7 องค์ประกอบสำคัญของการสื่อสาร

    ลองนึกดูว่าวัน ๆ หนึ่งคุณมีการสื่อสารอะไรกับคนอื่นบ้าง เช่น เขียน   e-mail ร่วมประชุม เขียนรายงาน นำเสนองาน หารือกับเพื่อนร่วมงาน ฯลฯ จะเห็นว่าจริง ๆ แล้วเกือบทั้งวันของเราหมดไปกับการสื่อสาร เราจึงควรมาดูว่าจะสามารถทำให้การสื่อสารของเราดีขึ้นได้อย่างไร ทำอย่างไรจึงจะมั่นใจได้ว่าสิ่งที่เราสื่อออกไปมีความชัดเจนและมีประสิทธิผลมากที่สุด การเข้าใจองค์ประกอบของการสื่อสารที่ดีที่เรียกว่า 7C จึงมีประโยชน์มากเพราะช่วยให้เราสามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนครบถ้วน และกลุ่มเป้าหมายก็ได้รับข้อมูลที่เราต้องการสื่อออกไป

องค์ประกอบในการสื่อสารที่เรียกว่า 7C ประกอบด้วย
    1. Clear ชัดเจน
        เมื่อใดก็ตามที่เราเขียนหรือพูดกับใคร ขอให้มีความชัดเจนในเป้าหมายหรือข้อมูล คือรู้ว่าอะไรคือจุดมุ่งหมายที่ต้องการสื่อสารกับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลนั้น ถ้าตัวคุณเองยังไม่ชัด กลุ่มเป้าหมายก็คงเข้าใจได้ไม่ชัดเช่นกัน ดังนั้น เพื่อให้สิ่งที่สื่อออกไปมีความชัดเจน คุณต้องพยายามลดจำนวนเรื่องที่มีอยู่ในแต่ละประโยคให้น้อยจนแน่ใจว่าผู้รับข้อมูลจากคุณไม่ว่าผ่านทางสื่อใดก็ตามสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการสื่อออกไปได้อย่างไม่ยากเย็นนัก ผู้รับข้อมูลไม่ควรต้องใช้จินตนาการเพิ่มเติมอะไรมากมายในการทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณสื่อออกไป

    2. Concise กระชับ
        การสื่อสารที่กระชับ หมายความว่าคุณได้จับเฉพาะประเด็นและทำให้มันสั้น ผู้รับข้อมูลจากคุณไม่ต้องการอ่านหรือฟังข้อมูลยาวตั้งหกบรรทัดในขณะที่คุณสามารถทำให้มันสั้นเพียงแค่สามบรรทัดได้

    3. Concrete ตรงประเด็น
        ถ้าข้อความที่คุณสื่อออกไป ตรงประเด็น ผู้รับข้อมูลจะเข้าใจได้ว่าคุณต้องการบอกอะไรเขา คุณอาจใส่รายละเอียดลงไปด้วยก็ได้ แต่ต้องเป็นเนื้อหาของสิ่งที่ต้องการจะบอก หากข้อมูลเหล่านั้นรวมกันแน่นเหมือนกับแสงเลเซอร์ได้ละก็ มันจะมีพลังอัดแน่นอย่างไม่ต้องตีความอะไรมาก

    4. Correct ถูกต้อง
        เมื่อข้อมูลที่สื่อออกไปมีความถูกต้อง ก็จะไม่เกิดความผิดพลาดหรือความเข้าใจผิดในการสื่อสาร นอกจากความถูกต้องในข้อเท็จจริงแล้ว ผู้สื่อสารก็ควรตรวจสอบด้วยว่า

    • ศัพท์ทางเทคนิคที่คุณใช้ไปนั้นเหมาะสมกับระดับการศึกษาหรือระดับความรู้ของผู้รับข้อมูลหรือไม่
    • มีข้อผิดพลาดทางด้านการใช้ภาษาหรือไม่
    • สะกดคำต่าง ๆ ถูกต้องหรือไม่ โดยเฉพาะการสื่อสารด้วยการเขียน เคยมีผู้เล่าว่าในรายงานของข้าราชการท่านหนึ่งที่มีถึงผู้บังคับบัญชา ได้ลงท้ายรายงานว่า “จึงเรียนหมาเพื่อทราบ” โดยแท้จริงตั้งใจจะเขียนว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” คุณคงพอจินตนาการได้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับข้าราชการท่านนั้นนะครับ

    5. Coherent สอดคล้องกัน
        ถ้าข้อความที่สื่อสารมีความสอดคล้องกัน เรื่องราวก็จะมีตรรกะอยู่ในตัว แต่ละประเด็นจะเชื่อมโยงร้อยเรียงเข้ากับประเด็นหลัก มีความคงเส้นคงวาไม่ขัดแย้งหรือวกวน

    6. Complete ครบถ้วน
        การสื่อสารที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ผู้รับข้อมูลจะได้รับทุกสิ่งที่ผู้สื่อสารต้องการจะบอก ดังนั้นขอให้มั่นใจว่า

    • ข้อความที่สื่อออกไปนั้นได้กล่าวถึงการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้รับข้อความลงมือกระทำหรือไม่ อย่าทึกทักเอาเองว่าผู้รับข้อความควรรู้อยู่แล้วว่าต้องทำอะไร
    • ข้อความที่สื่อออกไปมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้วหรือไม่ เช่น ชื่อคนที่ต้องการให้ติดต่อ สถานที่ เวลานัดหมาย ฯลฯ

    7. Courteous สุภาพ
        การสื่อสารที่สุภาพจะให้ความรู้สึกที่เป็นมิตร เปิดเผย และจริงใจ ไม่ควรมีท่วงทีเสียดสี ก้าวร้าว การสื่อสารที่สุภาพจะมอบความรู้สึกที่ดีให้ผู้ที่รับข้อความและเป็นสิ่งที่ทุกคนก็คาดหวังว่าจะได้สิ่งนั้น รวมทั้งตัวคุณไม่ใช่หรือ

    นอกจาก 7C นี้แล้ว ผู้รู้บางท่านยังขยายต่อออกไปได้อีก เช่น ต้องน่าเชื่อถือ (Credible) ด้วย หรือบางท่านว่าต้องมีสร้างสรรค์ (Creative) ด้วย ก็แล้วแต่จะเห็นสมควร ซึ่งก็ไม่ผิดกติกาแต่อย่างใดครับ

—————————————–

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *