การวางแผนการสื่อสาร

    คุณเคยได้รับข้อความอะไรสักอย่างที่ทำให้รู้สึกว่าผู้ส่งช่างไม่คิดเอาเสียเลยว่าคุณอยากรู้หรืออยากได้ยินเรื่องเหล่านั้นหรือไม่ หรือบางครั้งแม้เวลาเข้าไปนั่งฟังการบรรยายงานขององค์กรคุณเอง มีบ้างไหมที่คุณรู้สึกว่าเรื่องที่พูดมานั้นเกาไม่ถูกที่คันสักที หรือแม้ในเวลาที่คุณทำหน้าที่เป็นผู้พูดเองแต่รู้สึกได้ว่าผู้ฟังไม่ได้ให้ความสนใจในสิ่งที่คุณพยายามจะพูดหรือชี้แจงเลย เหตุการณ์เหล่านี้อย่างเบาก็คงเป็นแค่สร้างความหงุดหงิด แต่ถ้าหนักอาจทำให้คุณฟิวส์ขาดหรือเม้งแตกซึ่งย่อมส่งผลเสียที่คุณไม่ได้ตั้งใจจะให้เกิดขึ้นอย่างแน่นอน ดังนั้นไม่ว่าคุณจะต้องการสื่อเรื่องราวปกติสามัญประจำวันหรือข่าวสารสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในองค์กร ต้องเริ่มจากการวางแผนที่ดีก่อนเสมอ

    ขั้นแรกต้องเริ่มที่การเอาใจเขามาใส่ใจเรา ต้องคิดก่อนว่าผู้ฟังต้องการรู้หรือต้องการฟังอะไร ผู้ฟังชอบที่จะรับข้อมูลเหล่านั้นด้วยช่องทางหรือวิธีการนำเสนออย่างไร อะไรเป็นตัวกระตุ้นให้เขาหยุดคิดเรื่องอื่นแล้วหันกลับมาฟังคุณ และจะรู้ได้อย่างไรว่าข้อมูลที่คุณต้องการจะสื่อนั้นเขาได้รับไว้แล้ว

    การสื่อสารที่ดีจึงไม่ใช่เป็นเรื่องเพียงแค่การจัดเตรียมข้อมูลหรือการนำเสนอที่ดีเท่านั้น แต่ต้องมีแผนการสื่อสารที่มั่นใจได้ว่าผู้ฟังจะสนใจฟังและรับข้อมูลของคุณไว้ ข้อมูลที่คุณต้องการสื่อเปรียบเหมือนสินค้าที่คุณต้องการขาย ส่วนผู้ฟังก็เปรียบเหมือนลูกค้า การที่จะให้ลูกค้าตกลงใจซื้อสินค้า คุณคงต้องจัดหีบห่อของสินค้านั้นให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้ซื้อสนใจ คุณต้องทำให้แน่ใจว่าคุณค่าหรือประโยชน์ที่ผู้ซื้อจะได้รับมีมากกว่าราคาที่คุณเสนอขาย และคุณต้องเข้าถึงลูกค้านั้นด้วยช่องทางการสื่อสารที่ถูกต้อง นอกจากนั้นคุณต้องสามารถประเมินได้ว่าสิ่งที่คุณเสนอขายออกไปนั้นมีผลการตอบรับได้ดีเพียงใดเพื่อจะได้เสริมด้วยนโนบายส่งเสริมการขายที่เหมาะสมต่อไป

    การวางแผนการสื่อสาร แบ่งออกเป็น 6 ขั้น ได้แก่
    1. เข้าใจวัตถุประสงค์ของตนเอง
        ก่อนอื่นตัวคุณเองต้องเข้าใจตัวเองก่อนว่าการสื่อสารหรือการพูดของคุณมีวัตถุประสงค์อะไร พูดง่าย ๆ ว่าต้องการได้อะไร เมื่อใด และทำไม บันทึกวัตถุประสงค์ที่ว่านี้ลงในแผนการสื่อสาร

    2. เข้าใจผู้ฟัง
        แยกแยะผู้ฟังออกเป็นกลุ่ม ๆ ซึ่งอาจแบ่งตามประเภทของผู้มีผลประโยชน์ร่วม (stakeholder) เช่น เป็นผู้บริหาร เป็นผู้ถือหุ้น เป็นลูกค้า เป็นเพื่อนร่วมงาน หรือแบ่งตามลักษณะงาน เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายเทคนิค หรือแบ่งตามระดับการบริหาร เช่น ผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระดับล่าง  ผู้ปฏิบัติงาน

    3. เข้าใจความต้องการของผู้ฟัง
        วิเคราะห์ว่าผู้ฟังแต่ละกลุ่มนั้นต้องการอะไรหรือต้องการรู้อะไรจากคุณ แล้วบันทึกความต้องการของแต่ละกลุ่มนั้นลงในแผนการสื่อสาร หลังจากนั้นจึงจัดเตรียมข้อมูลที่สามารถสนองความต้องการทั้งของคุณและของผู้ฟังรวมทั้งลำดับก่อนหลังและวิธีการนำเสนอเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ลงในแผนงาน

    4. สำรวจช่องทางหรือรูปแบบการสื่อสาร
        แม้จะเป็นการพูดในที่ชุมนุมชน หรือการบรรยายในห้องประชุม ช่องทางการสื่อสารก็มีได้หลายรูปแบบ เช่น Power Point, Video, Flip Chart, White Board, Poster, Picture, Sheets, Music, Visualizer รวมไปถึงการให้ผู้ฟังเข้ามีส่วนร่วม เช่น Case Study, Simulation, Role Play แต่ที่สำคัญคุณต้องตรวจสอบก่อนว่าช่องทางหรือรูปแบบการสื่อสารที่คุณวางแผนจะใช้นั้นมีอยู่และพร้อมที่จะใช้งานหรือไม่

    5. ทบทวนแผนการนำไปใช้
        ในกรณีที่ผู้ฟังแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม ต้องให้มั่นใจว่าอย่างน้อยแผนงานนี้สามารถสนองวัตถุประสงค์ของกลุ่มที่ใหญ่ที่สุดได้อย่างครบถ้วน และมีคำถามคำตอบสำหรับทุกกลุ่มในเรื่องต่อไปนี้

    • ผู้ฟังต้องการอะไรและต้องการรู้อะไร
    • เมื่อใดควรนำเสนออะไร
    • การตอบสนองวัตถุประสงค์ของผู้ฟังแต่ละกลุ่มในแต่ละเรื่องจะใช้ช่องทางและวิธีการสื่อสารอย่างไร
    • อะไรเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะนำเสนอข้อมูลในแต่ละขั้นตอน

    6. ประเมินผล
        ตลอดเวลาที่นำเสนอหรือบรรยาย ขอให้สังเกตความสนใจของผู้ฟังตลอดเวลา อย่ามุ่งเอามันอย่างเดียว บ่อยครั้งที่การพูดจบลงด้วยบรรยากาศสนุกสนานเฮฮาแต่ไม่มีสาระ ไม่สามารถตอบโจทย์ที่ต้องการได้ แน่นอนที่สุดว่าการพูดในที่ชุมนุมชน หากไม่ใช่การพูดเพื่อไว้อาลัย หรือพูดเพื่อกระตุ้นความฮึกเหิมแล้ว การสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายเพื่อไม่ให้การพูดเป็นการยัดเยียดข้อมูลหรือแนวความคิดเป็นสิ่งที่จำเป็นและควรรักษาบรรยากาศนั้นไว้ตลอดเวลา แต่ก็อย่าให้มากเกินไปจนกลายเป็นเฮฮา

———————————————–

Visits: 4

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *