สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ปัจจัย 5 ประการเพื่อความสำเร็จของทีมงาน
การพัฒนาผลการปฏิบัติงานของทีมงาน ทำได้สองแนวทาง
1. สร้างพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
เป็นการนำงานเขียนที่มีชื่อเสียงของ Patrick Lencioni ในหนังสือ The Five Dysfunctions of a Team ซึ่งกล่าวถึงพฤติกรรม 5 ประการที่ไม่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน มาพิจารณาในมุมกลับ ทำให้ได้แนวคิดเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ควรสร้างให้มีขึ้นกับสมาชิกทีมงาน
2. แก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน
เป็นการประมวลความบกพร่องหรือปัญหาที่เกิดขึ้นกับการปฏิบัติงานของทีมงานอันเป็นผลมาจากประสิทธิภาพในการบริหารของผู้บริหารหรือหัวหน้าทีม และนำเสนอหนทางแก้ไข
แนวทางแรก เน้นไปที่การสร้างพฤติกรรมที่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
แนวทางที่สอง เน้นไปที่การแก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน
แนวทางที่หนึ่ง: สร้างพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
Patrick Lencioni ได้กล่าวถึงพฤติกรรม 5 ประการที่ไม่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน ได้แก่
• ไม่ไว้ใจและไม่เชื่อใจกัน (Absence of trust)
• กลัวความขัดแย้ง (Fear of conflict)
• ไม่ทุ่มเทและไม่ผูกพันกับงาน (Lack of commitment)
• ไม่ใช่ธุระกงการของฉัน (Avoidance of accountability)
• ไม่สนใจผลงานของทีม (Inattention to results)
แนวทางนี้จึงเป็นการนำพฤติกรรมที่ตรงข้ามกับแนวคิดดังกล่าว มาปรับปรุงให้เป็นพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมซึ่งควรสร้างให้เกิดขึ้นกับทีมงาน ประกอบด้วย
1. มีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน (Trust among team members)
การสร้างความรู้สึกไว้วางใจกันในหมู่สมาชิกทีมงาน จำเป็นต้องใช้เวลา ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมมีส่วนเป็นอย่างมากในการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการไม่เชื่อใจและไม่ไว้วางใจกัน ให้มาเป็นความไว้เนื้อเชื่อใจกัน เช่น ด้วยการให้สมาชิกทีมงานแต่ละคนยอมเปิดเผยจุดอ่อนและความกลัวของตนให้สมาชิกคนอื่นทราบ ซึ่งนอกจากจะเป็นการสร้างความรู้สึกว่าสมาชิกผู้นั้นไว้ใจที่จะบอกเรื่องที่เป็นความลับหรือความบกพร่องส่วนตัวของตนออกมาแล้ว ยังเป็นข้อมูลที่สมาชิกแต่ละคนจะได้ทราบว่าควรให้การช่วยเหลือหรือสนับสนุนการดำเนินงานของสมาชิกนั้นอย่างไร เมื่อใด และเป็นข้อมูลให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมได้ใช้ในการพิจารณามอบหมายภารกิจให้เหมาะสมกับความรู้ความสามารถของสมาชิกแต่ละคนโดยที่ไม่ไปฝืนจุดอ่อนของสมาชิกผู้นั้นมากเกินไปจนเสี่ยงต่อความล้มเหลวของภารกิจ
2. พร้อมแลกเปลี่ยนความคิดเห็น (Prepare to engage in debate around ideas)
ความไม่เห็นพ้องกันอาจนำไปสู่ความขัดแย้ง การกลัวความขัดแย้งนี้เองที่ทำให้สมาชิดต่างสงวนท่าทีไม่แสดงความไม่เห็นพ้องนั้นออกมาทั้งๆ ที่ความจริงแล้ว ความไม่เห็นพ้องก็เป็นเพียงมุมมองที่แตกต่างออกไป เป็นมุมมองใหม่หรือข้อมูลที่เพิ่มขึ้นมาซึ่งน่าจะมีประโยชน์มากกว่าโทษ ดังนั้น เมื่อมีความเห็นต่างเกิดขึ้น สมาชิกทีมงานควรกล้าที่จะแสดงความเห็นนั้นออกมาเพื่ออภิปรายแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน และไม่พลาดโอกาสที่จะได้ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหา การกระตุ้นและให้เวลาสมาชิกได้แสดงความคิดเห็น แทนที่จะรีบด่วนสรุป เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้ได้ความคิดดีๆ และนับเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่ทำให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานเป็นทีม
การแสดงความเห็นต่าง และการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นต่อความเห็นที่แตกต่างออกไปนั้น จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นนั้นทำด้วยเหตุผล ไม่ใช้อารมณ์เข้าใส่กัน การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่ดีมีความหมายรวมไปถึงการเป็นผู้ฟังที่ดี การฟังอย่างสงบนอกจากจะเป็นการให้เกียรติผู้พูดแล้ว ยังเป็นการสร้างมิตรภาพให้เกิดขึ้นในหมู่สมาชิกทีมงานอีกด้วย
3. มุ่งมั่นผูกพันกับการตัดสินใจและแผนการปฏิบัติ (Learn to commit to decisions and plan of action)
ผลสำเร็จของทีมจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อทีมมีความมุ่งมั่นผูกพันกับผลการตัดสินใจหรือข้อตกลงของทีม หากสมาชิกไม่มีความมุ่งมั่นหรือโลเล ก็ยากที่ทีมจะประสบความสำเร็จ ความมุ่งมั่นที่มีต่อเป้าหมายของทีม ช่วยให้เกิดความสามัคคีที่จะทำภารกิจให้สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด ความเข้าใจในขีดความสามารถของเพื่อนสมาชิกและความไว้วางใจที่มีต่อเพื่อนสมาชิกด้วยกัน (ดูข้อ 1) การยอมรับในข้อยุติหรือข้อตกลงที่ได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกันของทีม (ดูข้อ 2) และความมุ่งมั่นทุ่มเทให้กับข้อตกลงหรือเป้าหมาย จะช่วยให้สมาชิกทีมงานพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ยอมรับภารกิจที่อาจไม่เท่าเทียมกันโดยไม่คิดหยุมหยิมในเรื่องการได้เปรียบเสียเปรียบในการทำงาน
4. รับผิดชอบร่วมกันในการกระทำตามแผน (Hold one another accountable against their plans)
สมาชิกทีมงานจะต้องหมั่นพูดคุย ทบทวน หารือและช่วยกันแก้ปัญหาอุปสรรคที่กีดขวาง เพื่อให้มั่นใจว่า การดำเนินการมีความก้าวหน้า อาจจัดให้มีการประชุมเฉพาะกิจ (ad hoc meeting) เพื่อพิจารณาปัญหาเรื่องใดเป็นการเฉพาะ หรือเพื่อประสานการดำเนินการระหว่างหน่วยงานหรือกลุ่มต่างๆ ให้มั่นใจว่างานได้มีความก้าวหน้าและสอดคล้องกับแผนงานที่วางไว้ เมื่อการทำงานมีความสอดคล้องกัน สมาชิกจะไม่รู้สึกตะขิดตะขวงที่จะแจ้งความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในความรับผิดชอบของตน ในขณะเดียวกัน ก็จะมีความสะดวกใจมากขึ้นในการเสนอความคิดเพื่อการแก้ไขปัญหาอุปสรรคของเพื่อนร่วมทีมโดยไม่กลัวจะถูกเข้าใจผิดว่าไปยุ่งในเรื่องของคนอื่น
5. มุ่งเน้นผลโดยรวมที่จะได้รับ (Focus on achieving collective results)
สมาชิกทุกคนต้องยอมรับในวิสัยทัศน์และพันธกิจของทีม โดยถือว่าเป้าหมายของทีมเป็นความรับผิดชอบร่วมกันที่ต้องทำให้สำเร็จ เช่น หากผลกำไรของกิจการเป็นเป้าหมายสำคัญของทีมผู้บริหาร ก็ควรให้การสร้างกำไรเป็นความสำคัญในลำดับต้น และจะต้องใช้เวลาของทุกหน่วยงานไปกับการสร้างความสามารถในการทำกำไรของกิจการ การให้ความสำคัญไปกับเรื่องที่ไม่สนับสนุนเป้าหมายของทีม อาจทำให้ทีมงานต้องพบกับความล้มเหลว ทุกองค์กรล้วนมีเรื่องท้าทายให้ต้องปฏิบัติ แก้ไข หรือปรับปรุงให้ดีขึ้น การที่สมาชิกทีมงานมีความเชื่อใจกัน กลมเกลียว มุ่งมั่นต่อเป้าหมาย มีความรับผิดชอบร่วมกัน จะเป็นสภาพแวดล้อมที่ช่วยพัฒนาผลการปฏิบัติงานและส่งเสริมความร่วมมือในการพัฒนาความสามารถโดยรวมของทีมงาน ช่วยให้สมาชิกแต่ละคนสามารถดึงความสามารถของตนออกมาใช้ให้มากที่สุด
แนวทางที่สอง: แก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน
ปัจจัยทางการบริหารที่มักเป็นสาเหตุให้ทีมงานปฏิบัติงานได้ไม่มีประสิทธิภาพและไม่ประสบผลสำเร็จ ได้แก่
• ขาดความชัดเจนในบทบาทหน้าที่ (Lack of clarity and focus)
• สมาชิกมีความสามารถไม่พอที่จะปฏิบัติภารกิจ (Lack of ability)
• สมาชิกขาดความเชื่อมั่นในการทำงาน (Lack of confidence)
• เป้าหมายและภารกิจไม่ชัดเจน (Lack of direction)
• ขาดแรงจูงใจในการทำงาน (Lack of motivation)
ปัญหาทั้งหมดที่กล่าวมา เป็นปัญหาในด้านการบริหารที่ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมงานต้องจัดการแก้ไขโดยรีบด่วนด้วยการ
1. กำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน (Specify clear responsibilities)
ถ้าสมาชิกทีมงานเฝ้าแต่ถามอยู่ว่า พวกเขาควรทำอะไรในภารกิจ ควรทำเมื่อไร หรือควรทำอย่างไร นั่นแสดงว่า ผู้ปฏิบัติงานยังไม่เข้าใจในบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมงานจึงควร
o กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำภารกิจดังกล่าวให้ชัดเจน
o ให้ข้อมูลป้อนกลับ เพียงพอที่จะทำให้สมาชิกทราบได้ว่า ผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นอย่างไร ตรงตามความคาดหวังหรือไม่
o ภารกิจหลายเรื่องใช้เวลาในการปฏิบัติค่อนข้างยาวนานหรือต่อเนื่อง ผู้นำหรือผู้บริหารทีมงานจึงควรหมั่นทบทวนผลการปฏิบัติงานเพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกทีมงานทุกคนยังเข้าใจบทบาทหน้าที่และความคาดหวังของผู้นำได้อย่างถูกต้อง ในการบริหารทีมงาน มักจะพบอยู่เสมอว่าสมาชิกได้ใช้เวลาค่อนข้างมากไปกับเรื่องที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบของตน เช่นใช้เวลาไปกับการจัดรูปแบบหรือรูปร่างหน้าตาของรายงาน แทนที่จะเป็นเนื้อหาของรายงาน ความเข้าใจผิดเหล่านี้ส่งผลให้งานล่าช้า เป็นความเข้าใจในบทบาทหน้าที่การงานของสมาชิกที่ต้องได้รับแก้ไขให้ถูกต้องโดยเร็วที่สุด
2. พัฒนาความรู้ความสามารถของทีมงาน (Provide skill and knowledge)
ผลการปฏิบัติของสมาชิกบางคนหรือทั้งทีมงานอาจต่ำกว่าที่ควรเป็นอันเนื่องมาจากมีความรู้หรือทักษะใม่เพียงพอกับการปฏิบัติ ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมจึงควร
o ประเมินว่าสมาชิกหรือทีมงานต้องการได้รับการฝึกอบรมหรือคำแนะนำในเรื่องใดเป็นการเพิ่มเติม
o ตัดสินใจว่าภารกิจใดเหมาะสมหรือไม่เหมาะสมสำหรับสมาชิกหรือทีมงาน
o สมาชิกหรือทีมงาน มีทรัพยากรเพียงพอหรือเหมาะสมกับการปฏิบัติภารกิจหรือไม่ ทั้งในรูปของบุคคลากร เวลา วัสดุ หรืองบประมาณ
o ประสานกับผู้บริหารในระดับเหนือขึ้นไปเพื่อให้มั่นใจว่าผู้บริหารระดับสูง เข้าใจในระดับความรู้และทักษะของทีมงาน มีความคาดหวังผลสำเร็จในระดับที่สอดคล้องกับศักยภาพของทีมงาน พร้อมทั้งรายงานหรือขอรับความช่วยเหลือเมื่อมีปัญหาหรืออุปสรรคที่ส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน
o ในกรณีจำเป็นต้องเพิ่มจำนวนสมาชิกทีมงาน หัวหน้าทีมควรให้ความสำคัญกับการพิจารณาคุณสมบัติของสมาชิกใหม่ให้เหมาะสมกับภารกิจที่กำลังปฏิบัติหรือที่จะปฏิบัติต่อไป
3. สร้างความมั่นใจในความสำเร็จให้แก่ทีมงาน (Reassure the ability)
หลังจากที่องค์กรได้ปรับเปลี่ยนโครงสร้างหรือมีการควบรวมกิจการ ทีมงานอาจมีภารกิจหรือบทบาทใหม่ให้ต้องปฏิบัติ ผลการปฏิบัติงานอาจต่ำกว่าที่ควรเป็นอันเนื่องมาจากทีมงานอาจไม่มีความมั่นใจว่าตนจะมีความสามารถเพียงพอที่จะปฏิบัติภารกิจตามบทบาทหรือกระบวนการทำงานใหม่นั้นหรือไม่ ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมจึงควรสังเกตสมาชิกที่แม้จะมีคุณสมบัติเหมาะสมกับภารกิจ แต่ผลการปฏิบัติงานอาจต่ำกว่าที่ควรเป็น ว่าเป็นเพราะ
o สมาชิกผู้นั้นขาดทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติภารกิจใหม่ หรือเป็นเพราะขาดความสนใจที่จะปรับตัวและเรียนรู้ทักษะใหม่ที่จำเป็น
o สมาชิกผู้นั้นแม้จะมีทักษะที่เพียงพอกับการปฏิบัติภารกิจ แต่อาจไม่สามารถเข้ากับทีม หรือถูกกีดกันออกจากทีม
การค้นหาสาเหตุการขาดความมั่นใจในการปฏิบัติภารกิจ เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรงของผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมงานเพราะเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่ทำให้ผลการปฏิบัติงานตกต่ำ
4. กำหนดเป้าหมายและภารกิจให้ชัดเจน (Define clear goal and task)
การขาดเป้าหมายและทิศทางการทำงานที่ชัดเจน เป็นปัญหาพื้นฐานที่พบได้ทั่วไปในการปฏิบัติภารกิจของทีมงาน เป้าหมายที่กำหนดไว้ไม่ชัดเจน เป็นสาเหตุให้ทีมงานปฏิบัติงานได้ต่ำกว่าที่ควรเป็น บ่อยครั้งที่ปัญหานี้เป็นผลมาจากผู้บริหารมีวาระซ่อนเร้น ซึ่งนอกจากจะกระทบต่อผลการปฏิบัติงานแล้ว ยังสร้างความหวาดระแวงและความไม่ไว้วางใจให้เกิดกับทีมงานด้วย ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมจึงควรตรวจสอบให้มั่นใจว่าได้กำหนดเป้าหมายและให้รายละเอียดของภารกิจไว้อย่างชัดเจนเท่าที่จะสามารถทำได้แล้ว
5. สร้างแรงจูงใจให้กับทีมงาน (Provide appropriate motivation)
อาจมีสมาชิกบางคน หรือทีมงานบางทีม ไม่สนใจในคุณภาพของงาน หรืออาจไม่มีแรงจูงใจที่จะทำงานกันต่อไป การไม่มีแรงจูงใจในการทำงานมีที่มาจากหลายสาเหตุ เช่น จากปัญหาส่วนบุคคล, การไม่มีโอกาสก้าวหน้าในชีวิตการทำงาน, การขาดทรัพยากรที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมจึงควร
o ใช้ระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อสร้างแรงจูงใจให้คนทำงานให้มีคุณภาพมากขึ้น
o ให้ข้อมูลป้อนกลับเป็นระยะๆ อย่างสม่ำเสมอแก่สมาชิกทีมงานแต่ละคนว่าผลการปฏิบัติงานของพวกเขาเป็นไปตามที่คาดหวังหรือไม่
o ค้นหาสาเหตุที่สมาชิกหรือทีมงานไม่มีแรงจูงใจในการทำงาน และจัดการแก้ไขที่สาเหตุ
ปัจจัยสำคัญ 5 ประการต่อความสำเร็จของทีมงานต่างพื้นที่
นอกเหนือจากแนวทางการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมทั้งสองแนวทางที่กล่าวมาแล้ว จากความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีการสื่อสาร ทำให้เห็นทีมงานที่ประกอบด้วยสมาชิกซึ่งทำงานอยู่คนละพื้นที่ (virtual team) มากขึ้น ทีมงานที่มีที่ตั้งอยู่คนละพื้นที่ จะมีลักษณะการทำงานโดยธรรมชาติที่ต่างออกไปจากทีมงานในพื้นที่เดียวกัน ดังนั้น แม้จะมีแนวทางการพัฒนาประสิทธิภาพทีมงานซึ่งเป็นที่ยอมรับกันทั่วไปแล้ว แต่ก็ยังมีจุดเน้นที่ควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ ดังนี้
1. ความไว้วางใจ (Trust)
พื้นฐานความสำเร็จของการทำงานเป็นทีม ไม่ว่าจะอยู่ร่วมพื้นที่เดียวกัน หรือต่างพื้นที่ คือความไว้วางใจซึ่งกันและกัน แต่สำหรับทีมงานต่างพื้นที่ซึ่งแทบไม่มีโอกาสได้พบปะพูดคุยหรือมีกิจกรรมร่วมกัน การสร้างความไว้วางใจให้เกิดขึ้นจึงเป็นเรื่องที่ยากกว่าทีมงานที่อยู่ในพื้นที่เดียวกัน ความไว้วางใจเป็นความรู้สึกทางจิตวิทยาที่ต้องใช้เวลาสร้างสมประสบการณ์ การสร้างความรู้สึกผูกพันร่วมกันในภารกิจและเพิ่มโอกาสที่สมาชิกจะได้มาพบกันหรือรู้จักกันเป็นการส่วนตัว จึงเป็นกิจกรรมเสริมที่ต้องทำให้กับทีมงานต่างพื้นที่ เป็นพิเศษมากกว่าสมาชิกที่ทำงานอยู่ร่วมพื้นที่เดียวกัน
ผลการวิจัยพบว่า การมีความไว้วางใจซึ่งกันและกันมากๆ ส่งผลต่อการปฏิบัติงานที่ดีขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับทีมงานต่างพื้นที่
2. การประสานงาน (Collaboration)
ทีมงานต่างพื้นที่ซึ่งมีสมาชิกกระจายกันอยู่ในพื้นที่ต่างๆ ควรนำความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีมาใช้เป็นเครื่องมือส่งเสริมการประสานงานของทีม ยกระดับการทำงานร่วมกัน และดึงศักยภาพของแต่ละคนออกมาให้ได้มากที่สุด เทคโนโลยีดังกล่าว เช่น software ที่ใช้ในการบริหารงานโครงการซึ่งช่วยให้การประสานการทำงานของทีมงานต่างพื้นที่ทำได้สะดวกขึ้น ทั้งในเรื่องสายการทำงานที่ทุกคนสามารถเห็นได้ว่าสมาชิกคนอื่นกำลังทำอะไรอยู่ มีความก้าวหน้าไปมากน้อยเพียงใด และมีปัญหาอุปสรรคอะไรที่ควรให้ความช่วยเหลือ
3. การจูงใจ (Motivation)
หัวหน้าทีมงานต่างพื้นที่จะต้องพยายามให้สมาชิกทุกคนมีความมุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายด้วยการ
o ให้ทุกคนมีความรู้สึกมีส่วนร่วม เช่น ในการตัดสินใจ
o ชี้แจงให้สมาชิกได้เข้าใจความสำคัญของภารกิจที่มีต่อองค์กร
o ยกย่องและให้รางวัลความสำเร็จที่สมาชิกหรือทีมงานได้ทำสำเร็จ
การรู้จักประวัติความเป็นมาและอุปนิสัยของสมาชิกทีมงาน รู้ว่าพวกเขามีความรู้ความสามารถและข้อบกพร่องอย่างไร จะช่วยให้หัวหน้าทีมงานสร้างแรงจูงใจและแรงบันดาลใจให้สมาชิกได้ดีขึ้น ประสานเป้าหมายส่วนบุคคลของสมาชิกเข้ากับภารกิจของทีมงานเพื่อให้เกิดเป็นความมุ่งมั่นที่จะสร้างสรรค์ผลงานและความสำเร็จของภารกิจ
4. อิสระในการทำงาน (Autonomy)
การสร้างความมุ่งมั่นในการทำงาน นอกจากจะสร้างแรงจูงใจให้เกิดกับทีมงานแล้ว ยังทำให้เกิดความรู้สึกรับผิดชอบทั้งต่อภารกิจของตนและผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับผู้อื่น การมอบหมายงานที่สอดคล้องกับความรู้ความสามารถของสมาชิกและให้อิสระในการทำงานตามความรู้และขอบเขตความรับผิดชอบ จะช่วยให้สมาชิกแสวงหาความคิดริเริ่มเพื่อทำภารกิจให้สำเร็จ การอนุญาตให้สมาชิกวางแผนการทำงานของตนว่าสมควรจะปฏิบัติงานนั้นเมื่อไรและอย่างไร ช่วยกระตุ้นความกระตือรือร้นและความรับผิดชอบในการทำงานได้ดีกว่าการที่ต้องทำตามคำสั่งในทุกขั้นตอน
วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้หัวหน้างานสามารถลดความเสี่ยงในการให้อิสระการทำงานแก่สมาชิกทีมงาน คือ การกำหนดกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติ และให้สมาชิกทีมงานมีอิสระกำหนดรายละเอียดการปฏิบัติด้วยตนเอง วิธีนี้จะช่วยให้สมาชิกไม่ต้องมาลองผิดลองถูกว่าควรใช้กระบวนการใดในการทำงาน ช่วยลดความสิ้นเปลืองของทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติ เช่น เวลา และวัตถุดิบ
5. การสื่อสาร (Communication)
โดยเหตุที่ทีมงานต่างพื้นที่ ทำงานประจำกันอยู่คนละแห่งและไม่ค่อยมีโอกาสได้มาพบกันแบบตัวเป็นๆ ทีมงานจึงควรเปิดโอกาสให้สมาชิกทั้งหลายได้สื่อสารกันให้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูลป้อนกลับ (feedback) และการเข้าถึงเครือข่ายการสื่อสาร ทั้งระหว่างหัวหน้าทีมงานกับสมาชิก และระหว่างสมาชิกด้วยกันเอง ซึ่งจะช่วยให้การทำงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นไม่ติดขัด
แม้ในปัจจุบัน จะมีช่องทางการสื่อสารมากมายที่ช่วยให้ทีมงานสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ตลอดเวลาเหมือนนั่งอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นด้วยการใช้ skype หรือ video conference แต่ถึงกระนั้น การจัดให้มีการประชุมร่วมกันแบบเห็นหน้าจริงๆ ก็ยังเป็นสิ่งจำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะ 2-3 เดือนแรกหลังการสร้างทีมขึ้นมา โดยถือเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเปิดตัว (kick-off strategy) การประชุมในลักษณะดังกล่าวจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ ความไว้วางใจ และความสำนึกในความรับผิดชอบร่วมกันให้เกิดขึ้นกับสมาชิกทั้งหลายได้มากขึ้น
นอกเหนือจากบริบททั้งสามที่กล่าวมา ก็มีองค์กรบางแห่งซึ่งได้รับการยอมรับในเรื่องการมีทีมงานที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน เช่น Google ที่ให้ความเห็นเกี่ยวกับความสำเร็จของตนว่าสืบเนื่องมาจากปัจจัย 5 ประการที่เรียกว่า
1) ความรู้สึกอบอุ่นปลอดภัย (Psychological safety) สมาชิกทีมงานมีความรู้สึกปลอดภัยที่จะทำในสิ่งที่มีความเสี่ยงหรือที่ต้องใช้ความคิดริเริ่ม รู้สึกว่าตนมีคุณค่าสำหรับหัวหน้าทีมและสมาชิกทีมงานคนอื่น
2) ความเชื่อมั่นในความสามารถของทีมงาน (Dependability) สมาชิกทีมงานทั้งหลายสามารถทำภารกิจให้สำเร็จลงได้ภายในเวลาและมาตรฐานการทำงานของ Google
3) มีโครงสร้างและความชัดเจน (Structure & clarity) สมาชิกทีมงานมีบทบาทหน้าที่ แผนงาน และเป้าหมายที่ชัดเจน
4) มีความหมาย (Meaning) งานของสมาชิกทีมงานแต่ละคน มีความหมายและความสำคัญต่อสมาชิกทีมงานคนอื่นๆ ทั้งหมด
5) สร้างการเปลี่ยนแปลง (Impact) สมาชิกทีมงานคิดว่าภารกิจของตนมีผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้
ปัจจัย 5 ประการเพื่อความสำเร็จของทีมงาน อาจมีชื่อเรียกแตกต่างกันไปในแต่ละบริบท แต่ทุกบริบทจะมีลักษณะร่วมที่สำคัญร่วมกันอยู่ ได้แก่ ความไว้วางใจระหว่างกัน, ความชัดเจนของบทบาทหน้าที่, ความมุ่งมั่นในเป้าหมายหรือความสำเร็จของภารกิจ, แรงจูงใจ, และการสื่อสาร ทุกปัจจัยไม่ได้มีความเป็นอิสระออกจากกัน ปัจจัยหนึ่งจะส่งผลสนับสนุนอีกปัจจัยหนึ่งจนกลายเป็นโครงข่ายเพื่อความสำเร็จของการทำงานเป็นทีม
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
• 2-Factor Theory [Frederick Hertzberg]
• 4 Dimensions of Management [Birkinshaw]
• 5 Dysfunctions of a Team [Lencioni]
• 5 Levels of Leadership [John C. Maxwell]
• ABCD Trust Model
• Action Centred Leadership (ACL) [John Adair]
• Effective Goal Setting
• Personal Accountability Model
• Virtual Team Building Exercises
———————————
หมายเหตุ: ผู้เขียนเปิด website สำรองข้อมูล ไว้ที่ drpiyanan.blogspot.com ผู้สนใจสามารถเปิดเข้าอ่านได้เช่นเดียวกับ web นี้ แต่จะมีความยั่งยืนกว่าเพราะสามารถรักษาสถานภาพของ web อยู่ได้โดยไม่ต้องต่ออายุ domain และ hosting เป็นรายปี