ทักษะการตอบคำถามเฉพาะหน้า

    คุณยังจำเหตุการณ์ที่ถูกผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารระดับสูงตั้งคำถามต่อรายงานหรือการนำเสนอความเห็นของคุณกลางที่ประชุมได้ไหม ส่วนใหญ่ผู้ที่อยู่ในสถานการณ์เช่นว่านี้มักจะลนลานเพราะการจะตอบคำถามที่จู่โจมเข้ามาในลักษณะนี้ ไม่ได้ต้องการเพียงแค่รู้ว่าจะตอบอย่างไร แต่ต้องการทักษะที่จะเรียบเรียงคำตอบต่อคำถามเฉพาะหน้านั้นให้กระชับ เข้าเป้า ด้วยน้ำเสียงที่ราบเรียบไม่สั่นเครืออีกด้วย

    ความเชื่อมั่นในตัวเองเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการตอบปัญหาเฉพาะหน้า เมื่อใดก็ตามที่จะนำเสนอข้อมูล แสดงความคิดเห็น หรือมีข้อเสนอใด ๆ ขอให้แน่ใจก่อนว่าคุณรู้ในสิ่งที่พูดและมีข้อมูลที่เพียงพอ แต่นี่ก็ไม่ได้ความว่าคุณจะต้องรู้ทุกเรื่อง เพียงแต่ว่าถ้าคุณมีความมั่นใจในเนื้อหาที่นำเสนอ ความเชื่อมั่นในสิ่งที่รู้นั้นจะช่วยให้คุณไม่ตื่นเต้นลนลานแม้ว่าจะต้องตกไปอยู่ใน สถานการณ์ที่อึดอัดอย่างไม่คาดคิดมาก่อนก็ตาม

การเรียนรู้ทักษะการตอบคำถามเฉพาะหน้า
    เคล็ดลับของทักษะการตอบคำถามเฉพาะหน้าอยู่ที่การเรียนรู้เทคนิกและการเตรียมรับสถานการณ์ที่อาจสร้างแรงกดดัน เพื่อเวลาที่คุณต้องเผชิญกับคำถามหรือข้อโต้แย้งที่ไม่คาดคิดมาก่อนจะได้นำเทคนิกและการเตรียมพร้อมนี้ออกมาใช้ซึ่งจะช่วยให้คุณมีความสงบเยือกเย็นในขณะเรียบเรียงความคิดและเตรียมคำตอบ เทคนิกดังกล่าวประกอบด้วย
    1. ผ่อนคลาย
        เป็นเรื่องที่สวนกับความรู้สึกเมื่อต้องตกอยู่ภายใต้แรงกดดัน แต่เพื่อให้คุณสามารถรักษาน้ำเสียงให้คงความสงบเยือกเย็นและให้สมองคิดหาคำตอบได้ คุณต้องผ่อนคลายให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ด้วยการ

    • หายใจลึก ๆ
    • ใช้เวลาช่วงสั้น ๆ คิดในเชิงบวกว่าคุณสามารถทำได้
    • บีบกล้ามเนื้อส่วนที่คนอื่นมองไม่เห็น เช่นกล้ามเนื้อต้นขา กล้ามเนื้อต้นแขนส่วนบน หรือจิกเท้า แล้วคลายออก

    2. ฟังอย่างตั้งใจ
        การฟังเป็นส่วนสำคัญยิ่งสำหรับทักษะการตอบปัญหาเฉพาะหน้าทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าคุณเข้าใจคำถามก่อนที่จะตอบ หากคุณรีบตอบคำถามเร็วเกินไปคุณอาจตอบไม่ตรงคำถามหรือไปใช้เวลากับประเด็นที่ไม่ใช่หัวใจของคำตอบ การจะฟังคำถามอย่างตั้งใจนั้น คุณควร

    • มองไปที่ผู้ตั้งคำถาม
    • ใช้ความสังเกตทั้งท่าทางการเคลื่อนไหวร่างกายและสิ่งที่เขาพูด
    • พยายามตีความคำถามว่าต้องการอะไรแน่ เป็นการว่าร้าย หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม หรือต้องการทดสอบความรู้ ทำไมเขาจึงถามเรื่องนี้และมีความตั้งใจว่าอย่างไร

    ขอให้คิดไว้เสมอว่าที่เขาถามนั้น เป็นเพราะเขามีความสนใจในเรื่องที่นำเสนอหรือในตัวคุณ ความสนใจนั้นบางครั้งก็เป็นเชิงบวกคือถามเพียงเพื่อให้ได้ข้อมูล แต่ความสนใจบางครั้งก็เป็นเชิงลบ คือต้องการให้คุณเสียท่ากลางที่ประชุม แต่ไม่ว่าความสนใจนั้นเป็นในเชิงบวกหรือเชิงลบ หน้าที่ของคุณคือต้องไม่พลาด

    3. ขอให้ถามซ้ำ
        ถ้าคุณรู้สึกถูกกดดันมาก ๆ ควรขอให้ผู้ถามถามคำถามซ้ำเพราะเป็นวิธีที่ช่วยให้คุณมีเวลาคิดหาคำตอบได้นานขึ้น นอกจากนั้น การขอให้ถามซ้ำยังเป็นการทำให้ผู้ตั้งคำถามรู้สึกว่าคำถามของเขาอาจเยิ่นเย้อหรือคลุมเครือไม่เฉพาะต่อคุณซึ่งเป็นผู้ตอบ แต่อาจรวมถึงผู้ฟังคนอื่นในห้องนั้นด้วย การตั้งคำถามซ้ำนี้จึงมักได้คำถามที่มีความกระชับและชัดเจนในประเด็นที่ต้องการมากขึ้นกว่าคำถามแรก ตัวคุณเองก็มีโอกาสมากขึ้นที่จะประเมินความตั้งใจของผู้ถาม ถ้าคำถามซ้ำนั้นรุนแรงก้าวร้าวมากขึ้นกว่าครั้งแรก อย่างน้อยคุณก็จะได้รู้เจตนาที่แท้จริงของผู้ถามว่าต้องการทำให้คุณพังมากกว่าจะต้องการข้อมูลที่แท้จริง

    4. ใช้เทคนิกถ่วงเวลา
        บางครั้งคุณอาจต้องการเวลามากขึ้นเพื่อคิดให้ถี่ถ้วน หรือเพื่อสงบสติอารมณ์ให้นิ่งพอที่จะให้คำตอบที่เหมาะสม แต่ในทางปฏิบัติ คุณมักจะโพล่งสิ่งแรกที่แวบเข้ามาในสมองออกไป และคำตอบเหล่านั้นก็มักเป็นคำแก้ตัวที่ทำให้ผู้อื่นมองคุณว่าไม่มีความมั่นใจ รุกรี้รุกลน ขาดความเชื่อมั่น และไม่รู้จริง คุณจึงควร

    • ถามคำถามนั้นซ้ำกับตัวเอง วิธีนี้ช่วยให้คุณมีเวลาคิดและแจกแจงคำถามให้ชัดเจนว่าผู้ถามต้องการรู้อะไร นอกจากนั้นยังช่วยให้คุณได้เรียบเรียงคำตอบตามลำดับก่อนหลัง
    • จำกัดกรอบของคำตอบให้แคบและเป็นในเชิงการบริหารจัดการหากผู้ถามคือผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารระดับสูง
    • ขอให้ผู้ถามอธิบายคำถามหรือคำตอบที่ต้องการให้ชัดเจน หากคำเฉพาะหรือศัพท์เทคนิคสร้างปัญหาให้คุณ ควรขอให้ผู้ถามนิยามความหมายเพื่อให้มั่นใจว่าคุณกับผู้ถามกำลังพูดในเรื่องเดียวกัน

    5. ใช้ความเงียบให้เป็นประโยชน์
        เรามักมีความเชื่อว่าความเงียบทำให้รู้สึกอึดอัด แต่หากคุณรู้จักใช้มัน ความเงียบนั้นก็สื่อให้เห็นได้ว่าคุณกำลังใช้ความคิดและมีความมั่นใจในสิ่งที่จะตอบ ถ้าคุณรีบร้อนตอบ คำตอบมักจะออกมาอย่างระร่ำระลัก จึงควรหยุดสักนิดเพื่อประมวลความคิดและดึงเรื่องให้ช้าลง

    6. ตอบให้ตรงประเด็นโดยใช้ข้อมูลที่ไม่มากหรือน้อยเกินไป
        ในสภาวการณ์ที่ถูกกดดัน คำตอบที่ให้มักจะมีข้อมูลที่ไม่มากไปก็น้อยไป ถ้าตอบสั้นไป การสนทนาจะเปลี่ยนมาเป็นการซักถาม คุณอาจเจอคำถามอื่นตามมาและผู้ตั้งคำถามจะอยู่ในฐานะเป็นผู้ขึ้นขี่ทันที แต่ถ้าตอบยาวไป คนฟังอาจหมดความสนใจ หรืออาจถึงเบื่อหน่ายที่จะฟังส่วนสำคัญซึ่งยังไม่ได้พูด โปรดระลึกว่าผู้ถามต้องการคำตอบอะไร คุณก็ควรให้คำตอบนั้นโดยมีข้อมูลสนับสนุนที่กำลังพอดี เทคนิกนี้จะช่วยให้คุณจำกัดวงแทนที่จะต้องไปผูกโยงทุกเรื่องที่วิ่งเข้ามาในสมอง ถ้าคุณจับประเด็นหลักได้และเลือกข้อมูลสนับสนุนไว้เพียงเรื่องเดียว คุณจะสามารถตอบคำถามนั้นได้อย่างมั่นใจและตรงประเด็น

    ในกรณีที่คุณไม่รู้คำตอบ ก็ขอให้บอกไปตรง ๆ ว่าไม่รู้ ไม่มีประโยชน์ที่คุณจะตะแบงเพราะคุณจะกลายเป็นไอ้งั่งในสายตาคนอื่น และคุณจะไม่มีความมั่นใจใด ๆ เหลือพอที่จะตอบปัญหาเฉพาะหน้าถ้ามีอีกในอนาคต การไม่รู้เรื่องบางเรื่องไม่ใช่สิ่งผิด ขอเพียงแต่เมื่อไม่รู้ก็ไปศึกษาหาคำตอบมา ครั้งหน้าเจอคำถามนี้อีกจะได้ตอบได้

    7. ลองตั้งคำถามที่อาจเป็นไปได้
        ลองคิดล่วงหน้าว่ามีคำถามอะไรที่อาจถูกถามแล้วเตรียมคำตอบเอาไว้ คิดให้ครบถ้วนว่าจะต้องเตรียมข้อมูลอะไรเพิ่มเติมหากถูกถามด้วยคำถามนั้น ในกรณีที่เป็นคำถามยาก ๆ ที่ชอบนำมาถามก็ควรใช้การระดมสมองกับทีมงานเพื่อหาคำตอบที่ดี ๆ เอาไว้

    8. ฝึกซ้อมการนำเสนอ
        มีคำกล่าวว่า “พูดอย่างไร สำคัญไม่น้อยกว่า พูดอะไร” ถ้าคุณเอ้อ ๆ อ้า ๆ สลับไปกับการพูด คุณจะหมดความมั่นใจในตนเองทันที เมื่อใดก็ตามที่จะต้องพูดต่อหน้าคนฟังมาก ๆ ขอให้หมั่นฝึกฝนในเรื่องต่อไปนี้

    • พูดให้ชัดถ้อยชัดคำ (คนละความหมายกับพูดเสียงดัง)
    • ใช้การหยุดเป็นระยะเพื่อเน้นประเด็นที่นำเสนอ ขณะเดียวกันก็เป็นการไม่เร่งตัวเองมากเกินไป
    • ใช้เสียงสูงเสียงต่ำในการนำเสนอและสังเกตการตอบสนองของผู้ฟัง
    • สบตากับผู้ฟังอย่างเหมาะสม
    • ระมัดระวังการใช้ภาษา
    • รักษารูปแบบการพูดให้เหมาะสมกับสถานการณ์

    9. สรุปเรื่องแล้วจบเลย
        เมื่อจบการนำเสนอ ขอให้สรุปสั้น ๆ อย่าเพิ่มข้อมูลใด ๆ เข้าไปในการสรุป เป็นไปได้ที่พอสรุปเสร็จจะตามมาด้วยความเงียบ อย่าเผลอทำลายความเงียบด้วยการให้ข้อมูลเพิ่ม ที่จริงแล้วความเงียบนั้นเป็นช่วงเวลาที่ผู้ฟังกำลังย่อยเรื่องที่คุณพูด หากคุณไปให้ข้อมูลเพิ่ม อาจไปสร้างความสับสนและทำให้สิ่งที่คุณทำเสร็จแล้วพังไปทั้งหมดก็ได้ ขอให้ใช้คำที่ทำให้ผู้ฟังทราบว่าคุณกำลังสรุปเรื่อง เช่น “โดยสรุปแล้ว” “สุดท้ายนี้” หรือนำคำถามที่มีผู้ถามก่อนหน้านี้มาสรุปอีกครั้งหนึ่ง

——————————————

Visits: 555

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *