5 Functions of Management [Fayol]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
หน้าที่ 5 ประการทางการบริหาร [Fayol]

     Henri Fayol วิศวกรและผู้บริหารอุตสาหกรรมเหมืองแร่ ชาวฝรั่งเศส ได้รับการยกย่องให้เป็นบิดาการบริหารงานสมัยใหม่ และบิดาสำนักการบริหารเชิงระบบ ได้นำเสนอทฤษฎีการบริหารธุรกิจที่เรียกว่า Fayolism เพื่อให้ความรู้ด้านการบริหาร Fayol เห็นว่า ธุรกิจและอุตสาหกรรมได้พัฒนาและมีความความซับซ้อนมากขึ้น องค์กรจำเป็นต้องมีการบริหารที่เป็นมืออาชีพมากกว่าที่เป็นอยู่ จึงได้เขียน หลักการบริหาร 14 ประการ (14 Principles of Management) ขึ้นมาในปี ค.ศ. 1916 และจากประสบการณ์ความสำเร็จในฐานะผู้บริหารกิจกรรมอุตสาหกรรมเหมืองแร่ขนาดใหญ่ของประเทศฝรั่งเศส เขาได้แจกแจงกิจกรรมในธุรกิจอุตสาหกรรมออกเป็น 6 ประเภท ได้แก่ กิจกรรมด้านเทคนิค, การค้า, การเงิน, ความปลอดภัย, บัญชี, และการบริหาร
     ในส่วนของกิจกรรมการบริหาร Fayol ได้เขียนเป็นทฤษฎีเรียกว่า หน้าที่ 5 ประการทางการบริหาร (5 Functions of Management) ประกอบด้วย การวางแผนงาน (Planning), การจัดโครงสร้างการทำงาน (Organizing), การสั่งงาน (Commanding), การประสานงาน (Coordinating), การควบคุมและติดตามงาน (Controlling) หน้าที่ดังกล่าวมีความเป็นสากลซึ่งผู้บริหารทุกคนต้องปฏิบัติเป็นกิจวัตรประจำวัน โดยในการทำหน้าที่ดังกล่าว จำเป็นต้องนำหลักการบริหาร 14 ประการ มาใช้ร่วมกันด้วย

1. การวางแผนงาน (Planning)
     การวางแผน เป็นกระบวนการทางความคิด เป็นการมองไปข้างหน้าอย่างเป็นระบบโดยอาศัยทั้งข้อเท็จจริงและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับนำไปปฏิบัติ การวางแผนเป็นการเชื่อมสถานะในปัจจุบันกับสถานะที่ต้องการให้เกิดขึ้นในอนาคตเข้าด้วยกัน
     ตามความเห็นของ Fayol การวางแผนเป็นหน้าที่ที่สำคัญที่สุดในบรรดาหน้าที่ทั้ง 5 ประการทางการบริหาร ผู้บริหารต้องสร้างแผนการปฏิบัติ (plans of actions) ที่ประกอบด้วย
   1.1 การมีส่วนร่วมอย่างจริงจังจากทุกหน่วยในองค์กร เชื่อมโยงสายการบังคับบัญชาทุกช่วงชั้นเพื่อการประสานความร่วมมือในระดับต่างๆ ในแต่ละช่วงเวลาที่ระบุไว้ในแผน
   1.2 ความละเอียดถี่ถ้วนในการใช้ทรัพยากร ระบุประเภท ความสำคัญของงาน และแนวโน้มที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต โดยนำทรัพยากรขององค์กรและความสามารถในการทำงานของพนักงานเข้ามาประกอบการวางแผนการปฏิบัติ
   1.3 แผนงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว ครอบคลุมรายละเอียดทั้งแผนงาน การปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติ กำหนดการทบทวนเพื่อปรับแผนงานไปพร้อมกับความก้าวหน้าในการปฏิบัติ การประเมินสถานการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กร รวมถึงการจัดเตรียมกลยุทธ์และการดำเนินการที่เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์

     แผนงานเป็นรากฐานของทุกหน้าที่ทางการบริหาร หากขาดการวางแผน องค์กรจะไม่มีทิศทางการดำเนินการและไม่สามารถประสานการทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกันได้

2. การจัดโครงสร้างการทำงาน (Organizing)
     การจัดโครงสร้าง เป็นระบบการทำงานร่วมกันขององค์ประกอบต่างๆ สิ่งสำคัญที่สุดสองประการในการจัดโครงสร้าง คือ (1) องค์ประกอบ (parts) ซึ่งหมายถึงทรัพยากรทั้งที่เป็นด้านกายภาพและบุคคล (2) ความสัมพันธ์ (relationship) ซึ่งหมายถึงความเกี่ยวข้องสัมพันธ์ในเรื่องอำนาจหน้าที่ของบุคคล งาน และหน่วยงาน เพื่อให้องค์ประกอบทั้งหลายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     การวางแผนงาน (ดูข้อ 1) มีผลให้ต้องจัดโครงสร้างงานเพื่อให้สามารถนำแผนไปปฏิบัติ การจัดโครงสร้างงานจะมุ่งเน้นไปในเรื่องที่ว่า จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแผนได้อย่างไร การจัดองค์กรมีลำดับการดำเนินการ ดังนี้
   2.1 แตกแผนงานออกเป็นกิจกรรมที่ทำให้บรรลุเป้าหมาย
   2.2 จัดกลุ่มกิจกรรมเข้าเป็นหน่วยงาน
   2.3 เลือกรับบุคลากร แต่งตั้งหัวหน้าหน่วยงาน จัดเงินทุน บุคลากร วัตถุดิบ และโครงสร้างการทำงานที่สอดคล้องกับการดำเนินงานขององค์กร โครงสร้างองค์กรมีความสัมพันธ์โดยตรงกับหน่วยงาน การเพิ่มหน่วยงานจะส่งผลให้โครงสร้างองค์กรขยาย และจำเป็นต้องมีช่วงชั้นการบริหารจัดการเพิ่มมากขึ้น
   2.4 มอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ตรงกับความสามารถ รวมถึงเส้นทางการรายงานทั้งภายในและระหว่างหน่วยงาน
   2.5 พัฒนาบุคลากรให้มีทักษะและความรู้ที่เพียงพอกับการทำงานอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้องค์กรมีทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้ดีกว่าองค์กรอื่น

     เมื่อนำหลักหลักการบริหาร 14 ประการ (14 Principles of Management) ของ Fayol มาพิจารณาประกอบ จะเห็นได้ว่า หน้าที่การจัดโครงสร้างการทำงานนี้มีความเกี่ยวข้องกับหลักการบริหารดังกล่าว ที่เห็นขัดๆ ถึง 5 ข้อ ได้แก่
  • ข้อ 1. การแบ่งงานกันทำ (Division of Work)
  • ข้อ 2. อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility)
  • ข้อ 4. เอกภาพการบังคับบัญชา (Unity of Command)
  • ข้อ 5. เอกภาพทิศทางการดำเนินการ (Unity of Direction)
  • ข้อ 9. สายการบังคับบัญชา (Scalar Chain)

     โครงสร้างองค์กรที่ดี มีผลโดยตรงต่อสายการทำงาน การตัดสินใจ ความสามารถในการสร้างผลผลิต และกำไรของธุรกิจ นอกจากนั้นยังช่วยไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด ความสับสน ความไม่จงรักภักดีต่อองค์กร และการวางเฉยต่อการดำเนินการใดๆ ที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบโดยตรงของตน การจัดโครงสร้างองค์กรจึงเป็นหน้าที่ทางการบริหารที่สำคัญยิ่งอีกหน้าที่หนึ่ง

3. การสั่งงาน (Commanding)
     การสั่งงานที่ช่วยให้งานประสบผลสำเร็จ
   3.1 ผู้บริหารต้องแจ้งเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จ และนโยบายของบริษัทให้พนักงานทราบ
   3.2 มีแนวทางการปฏิบัติ (instruction) และคำสั่งที่ชัดเจน สอดคล้องกับงานที่มอบหมาย ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและบังเกิดผลแล้ว ยังช่วยสร้างขวัญกำลังใจและแรงจูงใจในการทำงานให้พนักงานได้มั่นใจว่าเขามีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จในการทำงาน
   3.3 กำกับดูแลการทำงานด้วยความเข้าใจในอุปนิสัยและความรู้ความสามารถของพนักงาน สร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานมีความมุ่งมั่นที่จะทำงานให้บรรลุเป้าหมายด้วยการทำให้เป็นตัวอย่าง
   3.4 ให้คุณให้โทษพนักงานตามมาตรฐานการทำงานและผลการตรวจประเมิน ไม่ใช่ตามอำเภอใจหรือตามความรู้สึกของผู้บริหาร

4. การประสานงาน (Coordinating)
     เป็นหน้าที่ทางการบริหารอีกหน้าที่หนึ่งซึ่งส่งผลโดยตรงต่อผลิตภาพหรือความสามารถในการสร้างผลผลิต (productivity) ของบริษัท ผู้บริหารจะต้อง
   4.1 ให้ความสำคัญกับการประสานงาน Fayol เสนอให้มีการประชุมผู้บริหารเป็นรายสัปดาห์เพื่อหารือแก้ไขปัญหาที่มีร่วมกัน
   4.2 จัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติและกิจกรรมของแต่ละหน่วยงานให้ประสานสอดคล้องกัน
   4.3 สนับสนุนการดำเนินงานของหน่วยงานทั้งหลายในบริษัทให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน และมีผลิตภาพสูงสุด
   4.4 นำการสื่อสารมาใช้เป็นเครื่องมือสร้างความประสานสอดคล้องให้เกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กร
   4.5 ฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนและของหน่วยงาน รวมถึงเข้าใจในบทบาทที่หน่วยงานของตนมีต่อหน่วยงานอื่น

5. การควบคุมและติดตามงาน (Controlling)
     การควบคุมและติดตามงาน เป็นหน้าที่ทางการบริหารที่ช่วยให้มั่นใจว่า การดำเนินการได้เป็นไปตามแผน ผู้บริหารต้อง
   5.1 กำหนดมาตรฐานการทำงานตามวัตถุประสงค์ขององค์กร
   5.2 วัดและรายงานผลการปฏิบัติงานตามที่เกิดขึ้นจริง
   5.3 ประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อเป็นข้อมูลป้อนกลับให้ทราบถึงจุดอ่อนหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน รวมถึงความเบี่ยงเบนใดๆ จากแผนงาน
   5.4 กำหนดกิจกรรม แผนงาน นโยบาย และแนวทางการปฏิบัติเพื่อแก้ไขจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น (corrective action) รวมทั้งมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อนไปจากเป้าหมายอีก

     ทฤษฎีหน้าที่ 5 ประการทางการบริหารของ Fayol เป็นภารกิจโดยทั่วไปทางการบริหารที่ไม่สลับซับซ้อน แม้จะเป็นทฤษฎีที่เขียนไว้เมื่อกว่า 100 ปีที่แล้วซึ่งสภาพแวดล้อมทางการบริหารต่างจากปัจจุบันมาก แต่ก็เป็นภาระหน้าที่หลักทางการบริหารซึ่งจะขาดเสียมิได้แม้ในการบริหารงานสมัยใหม่ เพียงแต่อาจไม่ได้กล่าวถึงมากนักในส่วนของการตั้งเป้าหมายร่วมกัน การช่วยให้คำแนะนำ (coaching)
     มีผู้นำแนวคิดด้านการบริหารของ Fayol ไปเทียบกับแนวคิดของ Frederick Winslow Taylor ทำให้เห็นความแตกต่างในแนวคิดที่สำคัญสองประการ คือ
   (1) Fayol เน้นปัจจัยทางการบริหารและพฤติกรรมของมนุษย์ในองค์กร ส่วน Taylor เน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคนงาน
   (2) Fayol ให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันของหน้าที่ต่างๆ เช่น การสั่งงาน (commanding) ซึ่งต้องนำมาใช้ผ่านการประสานงาน (coordinating) และการควบคุมติดตามงาน (controlling) ในขณะที่ Taylor ให้ความสำคัญกับการปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชา

     ต่อมา Luther Gulick และ Brit Urwick ที่ปรึกษาทางการบริหารชาวอเมริกัน ได้นำหน้าที่ 5 ประการทางการบริหารของ Fayol ไปขยายเพิ่มเติมเป็น 7 ประการและเรียกตามคำขึ้นต้นว่า POSDCoRB ประกอบด้วย
  o Planning กำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์
  o Organizing กำหนดโครงสร้างการใช้อำนาจของหน่วยงาน
  o Staffing เลือก รับ และฝึกอบรมพนักงาน บำรุงรักษาสภาพแวดล้อมการทำงาน
  o Directing ตัดสินใจ ออกคำสั่ง และควบคุมการทำงาน
  o Coordinating สร้างความเชื่อมโยงของทุกส่วนงานในองค์กร
  o Reporting สื่อสารสายการบังคับบัญชาโดยใช้รายงาน บันทึก และการตรวจสอบ
  o Budgeting จัดงบประมาณตามแผนการเงิน บัญชี และการควบคุม

     บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
  • 2 Factor Theory [Frederick Herzberg]
  • 14 Principles of Management [Fayol]
  • Action Plan
  • Circuits of Power and Control
  • Human Relations Theory [Elton Mayo]
  • Organization Design
  • Scientific Management and Taylorism

———————————

หมายเหตุ: ผู้เขียนเปิด website สำรองข้อมูล ไว้ที่ drpiyanan.blogspot.com ผู้สนใจสามารถเปิดเข้าอ่านได้เช่นเดียวกับ web นี้ แต่จะมีความยั่งยืนกว่าเพราะสามารถรักษาสถานภาพของ web อยู่ได้โดยไม่ต้องต่ออายุ domain และ hosting เป็นรายปี

Visits: 7971

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *