10 Recruitment Mistakes

สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาด 10 ประการในการรับพนักงานใหม่

     เราทุกคนล้วนเคยทำผิดพลาดกันมาแล้วทั้งสิ้น บางคนอาจได้เรียนรู้ในความผิดพลาด แต่ก็มีอีกเป็นจำนวนมากที่ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าตนได้ทำอะไรผิดไป โดยเฉพาะในเรื่องที่เกี่ยวกับการเลือกรับพนักงานใหม่ เช่น เมื่อเสร็จกระบวนการเลือกรับแล้ว คุณอาจรู้สึกมั่นใจเป็นอย่างมากว่า บุคคลที่คุณเลือกจะต้องเป็นทรัพยากรบุคคลที่สร้างคุณค่าให้แก่องค์กร เพราะเขามีประวัติส่วนตัวดีเยี่ยม มีไหวพริบในการตอบคำถามและนำเสนอตนเองในการสอบสัมภาษณ์ได้อย่างโดดเด่น แต่แล้วบุคคลดังกล่าวกลับไม่ผ่านการประเมินในขั้นทดลองงาน เข้ากับทีมงานไม่ได้ และไม่สามารถสร้างงานในแขนงใดได้เลย คุณรู้ดีว่า การเปิดรับและเริ่มกระบวนการคัดเลือกใหม่เป็นการเสียทั้งเวลา ค่าใช้จ่าย และโอกาสการทำงาน แต่คุณก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากการเปิดรับใหม่ แต่ในเมื่อคุณไม่รู้ว่าได้ทำอะไรผิดพลาดไปในกระบวนการคัดเลือก คุณก็อาจกลับเข้าสู่วงจรเดิม คือ ได้คนที่ไม่เหมาะกับการทำงาน หรือได้คนที่ไม่ต้องการทำงานร่วมกับคุณ
     แม้ว่าจะไม่มีกระบวนการเลือกรับบุคคลเข้าทำงานกระบวนการใดที่สามารถรับประกันได้ว่า คุณจะได้คนเก่งและเหมาะสมกับงานในทุกครั้งที่เปิดรับ แต่การได้เรียนรู้ปัญหาและหลุมพราง 10 ประการต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการคัดเลือกบุคคล และได้ผู้ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณมากขึ้นกว่าเดิม

   1) ไม่มีคำบรรยายลักษณะงานที่ชัดเจน
     ในประกาศรับสมัครงาน คุณต้องลงคำบรรยายลักษณะงานให้ถูกต้องตามความเป็นจริง คำบรรยายลักษณะงานที่ดี ไม่ควรจะมีแค่ list ของหน้าที่การงาน แต่ควรกล่าวถึงบทบาทความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งงานนั้นในองค์กรด้วย คำบรรยายลักษณะงานในประกาศรับสมัครงานจะต้องไม่กล่าวเกินจริงเพื่อล่อให้มีผู้สนใจมาสมัครมากๆ เช่น มีโอกาสความก้าวหน้าสูง มีสวัสดิการอย่างนั้นอย่างนี้ เพราะหากผู้ที่ผ่านการคัดเลือกของคุณ ได้พบในภายหลังว่าสิ่งที่คุณลงประกาศหรือพูดไว้ในช่วงการสัมภาษณ์ไม่เป็นความจริง เขาก็คงจะลาออกเพื่อไปหางานอื่นที่มีความจริงที่เขาต้องการ ผลก็คือ คุณก็จะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเปิดคัดเลือกใหม่อีกรอบ
     ความผิดพลาดอีกเรื่องหนึ่งในการลงประกาศรับสมัคร คือการระบุคุณสมบัติไว้มากเกินไป ทั้งประสบการณ์เรื่องนั้นเรื่องนี้ บุคลิกลักษณะ วุฒิการศึกษา ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ ผลคือคุณจะมีผู้มาสมัครมากมาย แต่สุดท้ายก็หาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบอย่างที่คุณบรรยายไม่ได้

   2) ไม่เลือกรับคนใน
     จะเป็นการประหยัดทั้งเงินและเวลาในการเลือกพนักงานภายในบรรจุลงตำแหน่งที่ว่างแทนการรับจากภายนอก พนักงานที่ทำงานอยู่แล้วในองค์กร ย่อมมีความคุ้นเคยกับกระบวนการ คุณค่า และภารกิจขององค์กรดีกว่าคนนอก นอกจากนั้น คนในก็ยังมีโอกาสที่จะปฏิบัติงานในบทบาทใหม่นั้นได้เร็วกว่าตนนอกอีกด้วย การมองข้ามคนในไปมองแต่คนนอก จึงเป็นการพลาดโอกาสที่ดีไปอย่างน่าเสียดายผลประโยชน์อีกอย่างที่ได้จากการส่งเสริมและฝึกอบรมคนในให้เข้ารับตำแหน่งที่สูงขึ้น คือ เป็นการสร้างขวัญกำลังใจ ส่งผลให้ผลผลิตสูงขึ้น และยังเป็นการเก็บรักษาความรู้ที่สำคัญให้มีอยู่อย่างต่อเนื่อง ไม่สูญหายไปเมื่อพนักงานหรือทีมงานได้พ้นจากการเป็นพนักงาน

   3) ใช้การสัมภาษณ์เพียงอย่างเดียว ด้วยคำถามที่มีคำตอบสำเร็จรูป
     ผู้บริหารบางคนใช้การสัมภาษณ์เพียงอย่างเดียวในการประเมินผู้สมัคร และใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสัมภาษณ์ไปกับการหาข้อมูลมายืนยันความรู้สึกของตนที่มีต่อผู้สมัครที่อยู่ตรงหน้าเท่านั้น คำถามที่ใช้จึงมักเป็นคำถามที่ใครก็ตอบอย่างเดียวกันและไม่ได้ช่วยให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการประเมินผู้สมัครแต่อย่างใด แม้กระทั่งตัวคุณก็รู้อยู่แก่ใจว่าผู้สมัครจะตอบมาในทำนองไหน เช่น คำถามที่ว่า “อะไรเป็นจุดอ่อนที่สำคัญของคุณ”, “ช่วยเล่าประสบการณ์การทำงานที่ท้าทายของคุณ” คำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์จึงควรเป็นคำถามที่คุณไม่รู้คำตอบ และเป็นคำถามที่ผู้สมัครไม่สามารถเตรียมคำตอบมาล่วงหน้า เป็นคำถามที่ผู้สมัครต้องใช้ความคิดเพื่อหาคำตอบในเวลานั้น หากคุณคิดคำถามประเภทนี้ได้ คุณจะทราบว่าผู้สมัครมีความสามารถในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดีเพียงใด เช่นคำถามว่า “ช่วยเล่าความจริงซึ่งแทบไม่มีใครเห็นด้วยกับคุณมาสักหนึ่งเรื่อง” การเตรียมคำถามที่ดีๆ ไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้คุณได้เข้าใจมุมมองหรือแนวคิดที่ชัดเจนของผู้สมัคร
     นอกจากการสัมภาษณ์ คุณอาจใช้การทดสอบความสามารถในการปฏิบัติงานควบคู่กันไป เช่น ถ้าเป็นในตำแหน่งผู้บริหาร ก็อาจใช้ปัญหาเป็นกรณีสมมุติเพื่อดูว่าผู้สมัครมีทักษะการบริหารที่จะเรียบเรียงขั้นตอนการวางแผน การจัดโครงสร้างงาน การจัดลำดับความสำคัญ และการสื่อสารอย่างไร

   4) มีอคติในการตัดสินใจ
     การเลือกรับพนักงานจำเป็นต้องใช้ทักษะการตัดสินใจ หมายความว่าคุณต้องไม่มีอคติต่อผู้สมัคร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องภูมิหลัง ฐานะทางสังคม เชื้อชาติ อายุ หรือเพศ เพื่อคุณจะได้รับหรือปฏิเสธผู้สมัครจากเหตุผลด้านคุณสมบัติและความเหมาะสมกับงานที่เปิดรับ ไม่ใช่เพราะอคติในใจของคุณ
     ผู้บริหารบางคนไม่กล้ารับผู้สมัครที่มีความเชื่อมั่นและท่าทางฉลาดกว่า เพราะกลัวว่าผู้สมัครนั้นจะเป็นภัยต่อความมั่นคงในตำแหน่งหน้าที่การงานของตน ตรงข้ามกับผู้บริหารที่ดีซึ่งรู้ว่าควรเลือกคนเก่งและฉลาดมาทำงานเพื่อมาแบ่งปันความรู้ประสบการณ์และนำความแข็งแกร่งมาสู่ทีม การรับคนที่เก่งกว่าคุณมาทำงาน จะเป็นโอกาสให้คุณสามารถพัฒนาทักษะของคุณเองและช่วยธุรกิจให้เจริญก้าวหน้า อย่างที่ Lee Iacocca เคยกล่าวไว้ว่า “ผมจ้างคนที่ฉลาดกว่าผม และผมก็ก็เรียนรู้จากเขา”
     นอกจากอคติแล้ว ยังมีปัญหาการยึดติดกับแนวคิดที่ล้าสมัย เช่น การเลือกรับผู้ที่ไปกันได้อย่างแนบสนิทกับวัฒนธรรมองค์กร (culture fit) หรือมีประสบการณ์ทำงานในอุตสาหกรรม หรือบริษัทที่ผลิตสินค้าบริการอย่างเดียวกับของคุณให้มากที่สุด หากคุณมุ่งที่จะเลือกผู้สมัครด้วยเหตุผลเช่นนั้น ก็หมายความว่าคุณยอมรับอคติในใจว่าไม่ควรมีความหลากหลายในการทำงาน ผลที่ตามมาก็คือ การขาดความคิดริเริ่ม ว่าอะไรก็ว่าตามกันไปหมด เป็นวัฒนธรรมที่กดผู้มีความคิดต่างให้ไม่กล้าแสดงออกเพราะกลัวจะถูกขับออกจากกลุ่ม สิ่งที่ควรนำมาใช้ในการพิจารณาเลือกรับพนักงานแทนแนวคิดเรื่อง culture fit คือแนวคิดเรื่อง “culture add” ซึ่งหมายความว่า คุณควรเลือกบุคคลที่ไปกันได้กับคุณค่าหลักขององค์กร แต่ก็มีความหลากหลายในด้านความคิดเพิ่มมากขึ้นกว่าที่มีอยู่หรือมีประสบการณ์เฉพาะ ที่ต่างไปจากที่ทีมงานมี

   5) ไม่หมั่นติดต่อผู้สมัคร ทั้งก่อนและหลังการนัดหมาย
     ในการติดต่อนัดหมายผู้สมัครให้มาสัมภาษณ์หรือทดสอบ ตามสถิติทั่วไป จะมีผู้ตอบรับนัดหมายในครั้งแรกไม่ถึง 50% ซึ่งถ้าคุณยอมรับการนัดหมายเพียงเท่านั้นก็หมายความว่า เมื่อถึงวันนัดหมาย จะมีผู้มาตามนัดน้อยลงไปกว่านั้นอีก เพราะบางคนก็ได้ผ่านการคัดเลือกจากองค์กรอื่นไปก่อนแล้ว คุณจึงควรส่งคำนัดหมายซ้ำไปยังผู้ที่ไม่ได้ตอบรับ อย่าตั้งสมมุติฐานในทางลบว่าเขาได้อ่านการนัดหมายของคุณแล้วแต่ไม่สนใจอีกต่อไป ในข้อเท็จจริง มีผู้สมัครงานน้อยมากที่สมัครเพียงแห่งเดียว จึงเป็นไปได้ที่การนัดหมายหลากหลายที่เข้ามา อาจสร้างความสับสนในการจัดกำหนดเวลาของผุ้สมัคร การส่งคำนัดหมายซ้ำจะช่วยแก้ปัญหาตรงนี้ได้และเป็นการช่วยให้ผู้สมัครเห็นได้ว่าองค์กรใดที่ให้ความสำคัญกับใบสมัครของเขา
     หลังการสัมภาษณ์หรือการทดสอบก็เช่นกัน ผู้สมัครไม่มีทางรู้ว่าคุณมีผู้ที่ต้องคัดเลือกกี่คน มีกระบวนการพิจารณาภายหลังการสัมภาษณ์หรือการทดสอบกี่วัน แม้ว่าคุณจะแจ้งไปโดยคร่าวๆ เช่น ให้รอผลการพิจารณาประมาณสามสัปดาห์ แต่เวลาดังกล่าวก็มีความหมายเป็นอย่างมากต่อความรู้สึกของผู้รอ สิ่งหนึ่งที่คุณไม่ควรลืม คือ ผู้สมัครที่มีความรู้ความสามารถมักไม่อยากเป็นฝ่ายรอการตัดสินในกระบวนการที่ไม่ทราบความคืบหน้า และเมื่อเขาตัดสินใจจะหางานใหม่ คุณคงไม่ใช่องค์กรเดียวที่เขาสมัคร ดังนั้นไม่ว่างานของคุณจะมีโอกาสก้าวหน้าหรือมีข้อเสนอดีเพียงใด ก็อย่าคิดว่าเขาไม่มีทางเลือกอื่น คุณจึงควรรักษาการติดต่อไว้ไม่ให้ขาดหายตลอดระยะเวลาที่คุณยังอยู่ในกระบวนการพิจารณาคัดเลือก เพื่อให้ผู้สมัครรู้ว่าเขายังอยู่ในการพิจารณาและเป็นผู้ที่มีความหมายสำหรับคุณ

   6) ปฏิเสธผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเกิน
     โดยทั่วไป ผู้รับสมัครมักจะปฏิเสธผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเกินด้วยเหตุผลเช่นเดียวกับข้อ 5 คือ กลัวว่าเขาจะมาเป็นภัยต่อตำแหน่งหน้าที่ของผู้รับสมัคร หรือคิดว่าถ้ารับมาคงอยู่ไม่นานเพราะเบื่อเสียก่อนแล้วก็ลาออกไป ทำให้คุณต้องมาเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเลือกรับใหม่ แต่สำหรับผู้ที่มีประสบการณ์ในการเลือกรับพนักงาน จะมองไปอีกมุมหนึ่งว่า คนที่มีคุณสมบัติเกินกว่าที่เปิดรับนั้น ถึงเขาจะอยู่กับคุณไม่นาน แต่ในระหว่างที่เขายังทำงานอยู่ ก็น่าจะมีทักษะและความสามารถที่จะช่วยให้คุณพัฒนาทีมงานได้ และหากคุณสามารถทำให้เขารักองค์กรของคุณ มีช่องทางความก้าวหน้าหรือมีรางวัลให้สำหรับความสำเร็จในการทำงาน เขาอาจอยู่กับคุณนานกว่าที่คุณคิดก็ได้

   7) รอที่จะได้แต่คนที่มีคุณสมบัติครบถ้วนสมบูรณ์
     คุณอาจมีภาพผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนอยู่ในใจ แต่กว่าคุณจะได้ผู้สมัครเช่นว่านั้น คุณอาจทำให้ผลงานของทีมงานตกต่ำเพราะรอคนมาร่วมงานนานเกินไป ต้องรับงานมากเกินกำลัง ต้องทำล่วงเวลาซึ่งล้วนส่งผลให้ขวัญกำลังใจย่ำแย่ลง ผู้สมัครในอุดมคตินี้ เรียกกันโดยทั่วไปว่า กระรอกสีม่วง เพราะหายาก ซึ่งแทนที่จะมัวรอผู้ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนอย่างที่ใจคิด คุณควรรับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติใกล้เคียงมากที่สุดกับคุณสมบัติหลักที่ต้องการ มีความหลากหลายทางความคิด (culture add)  และมีทักษะทางสังคม (soft skill) ที่ดี เมื่อบุคคลนั้นได้เข้ามาทำงานแล้ว จึงค่อยช่วยกันพัฒนาทักษะเฉพาะกันอีกครั้ง

   8) รีบรับเร็วเกินไป
     จากความผิดพลาดในข้อ 7 ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องรีบรับใครก็ได้โดยดูแต่เฉพาะคุณสมบัติทางสังคม ในกรณีนี้ขอให้ดูว่า ผู้ที่ดีที่สุดในมือของคุณขณะนี้ ยังห่างจากที่คุณคาดหวังไว้มากเพียงใด ถ้ารับมาแล้วจะต้องใช้ค่าใช้จ่ายและเวลามากน้อยเพียงใดในการให้การฝึกอบรมเพื่อให้สามารถทำงานได้ หากมันมากจนคิดว่าเปิดรับใหม่จะดีกว่า ก็ควรเริ่มกระบวนการรับสมัครใหม่ เพราะอย่างน้อยก็ยังดีกว่าต้องมาอุ้มคนที่คุณหวังจะให้เขาเข้ามาพัฒนางานของคุณ หรือหากไม่แน่ใจ การสัมภาษณ์อย่างละเอียดซ้ำอีกครั้งเพื่อดูแรงจูงใจและทัศนคติ ก็อาจเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะช่วยให้ได้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ

   9) พึ่งพิงข้อมูลอ้างอิงหรือการทดสอบความรู้ มากเกินไป
     แม้ว่าประวัติส่วนตัวของผู้สมัคร (resume) จะเป็นเอกสารที่ผู้รับสมัครงานทุกคนระบุไว้ในคำประกาศ แต่จากผลการวิจัยพบว่า 60-% ของผู้สมัคร เขียนประวัติส่วนตัวไม่ตรงกับข้อเท็จจริง คุณจึงควรตรวจสอบคุณสมบัติที่คุณพอใจหรือเห็นเป็นจุดเด่นนั้นโดยละเอียดอีกครั้ง ว่าเป็นจริงตามที่ผู้สมัครอ้างมาหรือไม่ แต่อย่างไรก็ตาม ก็ไม่ควรให้น้ำหนักความสำคัญกับประวัติส่วนตัวของผู้สมัครมากเกินไป เพราะผู้ที่มีประสบการณ์ความสำเร็จหรือล้มเหลวในองค์กรหนึ่ง ไม่จำเป็นจะต้องสำเร็จหรือล้มเหลวในอีกองค์กรหนึ่ง
     คุณอาจใช้แบบทดสอบความรู้หรือทักษะเพื่อดูว่าผู้สมัครมีความเหมาะสมกับบทบาทการทำงานที่คุณเปิดรับหรือไม่ แต่ถึงการทดสอบความรู้จะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าผู้สมัครมีความสามารถในการทำงานหรือไม่ แต่สิ่งที่มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่าการทดสอบความรู้ คือการทดสอบแรงจูงใจและทัศนคติของผู้สมัครที่มีต่อบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของงานที่สมัคร ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจความคิดสร้างสรรค์ และความมุ่งมั่นของเขาซึ่งไม่สามารถเห็นได้จากการทดสอบความรู้

   10) คาดหวังผลสำเร็จนับตั้งแต่พนักงานใหม่เข้าทำงาน
     โดยปกติแล้ว พนักงานใหม่จะใช้เวลาประมาณ 3 เดือน กว่าจะทำงานกับทีมได้อย่างเข้าขาและมีผลงาน จึงจำเป็นต้องให้เวลากับพนักงานใหม่โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากตำแหน่งนั้นว่างอยู่นาน หรือใช้เวลานานในกระบวนการเลือกรับ ในระยะสองสามสัปดาห์แรก คุณต้องช่วยพนักงานใหม่ให้สร้างความคุ้นเคยกับเป้าหมายของทีมงานและขององค์กร ให้การสนับสนุนการเรียนรู้ นับแต่วันแรกที่พนักงานใหม่เข้าทำงาน ตุณจำเป็นต้องให้เขารู้สึกได้ว่าทีมงานและองค์กรยินดีต้อนรับเขา เปิดโอกาสให้เขาได้สอบถามคำถามและขอรับคำแนะนำ และควรจัดประชุมอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ทราบสิ่งที่เขาทำได้หรือทำไม่ได้ การลาออกจากงานหลังเริ่มงานได้ไม่นาน ส่วนหนึ่งมาจากความรู้สึกว่าที่ทำงานใหม่นั้นไม่ใช่ที่ของเขา หรือไม่แน่ใจว่าจะสามารถร่วมงานกับทีมงานหรือผู้ที่ต้องเกี่ยวข้องในการทำงานได้ คุณจึงไม่ควรคิดว่า กระบวนการเลือกรับพนักงานเสร็จสิ้นลงเมื่อเลือกผู้สมัครได้แล้วเท่านั้น แต่กระบวนการนี้ยังไปเหลื่อมซ้อนต่อเนื่องกับการช่วยให้ผู้ได้รับการคัดเลือกสามารถปฏิบัติงาน (on boarding) ได้ตามความคาดหวังของคุณอีกด้วย

     บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
   • Avoiding Unconscious Bias at Work
   • Cultural Model [Deal and Kennedy]
   • Effective Recruitment
   • Engaging New Recruits
   • Inbox Assessment
   • Managing Freelancers
   • Succession Planning
   • Training Needs Assessment
   • Using Recruitment Tests
   • Writing a Job Description
   • Writing Your Resume (CV)

---------------------------------

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *