงานใหม่เพื่อให้พนักงานสามารถจัดการกับธุระส่วนตัวของตนที่บ้านได้
6) นำ software การบริหารการหยุดงานมาใช้
การบริหารการหยุดงาน มีกิจกรรมหลายอย่างที่ต้องทำซ้ำ ๆ และไม่สะดวกในการติดตามผล เช่น การนำข้อมูลการอนุมัติและสถิติการหยุดงานของพนักงานมาบันทึกในแฟ้มประวัติ, การประกาศการเปลี่ยนแปลงนโยบายและระเบียบเกี่ยวกับการหยุดงาน, การปรับปรุงทะเบียนพนักงานที่สามารถทำงานทดแทนกันได้เมื่อพนักงานมีการศึกษาอบรมเพิ่มเติมหรือมีประสบการณ์การทำงานเพิ่มเติม ฯลฯ
ดังนั้น เพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน, หน่วยงานทรัพยากรบุคคลได้มีเวลาทำงานด้านการวิเคราะห์มากขึ้น, และพนักงานสามารถเข้าถึงประวัติส่วนตัวของตนได้สะดวกขึ้น องค์กรจึงควรเลือกนำ software การบริหารการหยุดงานที่เหมาะสมกับจำนวนพนักงานและกิจกรรมของบริษัทมาใช้กับงานส่วนนี้ขององค์กรเพื่อสนับสนุนให้การบริหารนโยบายและระเบียบการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการหยุดงานมีประสิทธิผลสูงสุด
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
• Adrenaline in workplace
• Avoiding Micromanagement
• Avoiding Psychological Bias at Work
• Being Effective at Work
• Data and Information Management
• Document Management
• Reducing Sick Leave
———————————
หมายเหตุ: ผู้เขียนเปิด website สำรองข้อมูล ไว้ที่ drpiyanan.blogspot.com ผู้สนใจสามารถเปิดเข้าอ่านได้เช่นเดียวกับ web นี้ แต่จะมีความยั่งยืนกว่าเพราะสามารถรักษาสถานภาพของ web อยู่ได้โดยไม่ต้องต่ออายุ domain และ hosting เป็นรายปี