4-Frame Model [Bolman and Deal]

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การวิเคราะห์สถานการณ์ปัญหาในองค์กรจาก 4 มุมมอง

     องค์กรเป็นองคาพยพที่ซับซ้อน เต็มไปด้วยบุคลากร แรงจูงใจ สมรรถนะ ข้อจำกัด ฯลฯ การมององค์กรในภาพรวม อาจทำให้ข้ามรายละเอียดที่สำคัญซึ่งเป็นสาเหตุสำคัญของปัญหา Lee Bolman และ Terry Deal จึงได้เสนอแนวคิดเรื่อง Four-Frame Model ซึ่งแนะนำผู้บริหารให้ทำความเข้าใจองค์กรจากมุมมอง (หรือกรอบความคิด) ที่แตกต่างกัน 4 ด้าน วิธีนี้จะช่วยให้ผู้บริหารได้แง่คิดที่แตกต่างกันหลายๆ แบบในการจัดการกับปัญหา
     Lee Bolman และ Terry Deal เสนอ Four-Frame Model ไว้ในหนังสือชื่อ Reframing Organization (1991) โดยกล่าวว่า สถานการณ์และสภาพแวดล้อมขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงและอ่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ผู้นำจึงควรบริหารจัดการปัญหาในองค์กรด้วยการพิจารณาปัญหาจากมุมมองมากกว่าหนึ่งด้าน และเลือกปฏิบัติตามมุมมองหรือกรอบความคิดที่เหมาะกับสถานการณ์ แนวคิดนี้ช่วยให้ผู้บริหารมีความยืดหยุ่น ไม่ติดยึด และมั่นใจว่าได้วินิจฉัย พัฒนา และตัดสินใจให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโดยพิจารณาปัญหาจากมุมมองที่ครอบคลุมแล้ว

     กรอบความคิดแต่ละกรอบประกอบด้วยแนวคิดและข้อสมมุติฐาน ช่วยให้ผู้บริหารได้ข้อมูลมาประกอบกันเป็นความเข้าใจที่เชื่อมโยง รู้ว่ามีอะไรเกิดขึ้น และควรจะทำอย่างไรต่อไป กรอบความคิดทั้ง 4 ได้แก่

  1. กรอบด้านโครงสร้าง (Structural)
     กรอบความคิดนี้มุ่งเน้นที่สถาปัตยกรรมขององค์กร อันได้แก่ เป้าหมาย โครงสร้าง เทคโนโลยี บทบาท ความสัมพันธ์ และการประสานการทำงานขององค์ประกอบดังกล่าว ผังการแบ่งส่วนงานช่วยให้เห็นความรับผิดชอบ การแบ่งงาน กฎระเบียบ ขั้นตอนการปฏิบัติ ระบบ และลำดับบังคับบัญชาซึ่งประสานกิจกรรมที่หลากหลายในองค์กรให้เป็นหนึ่งเดียว โดยมีข้อสมมุติฐานว่า
  • องค์กรเกิดขึ้นเพราะคนสร้าง มีเป้าหมายเพื่อทำสิ่งที่ลำพังใครคนใดคนหนึ่งไม่สามารถทำให้สำเร็จได้
  • ความชำนาญการและการแบ่งงานออกเป็นส่วนงานต่างๆ ช่วยให้เกิดผลการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น
  • สายการบังคับบัญชาควรทำหน้าที่ให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • การควบคุมและการประสานงานมีความสำคัญต่อโครงสร้างการทำงานขององค์กร
  • เมื่อใดที่โครงสร้างไม่สัมพันธ์กัน จะเกิดปัญหา การปรับปรุงหรือออกแบบโครงสร้างองค์กรใหม่ อาจช่วยแก้ปัญหาความไม่สัมพันธ์ด้านโครงสร้างได้

     ในการใช้กรอบความคิดด้านโครงสร้าง ผู้นำจะมุ่งเน้นไปที่เป้าหมาย การปฏิบัติ และการควบคุมทีมงาน ให้ทีมงานมีความรู้สึกรับผิดชอบต่อเป้าหมาย ใช้การตัดสินใจที่สมเหตุสมผลเพื่อประโยชน์ของทีมงานและองค์กร แทนที่จะไปมุ่งเน้นที่ประโยชน์ของใครคนใดคนหนึ่ง
     เวลาที่ต้องการประเมินว่าองค์กรทำงานเป็นอย่างไร อาจต้องคำนึงถึงโครงสร้างเป็นอย่างแรกว่า
   ระบบและกระบวนการทำงานทั้งหมดมีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร
   มีการจัดทำโครงสร้างทางธุรกิจไว้อย่างไร
   มีการใช้เทคโนโลยีและทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรอย่างไร

     การทำความเข้าใจและประเมินกรอบความคิดด้านโครงสร้าง อาจเป็นเรื่องที่ง่ายที่สุดเพราะมีความชัดเจนเป็นรูปธรรม สามารถเห็นโครงสร้างของธุรกิจได้ตรงไปตรงมา และสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ตามความจำเป็นเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้น แต่แม้ว่ากรอบด้านโครงสร้างจะเป็นกรอบความคิดที่วิเคราะห์ง่ายที่สุด มันก็เป็นกรอบความคิดที่สำคัญที่สุด หากโครงสร้างองค์กรของคุณออกนอกรูปนอกรอย (out of whack) ก็ไม่เกิดประโยชน์อะไรที่จะไปจัดการกับกรอบความคิดที่เหลือ สิ่งที่จะต้องทำคือจัดการกับกรอบความคิดนี้ให้เข้าที่ก่อนเพราะกรอบที่เหลือล้วนเป็นผลมาจากโครงสร้างขององค์กร สำหรับผู้จัดการธุรกิจหรือเจ้าของกิจการ ไม่มีงานอะไรที่สำคัญกว่าการทำให้มั่นใจว่าโครงสร้างองค์กรมีความเหมาะสมต่อการทำให้เป้าหมายขององค์กรบรรลุผลสำเร็จ เช่น
  o มีกลยุทธ์ที่ดี
  o มีเป้าหมายที่วัดได้
  o มีการแจกแจงภารกิจที่ชัดเจน
  o มีการแจกแจงความรับผิดชอบและเส้นทางการรายงานผล
  o มีวิธีการวัดและกำหนดเส้นตายที่ยอมรับร่วมกัน
  o มีระบบและระเบียบวิธีการปฏิบัติที่สอดคล้องสัมพันธ์กัน เป็นต้น

  2. กรอบด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource)
     กรอบความคิดนี้มุ่งเน้นการทำความเข้าใจบุคคลและความสัมพันธ์ของบุคคลในองค์กร ทุกคนมีความต้องการ ความรู้สึก ความกลัว อคติ ทักษะ และโอกาสการพัฒนา ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับองค์กร โดยมีข้อสมมุติฐานว่า
  • องค์กรสามารถสนองความต้องการของบุคคล และสอนให้บุคคลสามารถสนองความต้องการขององค์กร
  • งานสำเร็จลงด้วยการกระทำของบุคลากรที่มีความรู้สึกที่ดีทั้งต่อตนเองและต่อองค์กร

     ในการใช้กรอบความคิดด้านทรัพยากรมนุษย์ ผู้บริหารจะให้ความสำคัญกับ
  o ความต้องการ ขวัญกำลังใจ ความเป็นส่วนตัว และแรงจูงใจของพนักงาน
  o การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมกับการทำงาน ให้ความไว้วางใจและมีการสื่อสารกับพนักงานอย่างเปิดเผย
  o การให้สมาชิกทีมงานได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ
  o การเอื้ออำนาจและโอกาสความก้าวหน้า

     ทุกองค์กรล้วนมีบุคลากรเป็นองค์ประกอบ ถึงจะอยู่ในธุรกิจที่เน้นการใช้เทคโนโลยี ก็ยังต้องมีบุคคลที่ควบคุมการใช้เทคโนโลยีนั้น การให้ความสำคัญในเรื่องบุคคลในองค์กรจึงเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จขององค์กรทั้งในระยะสั้นและระยะยาว พนักงานที่มีความสุขและแรงจูงใจ คือผู้สร้างผลทางธุรกิจได้ดีที่สุด

  3. กรอบด้านการเมือง (Political)
     กรอบความคิดนี้มุ่งเน้นเรื่องอำนาจ การแข่งขัน และการได้มาซึ่งทรัพยากรที่มีจำกัด ปัจจัยต่างๆ อาทิ คุณค่า ความเชื่อ ผลประโยชน์ พฤติกรรม และทักษะ จะเป็นสภาพแวดล้อมที่กำหนดการจัดสรรอำนาจและทรัพยากร โดยมีข้อสมมุติฐานว่า
  • การตัดสินใจและการเปลี่ยนแปลงใดๆ จะเกิดขึ้นไม่ได้ถ้าผู้มีประโยชน์ได้เสียและกลุ่มผลประโยชน์สำคัญๆ ไม่ได้เข้ามีส่วนในกระบวนการตัดสินใจ
  • ความขัดแย้งเป็นเรื่องปกติเพราะทุกคนในองค์กรล้วนต้องการความก้าวหน้า
  • ความต้องการของบุคคลแตกต่างจากความต้องการของทีมหรือหน่วยงาน
  • การเมืองในองค์กรสามารถเป็นได้ทั้งยาพิษที่บ่อนทำลายองค์กร และยาหอมที่บำรุงหัวใจและสติปัญญาให้เกิดการสร้างสรรค์และนวัตกรรม

     ในการใช้กรอบความคิดด้านการเมือง ผู้บริหารจะให้ความสำคัญกับ
  o การหาข้อเท็จจริงของการเมืองที่เกิดอยู่ในองค์กร และแก้ปัญหาที่สาเหตุ
  o การต่อรองเพื่อความมั่นคงของทรัพยากรหลัก และเพื่อให้ได้รับการสนับสนุนจากพนักงานในการดำเนินงานต่างๆ
  o การทำความเข้าใจว่าอำนาจอยู่ที่ส่วนใดขององค์กร และจะใช้มันให้เกิดผลได้อย่างไร

     ผู้บริหารจำเป็นต้องระมัดระวังการใช้เครื่องมือการบริหารบางรูปแบบ เช่น การส่งเสริมให้แข่งกันสร้างผลงานจนกลายเป็นความขัดแย้ง แบ่งพวกแบ่งฝ่าย แตกความสามัคคี เกิดการเมืองที่ขยายวงออกไปจนยากที่จะควบคุม ไม่สามารถประสานการทำงานระหว่างทีมงาน

  4. กรอบด้านสัญลักษณ์ (Symbolic)
     กรอบความคิดนี้มุ่งเน้นเรื่องคุณค่า ความศรัทธา ความเป็นมา และวัฒนธรรม ตามกรอบความคิดนี้ สิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรไม่สำคัญเท่ากับผลกระทบที่สิ่งนั้นมีต่อพนักงานและลูกค้า โดยมีข้อสมมุติฐานว่า
  • กฎเกณฑ์ นโยบาย และอำนาจการบังคับบัญชา มีความหมายน้อยกว่าจิตใจ
  • วัฒนธรรม สัญลักษณ์ และจิตใจ (spirit) เป็นพื้นฐานความสำเร็จขององค์กร

     ในการใช้กรอบความคิดด้านสัญลักษณ์ ผู้บริหารจะต้อง
  o ให้ความสำคัญกับความหมายและความพึงพอใจของพนักงาน
  o พลิกวิกฤติให้เป็นโอกาส โดยเฉพาะในช่วงที่มีความยุ่งเหยิงวุ่นวาย
  o ใช้ธรรมเนียมปฏิบัติ สัญลักษณ์ บทบาท และคุณค่าที่มีร่วมกัน เพื่อสร้างความรู้สึกผูกพันและเข้าใจในเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
  o เฉลิมฉลอง แสดงความยินดีเมื่อประสบความสำเร็จในขั้นตอนที่สำคัญ

     นี่อาจเป็นกรอบความคิดที่ยากที่สุดในการทำความเข้าใจและการนำไปใช้ให้เกิดผลสำเร็จ เพราะเป็นกรอบซึ่งต้องการวิธีคิดที่แตกต่างออกไปจากสามกรอบแรก

การนำกรอบความคิดไปใช้ปฏิบัติ
     ในการวิเคราะห์สถานการณ์ Bolman และ Deal เสนอให้ผู้บริหารพิจารณากรอบความคิดแต่ละอันว่าได้เรียนรู้อะไรจากแต่ละกรอบความคิดนั้น และตัดสินใจว่าจะจัดการกับสถานการณ์หรือปัญหานั้นอย่างไร อาจใช้กรอบความคิดหนึ่งและเปลี่ยนมาใช้อีกกรอบความคิดหนึ่ง หรืออาจผสมผสานใช้กรอบความคิดมากกว่าหนึ่งกรอบหรือทั้งสี่กรอบพร้อมกันก็ได้

กรอบด้านโครงสร้าง
     กรอบความคิดนี้เข้าไปจัดการปัญหาได้ดีที่สุดเมื่อ
  • มีการกำหนดบทบาทไว้อย่างชัดเจนในโครงสร้างขององค์กร
  • เป้าหมายมีความเด่นชัด ไม่มีส่วนใดที่ขัดแย้งกันหรือกำกวม
  • เกี่ยวข้องกับปัญหาด้านคุณภาพ

     แม้ว่าหลายคนอาจปฏิเสธการใช้กรอบด้านโครงสร้างในการแก้ปัญหาเพราะรังเกียจความอืดอาดล่าช้าในการแก้ด้วยโครงสร้าง แต่โครงสร้างก็ยังเป็นส่วนที่จำเป็นและสำคัญที่สุดของทุกองค์กร หากปราศจากโครงสร้างที่ดี องค์กรก็จะไม่มีกระบวนการทำงาน ไม่มีการให้การฝึกอบรมแก่พนักงาน หรือไม่มีเทคโนโลยีที่สนับสนุนการทำงาน

กรอบด้านทรัพยากรมนุษย์
     กรอบความคิดนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อประเด็นปัญหาเป็นเรื่องเกี่ยวกับขวัญและแรงจูงใจ และยังเป็นกรอบที่จำเป็นต้องนำมาใช้เมื่อแรงจูงใจและความมุ่งมั่นเป็นปัจจัยที่สำคัญต่อความสำเร็จของโครงการหรือขององค์กร ในการใช้กรอบดังกล่าว ผู้บริหารควรมีทักษะในการสร้างแรงจูงใจ รวมถึงทักษะในการสอนทีมงานเพื่อให้มีความสามารถและความเข้าใจในการแก้ปัญหาการทำงานของตนเอง และมีความกระตือรือร้นที่จะพัฒนาตนเพื่อความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

กรอบด้านการเมือง
     กรอบความคิดนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อการตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้มีประโยชน์ได้เสียหลักหรือจากกลุ่มบุคคลจำนวนมาก กรอบความคิดนี้เกี่ยวข้องกับอำนาจและการเมือง การรู้ว่าจะชี้นำแนวคิดนี้ให้เกิดผลสำเร็จได้อย่างไรจึงเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด

กรอบด้านสัญลักษณ์
     กรรอบความคิดนี้ใช้ได้ดีที่สุดเมื่อเป้าหมายขาดความชัดเจน หรือเมื่อผู้บริหารต้องการช่วยทีมงานหรือองค์กรผ่านช่วงเวลาที่ยุ่งยากลำบาก หรือเมื่อเกิดความขัดแย้งกับทีมงาน ในการนำไปใช่ผู้บริหารจำเป็นต้องทบทวนหรือปรับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กรให้มีความชัดเจนและมีแรงบันดาลใจ เข้าใจว่าจะวางกลยุทธ์ให้ไปในทิศทางเดียวกับวัฒนธรรมและคุณค่าขององค์กรได้อย่างไร

     นอกจากการพิจารณาปัญหาให้ทุกแง่มุมหรือให้ครบทั้ง 4 กรอบก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้กรอบความคิดที่เหมาะสมที่สุดแล้ว ผู้บริหารยังสามารถใช้กรอบความคิดมากกว่าหนึ่งกรอบในการแก้ปัญหาได้ด้วย เช่น
  o ในกรณีที่ผู้นำมั่นใจว่าปัญหาใหญ่ที่สุดที่เกิดขึ้นในทีมงานคือ การขาดแรงจูงใจและความมุ่งมั่นในการทำงาน ผู้นำอาจเลือกใช้กรอบความคิดเรื่องทรัพยากรมนุษย์ และ/หรือ สัญลักษณ์
  o ถ้าประเด็นสำคัญของปัญหาของทีมงาน มาจากความสับสนเรื่องลำดับความสำคัญและความรับผิดชอบ ผู้นำอาจใช้กรอบความคิดเรื่องโครงสร้างและการเมือง
  o ถ้าทีมงานเกิดความกังวลและความไม่แน่นอนเกี่ยวกับทิศทางในอนาคต อาจใช้กรอบความคิดเรื่องสัญลักษณ์และการเมืองเป็นหลักในการแก้ปัญหา

     ในทางปฏิบัติ องค์กรมักให้ความสำคัญกับมุมมองด้านโครงสร้างมากกว่ามุมมองด้านอื่นๆ และติดยึดอยู่กับการแก้ปัญหาด้านโครงสร้างแต่เพียงอย่างเดียว กรอบความคิดทั้งสี่นี้จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้บริหารมององค์กรหรือธุรกิจจากหลายแง่มุมแทนที่จะมองซ้ำแล้วซ้ำอีกแต่ในแง่มุมเดิม และจบลงด้วยข้อสรุปเช่นเดิม

     บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
  • 2-Factor Theory [Frederick Hertzberg]
  • 9 Levels of Learning [Gagne]
  • Active Training
  • Bases of Power [French & Raven]
  • Business Story-Telling
  • Coaching for Team Performance
  • Conflict Resolution
  • Group Roles [Benne and Sheats]
  • Human Motivation Theory [McClelland]
  • Influence Mapping
  • Management By Objectives [MBO]
  • Stakeholder Analysis
  • Team Roles [Belbin]

———————————

Visits: 380

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *