กระบวนการพื้นฐานที่ใช้ในการสอนงาน

    ในช่วงเศรษฐกิจถดถอย ผู้บริหารและหัวหน้างานทั้งหลายล้วนถูกกดดันให้ต้องสร้างผลงานให้มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรให้น้อยลง และแม้ว่าองค์กรจะฟื้นตัวแล้ว ก็ยังจะต้องทำเช่นนั้นอยู่ต่อไปเพื่อพิสูจน์ให้เห็นว่าความสำเร็จที่ผ่านมานั้น เป็นความสามารถล้วนๆ ไม่ใช่ความบังเอิญ ทางเดียวที่จะทำเช่นนั้นได้ก็ด้วยการพัฒนาลูกน้องหรือพนักงานให้ทำงานดีขึ้น มีผลงานมากขึ้น และในขณะเดียวกันก็ต้องให้พวกเขาได้มีอิสระในการทำงานที่มีความรับผิดชอบและความท้าทายใหม่ๆ การสอนงานเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยให้บรรลุความมุ่งหมายนี้ได้

    การสอนงานช่วยให้ผู้สอนสามารถ
    1. เห็นศักยภาพของผู้เรียนว่าจะสามารถรับการพัฒนาทักษะใหม่ๆ และเข้ารับผิดชอบงานที่เพิ่มมากขึ้นได้อย่างไร
    2. พัฒนาทักษะและภูมิความรู้ที่มีอยู่ของผู้เรียนด้วยการสนับสนุนให้ลองวิธีการและกระบวนการใหม่ๆ ในการปฏิบัติงาน
    3. รู้ว่ามีเจตคติอะไรที่ขัดขวางผู้เรียนไม่ให้ทำงานตามบทบาทหน้าที่ของตนและช่วยให้ผู้สอนเข้าไปให้ความช่วยเหลือได้
    4. ช่วยให้ผู้เรียนแก้ไขปัญหาที่ขัดขวางความก้าวหน้า
    5. ชี้ปัญหาพื้นฐานที่มีอยู่ในกระบวนการทำงานเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของผู้เรียน
    6. วางแผนสืบทอดตำแหน่งและให้ผู้เรียนมีความเข้าใจเส้นทางอาชีพของตน

    บทบาทที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของหัวหน้างาน คือการสอนงานลูกน้องให้ทำงานได้ดีที่สุด โดยช่วยให้ลูกน้องมีการตัดสินใจที่ดีขึ้น แก้ปัญหาที่ฉุดรั้งพวกเขาไม่ให้ก้าวไปข้างหน้า ให้ได้เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และทำให้ลูกน้องมีความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน รูปแบบการสอนงานที่เรียกว่า GROW Model เป็นกรอบแนวคิดที่เรียบง่ายที่สามารถช่วยหัวหน้าให้ทำหน้าที่ที่กล่าวมานี้ได้ GROW เป็นคำที่ย่อมาจาก

    • Goal (เป้าหมาย)
    • Current Reality (สถานภาพจริงที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน)
    • Options (โอกาสเลือก)
    • Will (ความตั้งใจ)

    รูปแบบที่เรียกว่า GROW Model นี้ Sir John Whitmore เป็นผู้พัฒนาขึ้นในทศวรรษที่ 1980 ด้วยการช่วยเหลือของ Alan Fine และ Graham Alexander แนวคิดนี้เปรียบง่ายๆ เหมือนการวางแผนการเดินทางที่ขั้นแรกต้องกำหนดเสียก่อนว่าจะไปที่ใด (Goal) และต้องรู้ตัวว่าขณะนี้ตนเองอยู่ ณ ที่ใด (Current Reality) เมื่อรู้เช่นนั้นแล้วก็สำรวจทางเลือกทั้งหลาย (Options) ที่จะไปยังจุดหมาย หลังจากนั้นจึงตั้งใจมั่น (Will) ที่จะเดินทางและพร้อมที่จะฟันฝ่าอุปสรรคที่อาจพบระหว่างทาง

    การสอนงานก็มีกระบวนวิธีที่คล้ายกัน แต่ตามแนวคิดนี้ไม่ถือว่าผู้สอนจะต้องเป็นผู้รู้ดีเลิศในทุกสถานการณ์ที่ผู้เรียนเผชิญอยู่ ผู้สอนจะเป็นเพียงพี่เลี้ยงหรือผู้ช่วยเหลือให้ผู้เรียนได้เลือกทางเลือกที่ดีที่สุด และในฐานะที่เป็นพนักงานในองค์กร งานสำคัญที่ต้องทำในการสอนงานจึงอยู่ที่การวางแนวทางให้ลูกน้องหรือสมาชิกในทีมได้ตัดสินใจทำในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด ตามขั้นตอนต่อไปนี้

    1. กำหนดเป้าหมาย
        หัวหน้างานหรือหัวหน้าทีมพร้อมทั้งลูกน้องหรือผู้ร่วมทีมจะมาร่วมกันค้นหาพฤติกรรมที่จำเป็นต้องเปลี่ยน แล้ววางโครงสร้างการเปลี่ยนแปลงนั้นไว้เป็นเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จ เป้าหมายนี้ต้อง SMART คือ มีความจำเพาะเจาะจง (Specific), วัดได้ (Measurable), ทำให้สำเร็จได้ (Attainable), ไม่เพ้อฝัน (Realistic), และมีกรอบเวลาในการปฏิบัติ (Time-bound) เมื่อกำหนดเป้าหมายได้แล้ว ควรตั้งคำถามเพื่อใช้ในการประเมินและตรวจสอบความเหมาะสมด้วย เช่น

    • จะรู้ได้อย่างไรว่าลูกน้องหรือผู้ร่วมทีมบรรลุเป้าหมายแล้วหรือยัง
    • จะรู้ได้อย่างไรว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว
    • เป้าหมายนี้เหมาะกับวัตถุประสงค์ในการทำงานของบุคคลหรือของทีมหรือไม่

    2. ตรวจสอบสถานภาพที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
        ลูกน้องหรือสมาชิกในทีมต้องอธิบายสถานภาพที่เป็นอยู่ของตนตามข้อเท็จจริง ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะบุคคลมักพยายามแก้ปัญหาหรือบรรลุเป้าหมายโดยไม่สำรวจดูจุดเริ่มต้นที่เป็นอยู่และมักจะพลาดข้อมูลที่จำเป็นต้องมีเพื่อใช้ในการบรรลุเป้าหมายนั้น คำถามสำคัญในขั้นนี้ เช่น

    • มีเหตุสำคัญอะไรเกิดขึ้นในขณะนี้, มีใครเกี่ยวข้องบ้าง, เหตุเกิดเมื่อใด, เกิดบ่อยแค่ไหน, ผลเป็นอย่างไร
    • ได้ทำอะไรไปบ้างในการที่จะให้บรรลุเป้าหมายนั้น
    • เป้าหมายที่กำหนดมีความขัดแย้งกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์อื่นหรือไม่

    3. สำรวจทางเลือก
        หัวหน้าจะต้องช่วยลูกน้องหรือลูกทีมคิดหาทางเลือกที่ดีให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ นำทางเลือกนั้นมาหารือและช่วยตัดสินใจในทางเลือกที่ดีที่สุดด้วยการให้เขาเป็นผู้เสนอก่อน หัวหน้าควรเป็นเพียงผู้แนะนำในทิศทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่ไปตัดสินใจแทน คำถามที่หัวหน้าสามารถนำมาใช้สำรวจทางเลือกมีอาทิ

    • ทำอย่างอื่นได้อีกไหม
    • ถ้าข้อจำกัดได้รับการแก้ไขหมดไปแล้ว จะทำให้สิ่งนั้นเปลี่ยนไปหรือไม่
    • แต่ละทางเลือกมีข้อดีข้อเสียอย่างไร
    • ใช้ปัจจัยหรือเหตุผลอะไรมาชั่งน้ำหนักความสำคัญของแต่ละทางเลือก
    • ต้องหยุดทำอะไรบ้างจึงจะบรรลุเป้าหมายนี้
    • มีอุปสรรคบ้างที่อะไรกีดขวางการดำเนินการ

    4. ตั้งใจให้มั่น
        เมื่อได้ทางเลือกที่ดีที่สุดได้แล้ว ขั้นต่อไปคือการให้ลูกน้องหรือลูกทีมตั้งใจมั่นที่จะดำเนินการในทางเลือกนั้นเพื่อบรรลุเป้าหมาย คำถามต่อไปนี้อาจช่วยให้เกิดความตั้งใจและแรงจูงใจที่ว่านั้นได้

    • จะทำอะไรต่อไป ทำเมื่อไร มีอะไรที่ต้องทำอีก
    • อะไรทำให้ไม่ก้าวต่อไป จะแก้ปัญหานี้อย่างไร
    • จะสร้างความกระตือรือร้นให้เกิดได้อย่างไร
    • จะทบทวนความก้าวหน้าเมื่อใด เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน

    ความชัดเจนในคำตอบของข้อคำถามเหล่านี้จะช่วยสร้างความมุ่งมั่นให้เกิดขึ้น และด้วยความเป็นเหตุเป็นผลที่ชัดเจน ลูกน้องหรือลูกทีมจะสามารถปรับเปลี่ยนวิธีดำเนินการได้เองถ้าแผนแรกไม่ได้ผล

    เทคนิคที่สำคัญของการสอนงาน คือ
    1) การป้อนคำถามที่ดี อย่าใช้คำถามปลายปิดที่ตอบได้เพียงใช่ หรือไม่ใช่ และควรเตรียมคำถามให้มากในแต่ละขั้นตอนนับตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายจนถึงการสร้างความมุ่งมั่นในการปฏิบัติ
    2) การเป็นผู้ฟังที่ดี ให้ลูกน้องหรือลูกทีมเป็นผู้พูดเป็นส่วนใหญ่ การฟังอย่างสงบช่วยจะช่วยให้มีเวลาคิด แยกแยะได้ว่าอะไรควรไม่ควร

    ที่สำคัญที่สุดในฐานะหัวหน้างานหรือหัวหน้าทีม คือ เมื่อลูกน้องรู้ทางเลือกและเกิดความมุ่งมั่นที่จะเดินหน้าแล้ว ผู้เป็นหัวหน้าจะต้องช่วยเสริม เติมเต็มในสิ่งที่ยังขาดอยู่ เช่นการให้ได้รับการฝึกอบรมเฉพาะเรื่อง การให้ได้ทำงานในลักษณะที่เพิ่มความรู้หรือทักษะที่จำเป็น การติดตามความก้าวหน้าและเป็นพี่เลี้ยงจนกว่าเป้าหมายนั้นจะสำเร็จ การเป็นหัวหน้าที่ดีจึงต้องเริ่มที่การมีจิตใจที่เป็นผู้ให้ ตัดความกลัวว่าลูกน้องหรือลูกทีมจะเก่งเกินหน้าตน ถ้าหัวหน้าทั้งหลายมีคุณธรรมในจิตใจมากพอ กระบวนการที่กล่าวมานี้ก็จะเป็นเพียงกระบวนการพื้นฐาน มิเช่นนั้นแล้ว อุปสรรคที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของความสำเร็จของลูกน้องกลับเป็นตัวหัวหน้าเอง มิใช่คนอื่น

———————————————

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *