การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผล

    การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน (On the Job Training: OJT) เป็นกระบวนการพื้นฐานในการพัฒนาบุคคลากร บางสถานประกอบการโดยเฉพาะสถานประกอบการขนาดเล็กจะมีเพียงการฝึกอบรมประเภทนี้เพียงอย่างเดียว แต่โดยทั่วไปแล้ว เมื่อสถานประกอบการสำรวจหรือพบความจำเป็นที่ต้องให้การฝึกอบรม ก็จะนำความต้องการหรือเป้าหมายนั้นมาออกแบบโครงการฝึกอบรมอันประกอบด้วยเนื้อหาหลักสูตรและรูปแบบการให้การฝึกอบรม ปกติจะใช้การฝึกอบรมแบบชั้นเรียน (classroom training) เป็นการให้การฝึกอบรมระยะสั้นที่เน้นแนวคิดและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเป็นการปูพื้น และใช้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน (on the job training) เป็นการสะสมการเรียนรู้ในระยะยาว

    การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานเป็นการให้พนักงานเรียนรู้งานไปพร้อมกับการปฏิบัติงานนั้น พนักงานทุกคนตั้งแต่เสมียนพนักงานไปถึงผู้บริหารสูงสุดขององค์กรต้องได้รับการฝึกอบรมประเภทนี้นับตั้งแต่เริ่มเข้าปฏิบัติงานในตำแหน่ง

    วิธีการให้การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานที่คุ้นเคยกันมากที่สุด คือ การสอนและควบคุมงาน (coaching) โดยพนักงานที่มีประสบการณ์หรือหัวหน้างานของพนักงานผู้นั้นจะเป็นผู้สอน อาจทำแบบง่ายๆ ด้วยการให้พนักงานใหม่พัฒนาทักษะของตนโดยสังเกตว่าคนอื่นเขาทำงานกันอย่างไร หรือดีกว่านั้นขึ้นมาหน่อยก็ด้วยการที่หัวหน้างานหรือพนักงานเก่งๆ ทำงานให้พนักงานใหม่ดูไปทีละขั้น การเปลี่ยนหมุนเวียนงาน (job rotation) ซึ่งมักนำมาใช้กับพนักงานระดับบริหารที่ต้องเปลี่ยนงานจากหน้าที่หนึ่งไปอีกหน้าที่หนึ่งตามแผนการพัฒนาผู้บริหารก็เป็นอีกเทคนิคหนึ่งของการฝึกอบรมขณะปฏิบัติงาน

ข้อดีและแนวทางปฏิบัติ
    การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานมีข้อดีหลายประการ ที่เห็นได้ชัดคือใช้ค่าใช้จ่ายน้อยเมื่อเทียบกับการฝึกอบรมประเภทอื่น พนักงานสามารถเรียนรู้ขณะที่ยังสร้างผลผลิตไปด้วยโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เสริมนอกงานที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มพิเศษ นอกจากนั้นการเรียนรู้ยังเกิดได้ง่ายเนื่องจากผู้เรียนเรียนรู้ด้วยการลงมือปฏิบัติและได้รับทราบผลการปฏิบัติของตนไปพร้อมกัน        การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานให้มีประสิทธิผลนั้น ต้องมีวัสดุอุปกรณ์เพื่อการฝึกอบรมที่เพียงพอ ผู้สอนงานจะต้องหมั่นเรียนรู้พัฒนาตนเอง ไม่ติดยึดอยู่กับทักษะและความรู้แบบเก่าๆ ต้องรู้หลักการจูงใจพนักงานให้มีศรัทธาและความคาดหวังในตัวผู้สอนในระดับสูงจึงจะทำให้การเรียนรู้ประสบความสำเร็จ

    ขั้นตอนการให้การฝึกอบรมขณะปฎิบัติงาน มีดังนี้
    ขั้นที่หนึ่ง: เตรียมความพร้อมของผู้เรียน
    1.1 ให้ผู้เรียนมีความผ่อนคลาย ไม่เครียด
    1.2 อธิบายเหตุผลที่ผู้เรียนต้องได้รับการฝึกอบรม
    1.3 ค้นหาว่าผู้เรียนได้เคยรู้อะไรมาบ้างในงานที่จะทำ
    1.4 อธิบายขอบเขตงานทั้งหมดและเปรียบเทียบเชื่อมโยงกับสิ่งที่พนักงานเคยเรียนรู้มาก่อน
    1.5 ให้พนักงานอยู่ในสภาพที่ใกล้เคียงกับการปฏิบัติงานจริงให้มากที่สุด
    1.6 ให้พนักงานได้คุ้นเคยกับ อุปกรณ์ วัสดุ เครื่องมือ และการใช้แทนกัน

    ขั้นที่สอง: แสดงการทำงาน
    2.1 อธิบายผลงานที่คาดหวังทั้งในเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ
    2.2 ให้พนักงานปฏิบัติงาน ณ สถานที่ทำงานปกติ
    2.3 ให้พนักงานปฏิบัติงานช้าๆ หลายๆ ครั้ง อธิบายขั้นตอนการทำงานทีละขั้นพร้อมทั้งอธิบายในส่วนที่ยุ่งยากหรือส่วนที่มักเกิดความผิดพลาดบ่อยครั้ง
    2.4 ให้พนักงานปฏิบัติงานช้าๆ พร้อมชี้ให้เห็นว่าขั้นตอนใดเป็นขั้นตอนสำคัญ
    2.5 ให้พนักงานอธิบายขั้นตอนการทำงานเพื่อยืนยันความเข้าใจไปพร้อมกับการปฏิบัติงานอย่างช้าๆ

    ขั้นที่สาม: การแสดงก่อนปฏิบัติจริง
    3.1 ให้ผู้เรียนทำงานไปตามกระบวนการทำงานหลายๆ ครั้งและอธิบายงานที่ทำแต่ละขั้นให้ผู้สอนทราบ หากมีความผิดพลาดต้องแก้ไขทันที และหากผู้สอนเห็นว่าจำเป็น ก็ให้ทำขั้นตอนที่มีความยุ่งยากซับซ้อนก่อนสัก 4-5 ครั้ง
    3.2 ให้ผู้เรียนลองปฏิบัติงานที่ความเร็วปกติเพื่อเพิ่มพูนทักษะและความรวดเร็วในการทำงาน
    3.3 เมื่อผู้เรียนแสดงให้เห็นว่าสามารถทำงานได้ ก็ให้ผู้เรียนเริ่มงาน แต่ยังอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของผู้สอน

    ขั้นที่สี่: ขั้นติดตามงาน
    4.1 กำหนดตัวบุคคลที่พนักงานควรขอรับการช่วยเหลือถ้ามีปัญหา
    4.2 ค่อยๆ ลดการควบคุมโดยใช้การตรวจสอบงานเป็นระยะแทน
    4.3 แก้ไขรูปแบบการทำงานที่ผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นนิสัยการทำงานที่ผิด แสดงให้ผู้เรียนได้เห็นความแตกต่างระหว่างรูปแบบการทำงานที่ผิดกับที่ถูก
    4.4 ให้รางวัลการปฏิบัติงานที่ดีและถูกต้อง

    การฝึกอบรมขณะปฏิบัติงานจะต้องทำทุกครั้งที่มีสินค้า บริการ หรือกระบวนการทำงานใหม่ ผู้สอนจะต้องไม่ละเลยหรือข้ามขั้นตอนใดที่กล่าวมาข้างต้นเพราะคิดว่าพนักงานเคยรู้เรื่องนั้นมาบ้างแล้ว ผลเสียที่จะเกิดขึ้น นอกจากจะเกิดความเสี่ยงแฝงซึ่งจะรู้ผลเมื่อมีสิ่งที่ไม่พึงประสงค์เกิดขึ้นแล้ว ยังเป็นการเริ่มต้นของความประมาทและความถือดีที่แสดงออกในรูปพฤติกรรมการทำงานที่ไม่ปลอดภัยหรือที่เป็นผลเสียต่อคุณภาพงานอีกด้วย

———————————–

Visits: 56

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *