Absence Management

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การบริหารการหยุดงานของพนักงาน

     แม้แต่พนักงานที่ขยัน ฉลาด กระตือรือร้น สร้างความสำเร็จในทุกเรื่อง ก็ยังต้องหยุดงานบ้างเป็นบางครั้งบางคราว หลายองค์กรจึงมองการหยุดงานว่าเป็นชีวิตส่วนตัวของพนักงานซึ่งต้องมีเจ็บป่วยหรือหยุดเพื่อทำกิจธุระจำเป็นบ้างเป็นธรรมดา นอกจากนั้น ในบางส่วนของการหยุด ยังเป็นสิทธิที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องยินยอมให้ลูกจ้างหยุดงานได้ องค์กรส่วนใหญ่จึงไม่ค่อยให้ความสนใจกับการหยุดงานของพนักงานตราบใดยังไม่เกินจำนวนวันที่กฎหมายและองค์กรอนุญาตให้หยุด

     การหยุดงานของพนักงาน แม้จะอยู่ภายในกรอบของระเบียบข้อบังคับที่กฎหมายและองค์กรกำหนด แต่องค์กรก็ควรมีแผนการบริหารจัดการวันหยุดของพนักงานเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานและค่าใช้จ่ายขององค์กรในกรณีที่พนักงานเกิดหยุดงานไปหลายคนในคราวเดียว หน่วยงานที่รับผิดชอบเรื่องนี้ในองค์กรทั้งหลาย คือ หน่วยงานด้านทรัพยากรบุคคลซึ่งนอกจากจะมีหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูลและผลกระทบจากการหยุดงานของพนักงานของแต่ละส่วนงานแล้ว ยังต้องจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเพื่อการบริหารการหยุดงานที่สอดรับกับข้อกำหนดทางกฎหมายและความสม่ำเสมอในการทำงานของพนักงานอีกด้วย

การบริหารการหยุดงานคืออะไร
     การบริหารการหยุดงาน (absence management) หมายถึง นโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติที่องค์กรจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ
  1. ควบคุมให้การหยุดงานของพนักงานเป็นไปตามความจำเป็นและเป็นจริง ตามที่กฎหมายและองค์กรกำหนด
  2. ให้มีขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อการพิจารณาอนุมัติและจดบันทึก
  3. ให้มีแผนงานทดแทนงานของผู้หยุดงาน เพื่อรักษาความสม่ำเสมอในการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่จำเป็นต้องหยุดงานในระยะยาว เช่น การคลอดและดูแลบุตร

     ในการบริหารการหยุดงาน หน่วยงานด้านทรัพยากรบุคคลมักจะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบในการ
  1) จัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
  2) สื่อสารนโยบาย ฯ ให้หัวหน้างานและพนักงานซึ่งเป็นคนส่วนใหญ่ขององค์กรได้เข้าใจและยอมรับ หลายองค์กรเลือกที่จะใช้คำว่า “การบริหารการมาทำงาน” (attendance management) แทนคำว่า “การบริหารการหยุดงาน” เพื่อให้รู้สึกว่าเป็นมาตรการเชิงบวก ไม่ใช่การจ้องจับผิดหรือกดดันพนักงานไม่ให้หยุดงาน
  3) จัดทำนโยบายและแผนกำลังคนเพื่อจัดพนักงานทดแทนผู้หยุดงาน
  4) ลงโทษทางวินัยกับพนักงานที่หยุดงานบ่อย ไม่สมเหตุสมผล หรือไม่เป็นไปตามนโยบายและระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการหยุดงานขององค์กร

     สิ่งสำคัญที่สุดที่ผู้บังคับบัญชาควรปฏิบัติ คือการรับฟังลูกน้องและทีมงานว่ามีความรู้สึกไม่สบายใจอะไรในการมาทำงานในแต่ละวันหรือไม่ สิ่งรบกวนจิตใจเหล่านี้อาจดูเป็นเรื่องเล็กสำหรับบางคน แต่มันเป็นเรื่องใหญ่สำหรับเจ้าของความรู้สึก หากไม่มีโอกาสได้ระบายหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลง มักนำไปสู่ปัญหาการลาหยุดเต็มตามสิทธิและการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

นโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
     องค์กรทั้งหลายควรแจ้งนโยบายและระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน รวมถึงวิธีการใช้ software การบริหารการหยุดงาน (ถ้ามี) ให้พนักงานทราบตั้งแต่วันแรกของการทำงาน สิ่งสำคัญที่สุดของนโยบายและระเบียบเหล่านี้ คือ ต้องมีความเป็นธรรม ไม่เลือกปฏิบัติ และมีเหตุผลที่อธิบายได้ว่าเพราะเหตุใดจึงกำหนดไว้เช่นนั้น

     เนื้อหาในนโยบายและ / หรือระเบียบเรื่องการหยุดงานควรระบุเรื่องต่อไปนี้ให้ชัดเจน

  1. เหตุผลที่องค์กรพิจารณาให้พนักงานลาหยุดได้ เช่น
     o ลาป่วยระยะสั้นเนื่องจากปัญหาสุขภาพหรือบาดเจ็บเล็ก ๆ น้อย ๆ
     o ลาป่วยระยะยาวเนื่องจากเข้ารับการผ่าตัด ได้รับบาดเจ็บหรือมีปัญหาสุขภาพที่รุนแรง
     o ลากิจเนื่องจากมีสมาชิกใหม่ในครอบครัว (parental or caregiver leave)
     o ลาเพื่อศึกษาต่อหรือเพื่อพักผ่อนเมื่อทำงานครบระยะเวลาที่กำหนด (sabbaticals)
     o ลาคลอดหรือลากิจเพื่อดูแลการคลอดของภรรยา (maternity or paternity leave)
     o ลากิจเพื่อจัดพิธีศพให้แก่บุคคลในครอบครัว (bereavement leave)
     o ลาพักร้อน (vacation time)
     o ลาฉุกเฉินกรณีอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชาอนุมัติให้ลาได้

  2. ขั้นตอนการปฏิบัติในการขออนุมัติการลา และการขออนุมัติย้อนหลังในกรณีหยุดฉุกเฉินโดยไม่ได้ลาล่วงหน้า

  3. กำหนดเวลาที่หน่วยงานทรัพยากรบุคคลต้องลงบันทึกการลา การอนุมัติ วันเริ่มต้นและสิ้นสุดการหยุดงานของพนักงานในฐานข้อมูลการหยุดงาน (absence database)

  4. กิจกรรมที่พนักงานจะต้องกระทำในระหว่างการหยุดงาน เช่น การตรวจเช็ค e-mail และเมื่อกลับเข้าทำงานตามปกติ เช่น การเขียนรายงาน

  5. การพบหัวหน้างานเพื่อการหารือหลังจากกลับเข้าทำงานตามปกติในกรณีหยุดงานระยะยาว เพื่อติดตามความก้าวหน้าของงานที่ได้รับมอบหมายก่อนหยุดงาน หรือเพื่อทำงานชดเชยช่วงเวลาที่หยุดไป รวมทั้งการเข้าร่วมในโครงการซึ่งได้เริ่มดำเนินการไปก่อนแล้วในระหว่างการหยุดงานนั้น

  6. จำนวนวันลาป่วย ลากิจ ฯลฯ ที่พนักงานมีสิทธิลาได้โดยได้รับค่าจ้างระหว่างหยุดงาน (paid time off)

  7. การลงโทษทางวินัยในกรณีไม่ปฏิบัติตามนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการลาซึ่งหมายรวมถึงการหยุดเกินจำนวนวันที่ได้รับอนุมัติและการหยุดฉุกเฉินที่ไม่ได้รับอนุมัติย้อนหลังจากหัวหน้างาน

การจัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
  1. กำหนดเนื้อหาที่จะประกาศเป็นนโยบายและระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน
  2. กำหนดนิยามการหยุดงานแต่ละประเภทให้ชัดเจน เช่น ลากิจ, ลาป่วย, ลาพักร้อน, การมาสายเกินเวลาที่ผ่อนผัน เช่น สายเกิน 1 ชั่วโมง, การขาดงาน, ข้อกำหนดว่า การหยุดงานประเภทใดที่ยอมรับได้ และยอมรับไม่ได้ ตลอดจนผลที่พนักงานจะได้รับกรณีหยุดงานไปโดยไม่ได้รับการอนุมัติ
  3. กำหนดระเบียบการปฏิบัติต่าง ๆ เช่น การยื่นใบลาล่วงหน้า, ข้อปฏิบัติหลังการกลับเข้าทำงานสำหรับการหยุดงานแต่ละประเภท หากระเบียบปฏิบัติใดมีความแตกต่างกันในแต่ละพื้นที่หรือหน่วยงาน ต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นระเบียบสำหรับหน่วยงานใด เพราะเหตุใดจึงมีความแตกต่างจากหน่วยงานอื่น
  4. บันทึกประวัติการศึกษา การฝึกอบรม และประสบการณ์การทำงานของพนักงานแต่ละคนลงในโปรแกรมเพื่อให้รู้ว่าใครสามารถทำงานทดแทนใครกรณีมีการหยุดงานระยะยาวหรือออกจากงานแบบฉุกเฉิน
  5. ในโลกเทคโนโลยีปัจจุบันซึ่งโทรศัพท์มือถือได้กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารพื้นฐานที่คนในวัยทำงานมีใช้กันทั่วไป องค์กรควรมี software การบริหารการหยุดงานขององค์กรให้พนักงาน load เข้ามือถือตั้งแต่วันแรกที่เข้าทำงาน ใน software ดังกล่าวจะแสดงหัวข้อที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ เช่น คำอธิบายนโยบายและระเบียบข้อบังคับทั้งหลายเกี่ยวกับการหยุดงาน, วันที่พนักงานได้รับอนุมัติให้ลาหยุดหรือผลการพิจารณาของผู้บังคับบัญชากรณีหยุดฉุกเฉินก่อนการลา, สถิติวันหยุดวันลาทั้งหมดที่ผ่านมาของพนักงานผู้นั้น

การทำให้นโยบายและระเบียบเรื่องการหยุดงานมีประสิทธิผลสูงสุด
1) อบรมผู้บริหารและหัวหน้างาน (Train manager properly)
     แม้ว่าหน่วยงานทรัพยากรบุคคลจะเป็นผู้จัดทำนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการหยุดงาน แต่ก็ต้องปลูกฝังความรู้สึกเป็นเจ้าของให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ด้วย โดยเฉพาะหัวหน้าหน่วยงานจะต้องได้รับการอบรมให้สามารถอธิบายให้พนักงานของตนได้ทราบว่านโยบายและระเบียบเหล่านั้นมีความหมายและการนำไปใช้ปฏิบัติอย่างไร นอกจากนั้น หัวหน้าหน่วยงานยังจะต้องได้รับการอบรมเพื่อจัดการปัญหาทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกับการหยุดงานด้วย เช่น
  o พนักงานที่ลาป่วยบ่อย
  o จะนำนโยบายและระเบียบเกี่ยวกับการหยุดงานไปใช้ให้เกิดผลตามความมุ่งหมาย
  o ปัญหาลักษณะใดที่ควรส่งเรื่องให้หน่วยงานทรัพยากรบุคคล

2) ไม่ฝีนพนักงานให้ต้องทำงานถ้าไม่พร้อม (Never enforce presenteeism)
     สภาพแวดล้อมการทำงานมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน หัวหน้างานจะต้องสามารถสังเกตได้ว่าพนักงานคนใดมีปัญหาจากสภาพแวดล้อม ไม่ว่าจะเป็นด้านร่างกาย จิตใจ และอารมณ์ แต่ต้องฝืนมาทำงานเพราะกลัวโดนตำหนิ, ไม่อยากให้มีประวัติการหยุดงาน, หรือฝืนมาทำงานด้วยความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย แต่ผลที่ได้กลับกลายเป็นความผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพในงานที่ทำ

     หัวหน้างานจะต้องเข้าแทรกแซงด้วยการพูดคุยกับพนักงานเพื่อค้นหาสาเหตุ จัดการแก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุ หรืออนุญาตให้พนักงานหยุดงานเพื่อจัดการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นของตน พร้อมอธิบายให้พนักงานเข้าใจด้วยว่า การฝืนทำงานในสภาพไม่พร้อมทางด้านร่างกายหรือจิตใจจะส่งผลเสียอย่างไรต่อส่วนตัว ต่อสภาพแวดล้อมการทำงาน และต่อองค์กร

3) พิจารณาการนำ Bradford factor มาปรับใช้ (Consider the Bradford Factor)
     บางองค์กรนำ Bradford factor หรือ Bradford formula มาคำนวณการหยุดงานของพนักงานแต่ละคนเพื่อเป็นคะแนนอ้างอิงในการดำเนินมาตรการทางวินัย Bradford factor เป็นผลจากงานวิจัยของ Bradford University School of Management ในทศวรรษที่ 1980 ที่ศึกษาผลกระทบจากการหยุดงานที่มีต่อธุรกิจ แนวคิดนี้ช่วยลดการหยุดงานของพนักงานลงได้ระดับหนึ่งหากพนักงานได้ทราบผลคะแนนของตน (ผ่านทาง software) อยู่ตลอดเวลา

     สูตรการคำนวณของ Bradford คือ S x S x D = B โดย
  S คือจำนวนครั้งของการหยุดงาน (เฉพาะประเภทที่กำหนด) ในรอบหนึ่งปี
  D คือจำนวนวันรวมของการหยุดงาน (เฉพาะประเภทที่กำหนด) ในรอบหนึ่งปี
  B คือคะแนนที่จะนำไปใช้กับมาตรการทางวินัย

     เช่น พนักงานคนหนึ่งมีการหยุดเนื่องจากการลากิจและลาป่วย 3 ครั้งรวม 10 วัน
     คำนวณจาก Bradford factor ได้ 3 x 3 x 10 = 90 คะแนน
     องค์กรอาจกำหนดเกณฑ์มาตรการทางวินัย ดังนี้

      0 –  50 คะแนน = ไม่มีมาตรการทางวินัยที่จะนำมาใช้
    51 – 200  ” = ตักเตือนด้วยวาจา
  201 – 400 = ตักเตือนเป็นหนังสือ
  401 – 600 = ให้ออกจากงาน

4) หารือกับหัวหน้างานภายหลังการหยุดงาน (Conduct a return to work interview)
     เมื่อพนักงานกลับเข้าทำงานหลังการหยุดยาวกว่า 1 สัปดาห์ หัวหน้างานและพนักงานจะต้องนัดหมายหารือเพื่อทบทวนเป้าหมายการทำงาน, ความก้าวหน้าของงาน, ปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างที่พนักงานหยุดงานไป ตลอดจนความจำเป็นที่จะต้องสับเปลี่ยนทีมงานและเป้าหมายการทำงาน

5) นำนโยบายเวลาการทำงานแบบยืดหยุ่นและการทำงานที่บ้านมาปรับใช้ (Embrace remote work and flexible hours)
     ในกรณีที่พนักงานมีธุระส่วนตัวอันเป็นสาเหตุให้ไม่สามารถมาทำงานที่องค์กรตามปกติได้ เช่น ต้องดูแลภรรยาเพิ่มคลอดหรือดูแลทารกที่เกิดใหม่, ดูแลผู้ป่วย หรือควบคุมการซ่อมแซมบ้าน หากองค์กรยืนยันให้พนักงานต้องมาทำงานตามปกติ พนักงานอาจจำเป็นต้องเลือกการออกจากงานหรือลาหยุดระยะยาว ในกรณีเช่นนี้ บริษัทควรยืดหยุ่นโดยพิจารณาลักษณะงานของพนักงาน หากเป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องทำที่บริษัท ก็ควรอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านโดยประสานการทำงานกับทีมงานและผู้บังคับบัญชาด้วยเครื่องมือสื่อสารระยะไกล เช่น skype, video conference, e-mail หากลักษณะงานจำเป็นจะต้องทำที่บริษัทเท่านั้น ก็ควรพิจารณาความเป็นไปได้ในการปรับเวลาเข้าและเลิกงานใหม่เพื่อให้พนักงานสามารถจัดการกับธุระส่วนตัวของตนที่บ้านได้

6) นำ software การบริหารการหยุดงานมาใช้
     การบริหารการหยุดงาน มีกิจกรรมหลายอย่างที่ต้องทำซ้ำ ๆ และไม่สะดวกในการติดตามผล เช่น การนำข้อมูลการอนุมัติและสถิติการหยุดงานของพนักงานมาบันทึกในแฟ้มประวัติ, การประกาศการเปลี่ยนแปลงนโยบายและระเบียบเกี่ยวกับการหยุดงาน, การปรับปรุงทะเบียนพนักงานที่สามารถทำงานทดแทนกันได้เมื่อพนักงานมีการศึกษาอบรมเพิ่มเติมหรือมีประสบการณ์การทำงานเพิ่มเติม ฯลฯ

     ดังนั้น เพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน, หน่วยงานทรัพยากรบุคคลได้มีเวลาทำงานด้านการวิเคราะห์มากขึ้น, และพนักงานสามารถเข้าถึงประวัติส่วนตัวของตนได้สะดวกขึ้น องค์กรจึงควรเลือกนำ software การบริหารการหยุดงานที่เหมาะสมกับจำนวนพนักงานและกิจกรรมของบริษัทมาใช้กับงานส่วนนี้ขององค์กรเพื่อสนับสนุนให้การบริหารนโยบายและระเบียบการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการหยุดงานมีประสิทธิผลสูงสุด

     บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
  • Adrenaline in workplace
  • Avoiding Micromanagement
  • Avoiding Psychological Bias at Work
  • Being Effective at Work
  • Data and Information Management
  • Document Management
  • Reducing Sick Leave

———————————

หมายเหตุ: ผู้เขียนเปิด website สำรองข้อมูล ไว้ที่ drpiyanan.blogspot.com ผู้สนใจสามารถเปิดเข้าอ่านได้เช่นเดียวกับ web นี้ แต่จะมีความยั่งยืนกว่าเพราะสามารถรักษาสถานภาพของ web อยู่ได้โดยไม่ต้องต่ออายุ domain และ hosting เป็นรายปี

Visits: 5617

Leave a Reply

Your email address will not be published.

%d bloggers like this: