สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 10 ประการในการบริหารเวลา
เวลาไม่เคยคอยใคร ผู้มีปัญหาเรื่องการบริหารเวลามักจะมีความรู้สึกอยู่ตลอดเวลาว่าทำงานไม่ทัน งานที่ได้รับมอบหมายมันช่างมากมายเกินกว่าที่จะทำให้เสร็จได้ และมีหลายชิ้นที่มาเสร็จเอาในวินาทีสุดท้าย หันไปทางไหนก็เจอแต่งานนั่นงานนี่เต็มไปหมด ชีวิตมีแต่ความเครียด หมดกำลังใจที่จะทำงาน และอยากลาออกไปหางานอื่นทำซึ่งน่าจะสบายกว่านี้
เราทุกคนมีเวลาเท่ากันหมด หากเพื่อนร่วมงานซึ่งมีความสามารถในการทำงานใกล้เคียงกัน แต่สามารถทำงานที่คล้ายกันให้สำเร็จได้โดยไม่ต้องหน้าดำเหมือนคุณ ปัญหาน่าจะไม่ได้อยู่ที่ไม่มีเวลา แต่อยู่ที่คุณยังบริหารเวลาได้ไม่ดีเท่าเพื่อนของคุณ ความผิดพลาดพื้นฐานในการบริหารเวลาที่จะกล่าวต่อไปนี้อาจมีบางส่วนใกล้เคียงกับปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่ ถ้าสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้มันเกิดกับคุณได้ ก็น่าจะทำให้คุณสามารถบริหารเวลาได้ดีขึ้น มีความเครียดน้อยลง มีเวลาที่จะสร้างผลงานได้มากขึ้น และได้รับความไว้วางใจจากผู้บังคับบัญชามอบหมายให้รับผิดชอบงานที่มีความท้าทายและมีความสำคัญต่อองค์กรมากขึ้น
1) ไม่ได้วางแผนว่ามีงานอะไรต้องทำบ้าง
คุณเคยลืมทำงานหรือกิจกรรมที่สำคัญไปบ้างหรือไม่ หากเคย สาเหตุอาจมาจากคุณไม่ได้วางแผนการทำงานประจำวันว่าจะต้องทำอะไรบ้างในวันนั้น อาจไม่ถึงกับว่านาทีนั้นทำอะไร ชั่วโมงโน้นทำอะไร แต่อย่างน้อยก็ต้องมีเป้าหมายของงานที่ต้องการทำให้เสร็จ อาจใช้การจดรายการที่ต้องทำไว้ในสมุดแผนงานประจำวัน ในกรณีที่เป็นงานซึ่งมีภารกิจย่อยหลายภารกิจ คุณควรแตกงานนั้นออกเป็นภารกิจย่อยที่ชัดเจน จำเพาะเจาะจง อย่าใช้คำกว้างเกินไป เช่น เตรียมเรื่องเข้าประชุม เพราะด้วยคำกว้างๆ เช่นนี้ คุณจะไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของภารกิจย่อยที่มีอยู่ในงานนั้น และอาจประมาณเวลาที่จะใช้กับงานนั้นผิดพลาด หรือหลงลืมไม่ได้ทำภารกิจย่อยอย่างใดอย่างหนึ่งไป การมีแนวทางไว้ล่วงหน้าว่าอะไรควรทำก่อนทำหลัง จะช่วยไม่ให้คุณหลงไปทำงานที่มีความสำคัญในลำดับรองจนเสียงานสำคัญ
ในกรณีที่เป็นงานโครงการซึ่งมีรายละเอียดของงานมาก ควรจัดทำเป็นแผนปฏิบัติการ (Action Programs) และหากคุณเป็นส่วนหนึ่งของงานนั้น คุณจำเป็นต้องประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมเพื่อปรับปรุงแผนปฏิบัติการของคุณให้ update อยู่เสมอด้วย
2) ไม่ได้กำหนดเป้าหมายส่วนตัว
คุณเคยวางเป้าหมายชีวิตของคุณหรือไม่ว่าต้องการให้ชีวิตในปีหน้า หรือในอีก 5 -10 ปีข้างหน้าของคุณเป็นอย่างไร หากยังไม่ได้คิด ก็ควรคิดได้แล้ว ผู้บริหารหรือนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจะเป็นผู้ที่มีวิสัยทัศน์ พวกเขามองสิ่งต่างๆ ล้ำไปในอนาคตแทนที่จะมองอย่างที่มันเป็นอยู่ในปัจจุบัน
การวางเป้าหมายชีวิตจะช่วยให้คุณสามารถบริหารเวลาของคุณได้ดีขึ้นเพราะเป้าหมายชีวิตจะให้ทิศทางและภาพที่คุณจะต้องทำให้เป็นจริง เมื่อใดก็ตามที่คุณรู้ว่าคุณต้องการไปที่ใด คุณจะสามารถจัดลำดับความสำคัญ เวลา และทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น เป้าหมายจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรใช้เวลาไปกับเรื่องใด และอะไรเป็นเรื่องจุกจิกที่ไม่ควรไปใช้เวลากับมันให้มากนัก คุณควรให้นิยามเป้าหมายชีวิตให้ชัดเจน ไม่ต้องเผื่อเหลือเผื่อขาด เพราะมันจะช่วยให้คุณมีมานะและความมุ่งมั่นที่จะทำให้สำเร็จ ควรวางเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวเพื่อประเมินตัวคุณเองได้ว่า คุณยังอยู่ในเส้นทางของเป้าหมายหรือไม่ และทุกอย่างยังเป็นไปตามที่วางแผนไว้หรือไม่
3) ไม่รู้ว่าอะไรสำคัญ
แม้ว่าคุณจะได้จัดลำดับความสำคัญของงานและภารกิจย่อยไว้แล้วก็ตาม ก็มีความเป็นไปได้ที่จะมีเรื่องแทรกเข้าในระหว่างการทำงาน ในกรณีนี้ส่วนมากจะเป็นเรื่องด่วนที่ไม่ได้คาดคิดมาก่อน คุณจะต้องมีหลักในการพิจารณาที่ชัดเจนว่าจะรับงานด่วนที่แทรกนั้นเข้ามาทำก่อน หรือจะมอบหมายให้ผู้อื่นทำ หรือจะรับไว้ทำเองนอกเวลางาน หากคุณไม่มีหลักเช่นว่านั้น ทุกอย่างอาจจะกลับไปเป็นเหมือนเดิมคือ มีงานที่สับสนปนเปเต็มไปหมด มีเครื่องมือหลายชนิดที่คุณควรศึกษาเพื่อนำมาใช้จัดลำดับความสำคัญให้กับงานของคุณ เช่น Action Priority Matrix
อีกวิธีหนึ่งที่สามารถนำมาใช้ควบคุมการทำงานตามลำดับความสำคัญ คือการหมั่นถามตนเองให้แน่ใจว่า (1) งานที่ทำอยู่นี้เป็นงานที่สำคัญและจำเป็นต้องทำมากกว่างานอื่นหรือไม่ และ (2) ผลจากงานนี้จะมีส่วนช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายที่สำคัญของคุณหรือไม่ ที่ต้องระวังในการใช้วิธีนี้ คือ การตอบคำถาม ต้องตอบด้วยเหตุผล อย่าตอบด้วยอารมณ์ มิเช่นนั้นคุณจะกลายเป็นคนห่วงหน้าพะวงหลัง จับจด ไม่สามารถทำงานใดให้เสร็จเป็นชิ้นเป็นอันเพราะวางงานหนึ่งแล้วไปเริ่มจับอีกงานหนึ่งตลอดเวลา
4) ไม่สามารถจัดการกับเรื่องจุกจิกปลีกย่อย
เรามักเสียเวลาไปกับเรื่องจุกจิกปลีกย่อย เช่น การอ่าน email, Line, Facebook วันละหลายชั่วโมงโดยลืมนึกไปว่า เวลาที่เสียไปเหล่านั้น เราเอามาใช้ทำงานอื่นได้ตั้งหลายอย่าง เรื่องจุกจิกเหล่านี้บางครั้งก็มาในรูปการรับโทรศัพท์เพื่อน ลูกค้า หรือแม้แต่คนขายประกันที่ติดต่อเข้ามาในช่วงที่เรากำลังใช้สมาธิไปกับการทำงานบางสิ่งบางอย่าง และเมื่อเสร็จเรื่องจุกจิกนั้นแล้ว ความคิดที่ดีๆ ได้สะดุด หรือหายไป
หากคุณต้องการควบคุมเวลาทำงานเพื่อให้มีสมาธิทำงานให้ดีที่สุด คุณจะต้องพยายามลดสิ่งจุกจิกเหล่านี้ลง และหาทางจัดการกับสิ่งที่เข้ามาขัดจังหวะการใช้ความคิด เช่น ปิดมือถือ หรือลบการแจ้งเตือนการเข้ามาของสื่อ online บางประเภทที่ ไม่จำเป็นต้องติดตามในช่วงเวลาทำงาน อย่างไรก็ตาม เรื่องจุกจิกหรือการขัดจังหวะหลายเรื่องก็ไม่อยู่ในอำนาจการควบคุมของคุณ เช่น การโทรเข้ามาของลูกค้า หรือผู้บังคับบัญชา, สัญญาณเตือนการเข้ามาของ email ซึ่งหากปิดสัญญาณแจ้งเตือนนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาทำงาน อาจทำให้คุณไม่ได้รับข้อมูลซึ่งเป็นเรื่องรีบด่วนและต้องการคำตอบจากคุณ
5) ชอบผัดวันประกันพรุ่ง
การผัดวันประกันพรุ่ง คือการเลื่อนภารกิจที่จะต้องทำออกไปก่อนโดยมีสาเหตุหลายประการ เช่น คิดว่ายังไม่ใช่เรื่องรีบด่วนที่ต้องทำ หรือมีนิสัยที่เมื่อจับงานใดก็จะต้องทำงานนั้นให้สำเร็จไปเลย เมื่อมีเวลาไม่พอที่จะทำให้เสร็จม้วนเดียวจบ จึงเลื่อนมันออกไปก่อน แต่ในความเป็นจริง ถึงจะเลื่อนออกไป คุณก็ยังต้องกลับมาทำอยู่ดี และโดยเหตุที่ทุกภารกิจมักจะต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์ในด้านเงื่อนเวลากับภารกิจอื่น การนำภารกิจนั้นกลับมาเริ่มต้นทำในช่วงเวลาวิกฤติ จึงต้องทำอย่างรีบร้อนและมักเสร็จไม่ทันกำหนด หรือมีข้อผิดพลาดอยู่ในภารกิจนั้นเสมอ
การแก้ปัญหาการผัดวันประกันพรุ่ง ควรเริ่มด้วยการทดสอบตนเองก่อนว่าคุณเป็นคนมีนิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่งหรือการผัดวันประกันพรุ่งเป็นปัญหาหนึ่งในชีวิตการทำงานของคุณหรือไม่ หากใช่ ก็ควรรีบจัดการแก้ไขนิสัยเช่นว่านั้นเสียโดยเร็ว เช่น ควรเริ่มบางส่วนของภารกิจนั้นไว้ แม้จะไม่สามารถทำให้เสร็จไปในคราวเดียว แต่อย่างน้อยคุณจะมีความรู้สึกผูกพันกับมัน ได้เริ่มนึกทบทวนว่าจะจัดการกับมันต่ออย่างไร เมื่อกลับมาปฏิบัติ ก็จะสามารถทำได้เร็วขึ้นเพราะมีพิมพ์เขียวที่วางไว้ในใจก่อนแล้ว หรืออาจสร้างแผนปฏิบัติการโดยแตกโครงการหรือภารกิจนั้นออกเป็นภารกิจย่อยที่สามารถทำไปทีละส่วน วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่รู้สึกว่าเป็นงานชิ้นใหญ่เกินไปจนต้องเลื่อนกำหนดการเริ่มงานไปเรื่อยๆ เหมือนที่ผ่านมา
6) รับงานเกินกำลัง
ถ้าคุณเป็นคนที่ไม่กล้าปฏิเสธคำร้องขอของผู้อื่น คุณอาจจะกลายเป็นผุ้มีงานท่วมหัวและนำตัวไปผูกพันกับงานซึ่งควรเป็นของผู้อื่นโดยไม่จำเป็น สิ่งที่จะเกิดตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ก็คือ คุณภาพผลการปฏิบัติงานที่เป็นความรับผิดชอบของคุณเองจะลดลง งานที่คุณรับเขามาก็จะใช้เวลามากกว่าที่ควรเพราะคุณเองไม่ได้เตรียมการมาก่อนและไม่รู้ว่าควรเริ่มที่จุดใดจึงจะได้งานที่เป็นที่พอใจของเจ้าของงาน สุดท้ายก็ไม่พ้นที่จะเกิดความเครียดและหมดกำลังใจในการทำงาน
ในทางตรงกันข้าม อาจเป็นตัวคุณเองที่ต้องการควบคุมทุกสิ่งทุกอย่าง ไม่ยอมมอบหมายงานเพราะคิดว่าไม่มีใครสามารถทำงานนั้นได้ดีหรือถูกต้องเหมือนคุณ การรับงานทุกอย่างมาทำเองย่อมไม่ใช่การบริหารที่ดี คุณไม่สามารถนำเวลาของคนอื่นมาเพิ่มให้กับตัวคุณได้เพราะเวลาเต็มที่ในชีวิตก็มีได้เพียงวันละ 24 ชั่วโมง เมื่อมีงานมากมายแต่เวลามีเท่าเดิม คุณจะสับสนไม่รู้ว่าจะหยิบจับงานใดก่อน ละล้าละลัง ไม่มีสมาธิที่จะทำ ดังนั้น หากคุณหวาดระแวงในความสามารถของลูกน้อง คุณก็ควรพัฒนาเขาให้มีความรู้ความสามารถที่จะทำงาน อย่ากลัวว่าเขาจะมาแย่งความสำคัญหรือตำแหน่งหน้าที่การงานของคุณไป ถ้างานในความรับผิดชอบซึ่งคุณมอบหมายออกไป สามารถเสร็จสิ้นได้อย่างมีคุณภาพ คุณก็ไม่สมควรที่จะอยู่ในตำแหน่งนั้นจริงๆ แต่ควรได้รับการเลื่อนขึ้นไปรับผิดชอบงานในตำแหน่งที่สูงกว่าแทน
7) ยุ่งรุงรังไปเสียทุกเรื่อง
บางคนวันๆ มีแต่ยุ่งวุ่นวายกับเรื่องต่างๆ ตลอดวัน ทั้งงานที่ใกล้ถึงกำหนด, email ที่เข้ามามากเกินกว่าที่จะไล่อ่านได้หมด, แล้วยังกองเอกสารที่ต้องอ่านอีกเต็มโต๊ะ ยังไม่นับการประชุมอีกทั้งวัน แต่ถึงจะยุ่งวุ่นวายจนตาลาย ก็ไม่ได้หมายความหรือเป็นตัวชี้วัดว่าคุณทำงานเก่ง คุณควรตั้งหลักเสียใหม่ แยกงานออกเป็นหมวดหมู่และประเภทว่างานใดที่ต้องทำเอง งานใดควรมอบให้ผู้อื่นทำ งานใดควรนำเข้าพิจารณาขอแนวทางจากที่ประชุม งานใดควรทำในรูปคณะทำงาน แล้วจัดลำดับความสำคัญงานแต่ละประเภท การทำเช่นนี้จะช่วยลดความเครียดและทำให้เวลาทุกนาทีได้ใช้ไปกับงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องแก้ไขที่ตัวคุณเอง คือ อย่าทำตัวเป็นคนละเอียดถี่ถ้วนไปทุกกระเบียดนิ้ว (perfectionist) งานที่ควรเสร็จออกจากมือคุณไปแล้ว กลับต้องวนเวียนแก้โน่นแก้นี่เพราะอ่านทีไรก็ยังมีเรื่องที่ไม่พอใจ โปรดระลึกไว้เสมอว่าเวลาของคุณมีจำกัด การย้ำคิดย้ำทำไม่ได้ทำให้งานของคุณมีคุณภาพดีขึ้นสักเท่าไร แต่จะกลายเป็นสิ่งเลวร้ายหากไม่เสร็จตามกำหนดเวลา หรือเป็นสาเหตุให้งานอื่นในความรับผิดชอบล่าช้าจนได้รับความเสียหาย
8) ทำงานหลายอย่างไปพร้อมๆ กัน
บางคนชอบทำงานหลายอย่างไปพร้อมๆ กัน เช่นพูดโทรศัพท์ไปอ่าน email ไปโดยเข้าใจว่าจะช่วยลดเวลาในการทำงานได้เป็นสองเท่า แต่ผลกลับปรากฏว่าเอาดีไม่ได้ทั้งสองอย่างเพราะคนเราไม่สามารถแยกสมาธิในการทำงานได้ดีขนาดนั้น งานอาจเสร็จได้ทั้งสองแต่ต้องเสียเวลาแก้ไขซึ่งอาจใช้เวลามากกว่าทำไปตามลำดับตามที่ได้วางแผนไว้
อีกเหตุผลหนึ่งของการทำงานหลายอย่างไปพร้อมๆ กัน คือ ความเชื่อว่าตนมีความสามารถพิเศษในการควบคุมหรือแบ่งสมาธิออกเป็นส่วนๆ ได้ดีกว่าคนอื่น ความเชื่อนี้อาจมีความจริงอยู่บ้างแต่น่าจะกับผู้ที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่รบกวนเขามาตั้งแต่เล็ก เช่น ผู้ที่เติบโตมาจากบ้านที่เป็นโรงงาน หรือผู้มีบ้านพักอาศัยอยู่ติดถนนหรือคลองที่มีเสียงรถเสียงเรือ บุคคลเหล่านี้อาจสามารถอ่านหนังสือและทำความเข้าใจได้แม้จะอยู่ในที่อึกทึก ซึ่งรวมไปถึงสามารถโทรศัพท์ไปทำงานไปได้ แต่ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม หากเขาเหล่านั้นหันมาจับงานทำทีละอย่างโดยใช้สมาธิจดจ่อกับงานนั้นอย่างเต็มที่ ก็มั่นใจได้ว่าผลงานของเขาย่อมดีขึ้นกว่าการแบ่งแยกสมาธิไปทำหลายๆ อย่างพร้อมกันอย่างแน่นอน
9) ทำต่อเนื่อง ไม่ยอมพัก
คุณอาจสามารถทำงานต่อเนื่องได้ทั้งวันโดยต้องพัก break และยิ่งจำเป็นต้องทำเช่นนั้นโดยเฉพาะเมื่อใกล้ถึงกำหนด แต่ผลการศึกษาวิจัยพบว่า มนุษย์เราไม่สามารถทนต่อความเครียดต่อเนื่องได้นานถึง 8 ชั่วโมงโดยไม่ส่งผลใด ๆ ต่อสติปัญญาและความคิด ไม่ควรคิดว่าการหยุดพักจิบกาแฟหรือน้ำเย็นสัก 10-15 นาที หรือการเปลี่ยนอิริยาบถ หรือการพักสายตา เป็นการเสียเวลา เมื่อสมองคุณได้พักแม้ในช่วงเวลาสั้นๆ คุณจะสดชื่นขึ้นและสามารถทำงานต่อได้อย่างมีคุณภาพ และเพื่อบังคับตัวเองให้หยุดพัก คุณควรกำหนดเวลาพักไว้ให้ชัดเจน เช่น 10.00 น. และ 15.00 น. และจะต้องพักทานอาหารกลางวันตามปกติเพื่อให้มีกำลังสมองด้วย อย่าใช้หลักที่ว่าเมื่อยเมื่อไรค่อยพัก เพราะในช่วงที่ต้องรีบจริงๆ คุณจะพูดกับตนเองเสมอว่า เดี๋ยวไม่ทัน และไม่ได้หยุดพักอย่างที่คิด
10) จัดกำหนดการทำงานไม่ตรงตามเวลาที่ถนัด
คนเราจะมีเวลาที่สมองปลอดโปร่งต่างกัน บางคนรู้สึกแจ่มใสมากๆ ในตอนเช้า และอ่อนล้าไปตามชั่วโมงการทำงาน ตรงกันข้ามกับบางคนที่มาเครื่องติดเอาหลังเวลาเริ่มงานสัก 1-2 ชั่วโมง คุณควรใช้ช่วงเวลาที่มีพลังเต็มเปี่ยม ทำงานที่ต้องใช้สมองครุ่นคิด และใช้ช่วงเวลาที่ร่างกายมีประสิทธิภาพลดลง ทำงานที่ไม่ต้องใช้สมองมากนัก เช่น อ่าน email หรือโทรศัพท์ แต่ที่สำคัญคือ คุณควรเริ่มงานแต่เช้าทุกวัน อย่าคิดว่าคุณเป็นประเภทเครื่องติดช้า เลยมาเริ่มทำงานเอาตอนสาย เพราะนั่นหมายความว่าคุณได้สูญเสียเวลาที่ไม่สามารถหามาชดเชยได้ไปเปล่าๆ แม้การทำงานในช่วงเช้าของคุณนั้น จะเป็นการตรวจ email หรืออ่านเอกสารที่มีผู้มาวางไว้บนโต๊ะของคุณ มันก็คืองาน และมันก็ต้องใช้เวลาเช่นกัน
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
• Action Priority Matrix (APM)
• Are You a Procrastinator?
• Avoiding Micromanagement
• Effective Goal Setting
• Improve Your Concentration
• Is This a Morning Task?
• Managing Email Effectively
• Managing Interruption
• Meditation for Stress Management
• Minimizing Distractions
• Personal Goal Setting
• Thinking on Your Feet
• To Do Lists
• Yes to the Person, No to the Task
———————————