5 Basic Project Management Tips

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
คำแนะนำพื้นฐาน 5 ประการในการบริหารงานโครงการ

     การบริหารงานโครงการ เป็นกระบวนการที่ช่วยให้สามารถบรรลุเป้าหมายโครงการโดยใช้การวางแผน  การจัดโครงสร้างการทำงาน การจูงใจ และการควบคุมบูรณาการทรัพยากรต่างๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแผนงาน กระบวนการบริหารโครงการประกอบด้วยกิจกรรมหลัก 5 กิจกรรม โดยมีคำแนะนำพื้นฐานในแต่ละกิจกรรม ดังนี้

1. การกำหนดแนวคิดเริ่มต้น (Conception and Initiation)
     สิ่งที่จำเป็นต้องมีก่อนเริ่มโครงการใดๆ คือ การรู้และเข้าใจในความมุ่งหมายของโครงการ รู้และเข้าใจว่าโครงการมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร ผลความสำเร็จของโครงการมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องอย่างไรกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร ผู้บริหารงานโครงการหรือผู้รับผิดชอบดำเนินโครงการอาจทำการวิจัยแนวทางปฏิบัติเป็นการเพิ่มเติมเพื่อให้รู้ว่าจะทำเป้าหมายโครงการนั้นให้สำเร็จได้อย่างไร แล้วจึงส่งแนวคิดดังกล่าวไปยังผู้มีอำนาจ พิจารณาตรวจสอบและอนุมัติให้ดำเนินการ สิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นนี้ คือ การตรวจสอบโครงการทั้งในด้านความเป็นไปได้และคุณค่าของโครงการที่มีต่อองค์กร โครงการที่สามารถทำให้สำเร็จได้อย่างไม่ยากเย็น อาจไม่มีค่าอะไรเลยถ้าไม่เกิดประโยชน์แก่องค์กร ส่วนโครงการที่ดูมีประโยชน์เป็นอย่างมากแต่ไม่มีโอกาสทำให้สำเร็จ ก็เป็นเรื่องที่ไม่น่าทำเพราะทำให้องค์กรต้องสูญเสียทรัพยากรไปเปล่าๆ
     สิ่งที่ต้องการทราบในขั้นการกำหนดแนวคิดเริ่มต้น คือ ข้อมูลเคร่าๆ ว่า ต้องใช้เวลาประมาณเท่าไร

Read the rest

4 Phases for Learning New Skills

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การพัฒนาทักษะความรู้ใหม่ใน 4 ขั้น

     การพัฒนาตนให้เป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งซึ่งไม่เคยรู้มาก่อน ต้องผ่านการฝึกฝนเรียนรู้ในสี่ขั้นตอน เป็นเรื่องที่ลำบากเหนื่อยยากสำหรับทุกคน สิ่งที่ผู้เรียนรู้จำเป็นต้องมี คือ ความอดทน และความสม่ำเสมอในการเรียนรู้
     Martin M. Broadwell เป็นคนแรกที่สร้างแนวคิดนี้ขึ้นในปี ค.ศ. 1969 ต่อมา Noel Burch พนักงานของ Gordon Training International ได้นำแนวคิดนี้มาพัฒนาต่อในทศวรรษที่ 1970 ในชื่อ The Four Phases for Learning New Skills มีผู้นำแนวคิดนี้มาเผยแพร่ในชื่ออื่นๆ อีกมากมาย เช่น The Four Stages

Read the rest

4 P’s of Persuasion

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
หลัก 4 ประการในการเขียนเอกสารประเภทชักชวน

     หลัก 4 ประการในการเขียนนี้ เน้นไปที่การเขียนเอกสารประเภทชักจูงโน้มน้าว เช่น บทโฆษณา หรือเอกสารเชิญชวนต่างๆ การเขียนงานให้มีพลังในการโน้มน้าวจิตใจของผู้อ่าน จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาสาระที่เขียน เกิดอารมณ์คล้อยตามจนลงมือปฏิบัติในสิ่งที่ผู้เขียนต้องการ เช่น ถ้าเป็นบทโฆษณา ก็คือการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการที่โฆษณา

     การเขียนมีโครงสร้างหลายแบบ เช่น การเขียนของนักหนังสือพิมพ์จะมีโครงสร้างที่เรียกว่า ปิรามิดกลับหัว หรือ inverted pyramid โดยผู้เขียนจะนำส่วนที่สำคัญมากที่สุดขึ้นมาก่อน ตามด้วยรายละเอียดอื่นที่สำคัญ และหากยังมีเนื้อที่หน้ากระดาษเหลือ ก็จะนำข้อมูลทั่วไป หรือที่มาของข้อมูลเหล่านั้นมาเขียนให้เต็มหน้ากระดาษ โครงสร้างนี้เหมาะกับงานเขียนหนังสือพิมพ์ที่ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องอ่านทั้งเรื่องให้จบก็สามารถได้เนื้อหาสาระที่สำคัญของข่าว แต่หากเป็นงานเขียนที่มุ่งหมายให้ผู้อ่านอ่านตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น งานเขียนโฆษณา ในยุคแรกจะใช้โครงสร้างที่เรียกว่า AIDA ซึ่งย่อมาจาก Attention, Interest, Desire, Action

Read the rest

14 Misconceptions About Leadership

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความเข้าใจผิด 14 ประการในเรื่องภาวะผู้นำ

     ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับภาวะผู้นำ เช่น ผู้นำคือผู้ที่มีความสามารถพิเศษกว่าคนทั่วไป อาจส่งผลได้ทั้งทางบวกและทางลบ ผลในทางบวกคือ เกิดเป็นความศรัทธาและความเชื่อมั่นในตัวผู้นำ ส่วนผลในทางลบคือ การวางมือ ปล่อยให้ผู้นำได้ใช้ความสามารถที่เป็นพิเศษนั้นดำเนินการไปเพียงลำพัง โดยทีมงานคอยแต่จะรับคำสั่งและความช่วยเหลือจากผู้นำ
    ถึงจะมีผลในทางบวกอยู่บ้าง แต่ความเข้าใจผิดก็คือความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ผู้นำที่ดีจะไม่ปล่อยให้ความเข้าใจผิดนั้นคงมีอยู่ต่อไปแม้ความเข้าใจผิดนั้นจะเกิดประโยชน์แก่ตน เพราะหากปล่อยให้ทีมงานได้ทราบความจริงด้วยตนเองในภายหลังว่า ผู้นำที่แท้ก็เป็นปุถุชนคนหนึ่งที่มีโอกาสผิดพลาดและมีความสามารถจำกัดเช่นเดียวกับคนอื่นๆ คนเหล่านั้นอาจไม่ได้คิดว่าที่ผู้นำไม่ได้ออกมาชี้แจงข้อเท็จจริงให้ทีมงานทราบ เป็นเพราะการมองข้ามความจำเป็นในเรื่องนี้ แต่พวกเขาอาจคิดไปได้ว่า ผู้นำตั้งใจสร้างความเข้าใจผิด หรือตั้งใจหลอกให้พวกเขาเข้าใจเช่นนั้น ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการทำงานเป็นทีม

     ความเข้าใจผิดในเรื่องภาวะความเป็นผู้นำ มีมากมาย แต่ที่พบเห็นกันบ่อยๆ มี 14 ประการ ดังนี้

1. ผู้นำ ถ้าไม่มั่นใจก็คงไม่สั่ง (Leaders are confident in their

Read the rest