สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความผิดพลาดพื้นฐาน 10 ประการของผู้บริหารและผู้นำ
มีผู้กล่าวว่า ความผิด ให้โอกาสในการเรียนรู้ที่ยิ่งใหญ่ แต่ที่จริงแล้ว ถ้าเราสามารถเรียนรู้ด้วยวิธีอื่นโดยไม่เกิดความผิดขึ้นมาก่อนได้ ก็น่าจะดีกว่า ผู้บริหารมีเรื่องที่ต้องรับผิดชอบมากมาย ทั้งต่อองค์กรรวมถึงการเป็นแบบอย่างที่ดีให้แก่ลูกน้องและทีมงาน หากคุณเป็นผู้บริหาร คุณต้องพร้อมที่จะทบทวนทุกสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องและหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหา ต้องตระหนักถึงจุดอ่อนที่มีอยู่ในระบบการทำงาน วางกลยุทธ์ และแก้ไขข้อผิดพลาดต่างๆ อย่างรู้เท่าทัน
ความผิดพลาด 10 ประการที่มักเกิดขึ้นกับผู้นำและผู้บริหารดังที่จะกล่าวต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณสามารถเรียนรู้ไม่ให้เกิดความผิดพลาดได้ และเพื่อความสะดวก ไม่เยิ่นเย้อ บทความนี้จะใช้คำว่า “ผู้บริหาร” ในความหมายรวมถึงผู้นำด้วย
1) ไม่ให้ข้อมูลป้อนกลับ
ผู้บริหารบางคน รับรู้พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของพนักงานภายใต้การบังคับบัญชา แต่แทนที่จะแจ้งให้พวกเขาได้รู้ตัวและรีบจัดการแก้ไข กลับรอที่จะทำตามรูปแบบวิธีการ เช่น รอที่จะแจ้งลงไปในรายงานผลการปฏิบัติงาน จนความล่าช้าดังกล่าวก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์กร
The Ken Blanchard Companies ได้จัดการสำรวจสอบถามผู้บริหารจำนวน 1,400 คน ผลการศึกษาพบว่า การไม่ให้ข้อมูลป้อนกลับ เป็นความผิดพลาดที่ผู้บริหารกระทำกันมากที่สุด การให้ข้อมูลป้อนกลับที่ถูกต้อง ฉับไว มีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อความสำเร็จในการทำงาน ผู้บริหารจึงควรให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ทีมงานอย่างสม่ำเสมอซึ่งสามารถทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น การแจ้งผลการปฏิบัติงาน การให้รางวัลแก่ผู้ปฏิบัติงานดี การแจ้งสิ่งที่ควรปรับปรุงแก้ไข หากผู้บริหารไม่ให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ลูกน้องหรือทีมงาน เท่ากับตัดโอกาสการปรับปรุงตัวของพวกเขา การเรียนรู้วิธีการให้ข้อมูลป้อนกลับที่เหมาะสมจึงถือเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้บริหารทุกคน
2) ไม่ให้เวลากับทีมงาน
เมื่อคุณขึ้นเป็นผู้บริหาร คุณอาจต้องติดพันกับภาระหน้าที่การงานจนไม่มีเวลาให้กับผู้ร่วมงาน แต่ไม่ว่าคุณจะมีงานยุ่งมากมายเพียงใด ขอให้คิดอยู่เสมอว่า คุณต้องพร้อมที่จะให้การสนับสนุนและคำชี้แนะในเวลาที่พวกเขาต้องการ คุณต้องวางกำหนดการทำงานให้กับลูกน้องหรือทีมงานของคุณ และเรียนรู้ที่จะฟังพวกเขาอย่างตั้งใจ พัฒนาความฉลาดทางอารมณ์ของคุณเพื่อรู้จักพวกเขาและสิ่งที่พวกเขาต้องการให้มากขึ้น จัดเวลาให้พวกเขาได้เข้ามาพบหากต้องการความช่วยเหลือ นอกจากนั้นคุณอาจใช้การเดินพบปะทักทายเพื่อสร้างความใกล้ชิดกับคนของคุณได้อีกทางหนึ่งด้วย
การสร้างความพอใจให้กับลูกค้าเป็นกุญแจความสำเร็จของธุรกิจ แต่การสร้างความพอใจให้กับทีมงานก็มีความสำคัญที่ไม่ยิ่งหย่อนกว่ากัน ให้ความสำคัญแก่พวกเขาในฐานะที่เป็นสินทรัพย์ที่มีคุณค่า แล้วพวกเขาจะสร้างสิ่งมหัศจรรย์ให้แก่คุณ มิเช่นนั้นคุณอาจต้องปวดหัวกับการทยอยลาออกของทีมงานซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น อะไรก็ไม่สามารถที่จะเหนี่ยวรั้งพวกเขาไว้ได้
3) เข้าใจผิดในเรื่องการให้อิสระในการทำงาน
เป็นความผิดพลาดที่ผู้บริหารให้เสรีภาพในการทำงานแก่ลูกน้องแบบสุดโต่งโดยไม่เข้าไปเกี่ยวข้องใดๆ เพราะเกรงว่าจะเป็นการก้าวก่ายการทำงาน ขณะเดียวกันก็ไม่มีเวลาที่จะให้พวกเขาได้ปรึกษาว่าสิ่งที่พวกเขาคิดนั้นถูกต้องหรือไม่ ผลที่มักเกิดขึ้นคือ การตีความมุ่งหมายในการดำเนินการใดๆ ไปตามที่พวกเขาเข้าใจ กว่าจะรู้ว่าไปผิดทางและไม่ใช่สิ่งที่ควรเป็นหรือไม่ใช่สิ่งที่ลูกค้าต้องการ ก็อาจเสียหายจนไม่สามารถแก้ไขอะไรได้
ดังนั้น เมื่อมอบหมายงานให้ทีมงานแล้ว คุณจะต้องมั่นใจว่า งานนั้นมีการกำกับดูแลที่เหมาะสมกับลักษณะงานและคุณสมบัติของทีมงาน คุณอาจกำกับดูแลเองหรือมอบหมายให้สมาชิกในทีมงานเป็นผู้ทำ แต่ที่แน่ๆ คือคุณจะวางมือไม่ทำอะไรเลยไม่ได้เพราะนี่เป็นการมอบหมายงาน ไม่ใช่การทิ้งงาน
4) สนิทกับลูกน้องมากเกินไป
ผู้บริหารส่วนมาก ต้องการให้ตนเองเป็นที่รัก จึงพยายามทำตัวให้เป็นมิตรและใกล้ชิดกับทีมงาน แม้ว่าการกระทำดังกล่าวเป็นสิ่งที่ดี แต่จะต้องไม่ทำให้ผลการปฏิบัติงานไม่มีคุณภาพ คุณจึงไม่ควรตีสนิทกับลูกน้องมากเกินไป จริงอยู่ที่สภาพแวดล้อมในการทำงานควรมีบรรยากาศที่ผ่อนคลายเพื่อให้พนักงานไม่เครียดจนเกินไป แต่ก็ไม่ใช่หย่อนยานหรือบันเทิงจนถึงขั้นขาดความกระตือรือร้นในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย ในฐานะปุถุชนคนหนึ่ง ไม่ผิดที่คุณอาจรู้สึกสนิทชิดชอบพอใจลูกน้องคนใดหรือกลุ่มใดเป็นพิเศษ แต่ในฐานะผู้บริหาร คุณจะต้องวางตัวเป็นกลางและปฏิบัติต่อพนักงานทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน มิเช่นนั้น ถึงคุณจะสามารถสร้างความรักให้เกิดขึ้นกับพนักงานกลุ่มหนึ่ง แต่ก็อาจมีพนักงานอีกกลุ่มหนึ่งซึ่งมีจำนวนไม่น้อยกว่ากันเกลียดคุณ
ความผิดพลาดพื้นฐานอีกประการหนึ่งของผู้บริหาร คือการหลีกเลี่ยงไม่เข้าไปเกี่ยวข้องกับความขัดแย้งในการทำงานตั้งแต่แรกที่ทราบเพราะเกรงว่า การเข้าไปให้ความเห็นหรือแนะนำจะทำให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่พอใจ แม้ความขัดแย้งนั้นจะบานปลายต่อไปจนกระทบผลการปฏิบัติงาน ผู้บริหารก็มักจะพยายามชี้ให้เห็นว่า ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นไม่ใช่เรื่องสลักสำคัญอะไร พฤติกรรมดังกล่าวไม่ได้ช่วยแก้ปัญหาแต่กลับเป็นการบ่มเพาะความขัดแย้งและความไม่พอใจให้เพิ่มมากขึ้น ต่อเมื่อถึงจุดแตกหัก จะแก้ไขอย่างไรก็คงต้องเหลือรอยร้าวอยู่ดี
5) ไม่ได้กำหนดเป้าหมาย
ถ้าพนักงานไม่มีเป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจน พวกเขาจะสับสน ทำอะไรไม่ถูก ไม่รู้ว่าจะทำไปเพื่อให้ได้อะไร และไม่รู้ว่างานนั้นมีความสำคัญต่อตนและองค์กรอย่างไร ไม่สามารถจัดอันดับความสำคัญ ซึ่งหมายความว่า งานไม่ด่วนอาจถูกนำขึ้นมาทำก่อนในขณะที่งานที่ด่วนหรือมีความจำเป็นมากกว่ากลับไม่ได้รับการปฏิบัติ ทุกๆ หน่วยงานจึงควรมีแผนงานและเป้าหมายที่ชัดเจน อย่างไรก็ตาม ลำพังเป้าหมายอย่างเดียวคงไม่เพียงพอ คุณจำเป็นต้องมีกรอบเวลาที่ต้องการทำเป้าหมายให้สำเร็จด้วย เพื่อคุณจะได้ใช้ติดตามความก้าวหน้าและผลสำเร็จของการดำเนินการ และทำให้ทราบว่า ณ เวลาใดที่คุณควรจะต้องเข้าไปให้ความช่วยเหลือหรือสนับสนุน
6) ใช้วิธีการจูงใจที่ไม่เหมาะกับบุคคล
คุณทราบหรือไม่ว่าสิ่งจูงใจที่แท้จริงของทีมงานของคุณคืออะไร ผู้บริหารหลายคนเข้าใจผิดว่าลูกน้องของตนทำงานเพื่อสิ่งตอบแทนที่เป็นตัวเงินเท่านั้น แต่ที่จริงแล้วเงินอาจไม่ใช่สิ่งจูงใจแต่เพียงอย่างเดียวที่พวกเขาต้องการ คนที่ต้องการความสมดุลในชีวิตครอบครัวและชีวิตการทำงานอาจจูงใจด้วยการให้ทำงานที่บ้านผ่านอุปกรณ์สื่อสารระยะไกลหรือการให้เลือกสลับวันหยุด คนที่ต้องการความก้าวหน้าในชีวิตการงานอาจจูงใจด้วยการกำหนดเป้าหมายความสำเร็จ การมอบความรับผิดชอบพิเศษ การยกย่องชมเชย หรือการให้ได้มีโอกาสปรึกษาหารือหรือร่วมประชุมกับผู้บริหาร ซึ่งถือเป็นเกียรติในการทำงาน
7) ไม่ละเอียดในการเลือกคนเข้าร่วมงาน
เวลาที่ทีมงานได้รับมอบหมายงานจำนวนมาก การจัดเตรียมบุคคลให้เพียงพอกับการทำงานของทีมเป็นเรื่องที่จำเป็น แต่การจัดบรรจุบุคคลลงในตำแหน่งที่ว่างอย่างรีบด่วนเกินไปจนขาดการพิจารณาคัดเลือกตามขั้นตอนที่ถูกต้อง อาจได้คนที่ไม่มีความสามารถ หรือทำงานไม่เป็น มาร่วมงาน เสียทั้งเวลาและทรัพยากรในการให้การฝึกอบรมเพิ่มเติม และยังถ่วงคนอื่นในทีม ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือ ทำให้สมาชิกทีมงานคนอื่นๆ เกิดความเครียดที่ต้องมาคอยแก้ไขงานที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
8) ไม่วางตนให้เป็นตัวอย่าง
หากคุณทำตัวไม่เหมาะสมให้ลูกน้องเห็นในระหว่างเวลาทำงาน เช่น ใช้โทรศัพท์พูดคุยเรื่องส่วนตัว หรือนินทาเจ้านาย คุณคิดหรือว่าลูกน้องของคุณจะไม่ทำแบบเดียวกัน ในฐานะที่เป็นผู้บริหาร คุณจำเป็นจะต้องทำตนให้เป็นแบบอย่างที่ดีแก่ทีมงาน เช่น หากทีมงานของคุณจำเป็นต้องอยู่ทำงานดึก คุณก็ควรอยู่ด้วยเพื่อช่วยเหลือพวกเขา หรือถ้าองค์กรของคุณมีกฎห้ามนำอาหารมาทานที่โต๊ะทำงาน คุณก็ควรทานอาหารเฉพาะที่ห้องพัก หากคุณไม่อยากให้ลูกน้องมองโลกในแง่ลบ คุณก็ไม่ควรมีทัศนคติเช่นนั้นให้เขาเห็นหรือรู้สึก โปรดระลึกไว้เสมอว่า ลูกน้องจับจ้องมองคุณอยู่ตลอดเวลา ถ้าคุณต้องการให้ลูกน้องมีพฤติกรรมเป็นอย่างไร ทำอย่างนั้นไว้ แล้วพวกเขาจะทำตาม
ผู้บริหารต้องกล้ายอมรับความบกพร่องของตนเองด้วย คุณย่อมต้องเคยทำผิดพลาดมาบ้าง สิ่งที่สำคัญคือ คุณต้องสามารถนำประสบการณ์ดังกล่าวมาเรียนรู้ ปรับปรุง และพัฒนาตนเอง การทำตนให้เป็นตัวอย่างจึงไม่ใช่การทำแบบอย่างที่ดีและพยายามปกปิดข้อบกพร่องของตนเอง แต่เป็นการนำประสบการณ์ความผิดพลาดของตนมาสอนหรือแนะนำให้ทีมงานทราบว่าสิ่งใดควรทำหรือไม่ควรทำ
9) กอดงานไว้ทำเอง
ผู้บริหารบางคนไม่ยอมมอบหมายงานเพราะเข้าใจว่ามีแต่เขาเท่านั้นถึงจะสามารถทำงานสำคัญเช่นนั้นได้ หรือเกรงว่าหากมอบหมายงานไปจะเกิดความผิดพลาด หากคุณเป็นผู้บริหารที่คิดเช่นนั้นก็จะเกิดเป็นผลเสียแก่งาน เพราะงานทั้งหลายจะไปสุมรอเป็นคอขวดอยู่ที่ตัวคุณ คุณอาจเกิดความเครียดและตัดสินใจผิดพลาดได้ง่ายๆ การมอบหมายงาน แม้คุณจะไม่เชื่อสักเท่าไรว่าลูกน้องจะสามารถทำงานได้ถูกต้องสมบูรณ์ แต่หากคุณได้พัฒนาความรู้ความสามารถของเขาในงานดังกล่าวแล้ว คุณก็ควรมอบงานนั้นให้ลูกน้องทำ มิเช่นนั้นคุณจะไม่มีเวลาทำงานอื่นในความรับผิดชอบให้ครบถ้วนได้ นอกจากนั้นยังไม่เปิดโอกาสให้ลูกน้องได้ใช้ความรู้ความสามารถและเรียนรู้ประสบการณ์ใหม่ในการทำงาน
ทีมงานแต่ละคนจะมีจุดแข็งที่คนอื่นอาจไม่มี หน้าที่ของคุณในฐานะผู้บริหาร คือการค้นหาศักยภาพที่ซ่อนอยู่ของพวกเขาและนำมันออกมาใช้ คุณต้องรู้จักคนของคุณว่าเขาเก่งในเรื่องใด พนักงานที่รู้ว่าคุณชอบกอดงานไว้ทำเองจะไม่ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด แต่จะเหลือส่วนสำคัญที่ต้องตัดสินใจหรือต้องการความคิดริเริ่มไว้ให้เป็นเรื่องของคุณ นานๆ เข้า พนักงานเหล่านั้นก็จะทำแต่เฉพาะส่วนที่เป็นงานประจำ ขาดความคิดริเริ่ม และกลายเป็นคนที่ไม่กล้าตัดสินใจ
10) ยังติดอยู่กับบทบาทก่อนขึ้นเป็นผู้บริหาร
เมื่อคุณได้ขึ้นเป็นผู้บริหาร ความรับผิดชอบของคุณจะแตกต่างไปจากเดิม แต่คุณก็มักที่จะลืมไปว่างานของคุณได้เปลี่ยนไปแล้ว ลืมไปว่าจำเป็นต้องใช้ทักษะที่แตกต่างออกไปเพื่อทำให้งานสำเร็จ ความผิดพลาดนี้เป็นเหตุให้คุณไม่ได้ทำหน้าที่ในการเป็นผู้บริหารให้สมกับค่าจ้างในตำแห่งทางการบริหารของคุณ
คุณจำเป็นต้องทำงานในเชิงรุก ไม่ใช่ตั้งรับหรือรอการมอบหมายเหมือนแต่ก่อน ต้องรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและ forces ต่างๆ ทั้งภายนอกภายในที่จะมีผลกระทบต่อการทำงาน ต้องพัฒนาทีมงานให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานในเชิงกลยุทธ์ มีวิสัยทัศน์ว่าจะนำความคิดริเริ่มเรื่องใดมาสร้างความก้าวหน้าให้กับองค์กร สร้างบรรยากาศการทำงานที่สามารถเหนี่ยวรั้งคนเก่งให้อยู่ร่วมงาน ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของบทบาทหน้าที่ใหม่ที่คุณจะต้องทำในฐานะผู้บริหาร
บทความที่เกี่ยวข้องซึ่งขอแนะนำให้อ่านประกอบ
• 6-Box Model [Weisbord]
• 10 Fatal Leadership Flaws [Zenger and Folkman]
• 14 Misconceptions About Leadership
• Avoiding Micromanagement
• Delegation Dilemma
• Effective Goal-Setting
• Effective Recruitment
• Effective Scheduling
• Emotional Intelligence
• Feedback Matrix
• Giving Feedback
• Laissez Faire Leadership
• Learning Management Skills
• Management by Objectives (MBO)
• Management by Wandering Around
• Managing Former Peers
• Managing Your Boundaries
• Motivating Manager
• Motivation Theory [Handy]
• Overcoming a Blame Culture at Work
• Team Charters
• Theory X and Theory Y [McGregor]
————————