ความรู้ มีไว้เพื่อแบ่งปัน
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
คำแนะนำพื้นฐาน 5 ประการในการบริหารงานโครงการ
การบริหารงานโครงการ เป็นกระบวนการที่ช่วยให้สามารถบรรลุเป้าหมายโครงการโดยใช้การวางแผน การจัดโครงสร้างการทำงาน การจูงใจ และการควบคุม บูรณาการทรัพยากรต่างๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแผนงาน กระบวนการบริหารโครงการประกอบด้วยกิจกรรมหลัก 5 กิจกรรม โดยมีคำแนะนำพื้นฐานในแต่ละกิจกรรม ดังนี้
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การพัฒนาทักษะความรู้ใหม่ใน 4 ขั้น
การพัฒนาตนให้เป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งซึ่งไม่เคยรู้มาก่อน ต้องผ่านการฝึกฝนเรียนรู้ในสี่ขั้นตอน เป็นเรื่องที่ลำบาก เหนื่อยยากสำหรับทุกคน สิ่งที่ผู้เรียนรู้จำเป็นต้องมี คือ ความอดทน และความสม่ำเสมอในการเรียนรู้
Martin M. Broadwell เป็นคนแรกที่สร้างแนวคิดนี้ขึ้นในปี ค.ศ. 1969 ต่อมา Noel Burch พนักงานของ Gordon Training International ได้นำแนวคิดนี้มาพัฒนาต่อในทศวรรษที่ 1970 ในชื่อ The Four Phases for Learning New Skills มีผู้นำแนวคิดนี้มาเผยแพร่ในชื่ออื่นๆ อีกมากมาย เช่น The Four Stages of Competence, The Conscious Competence Matrix, The Conscious Competence Learning Model, The Learning Matrix, The Conscious Competence Ladder หากผู้อ่านได้พบชื่อดังกล่าว ก็ขอให้เข้าใจว่าเป็นแนวคิดเดียวกันกับที่อธิบายไว้ในบทความนี้
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
หลัก 4 ประการในการเขียนเอกสารประเภทชักชวน
หลัก 4 ประการในการเขียนนี้ เน้นไปที่การเขียนเอกสารประเภทชักจูงโน้มน้าว เช่น บทโฆษณา หรือเอกสารเชิญชวนต่างๆ การเขียนงานให้มีพลังในการโน้มน้าวจิตใจของผู้อ่าน จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาสาระที่เขียน เกิดอารมณ์คล้อยตามจนลงมือปฏิบัติในสิ่งที่ผู้เขียนต้องการ เช่น ถ้าเป็นบทโฆษณา ก็คือการตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการที่โฆษณา
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ความเข้าใจผิด 14 ประการในเรื่องภาวะผู้นำ
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับภาวะผู้นำ เช่น ผู้นำคือผู้ที่มีความสามารถพิเศษกว่าคนทั่วไป อาจส่งผลได้ทั้งทางบวกและทางลบ ผลในทางบวกคือ เกิดเป็นความศรัทธาและความเชื่อมั่นในตัวผู้นำ ส่วนผลในทางลบคือ การวางมือ ปล่อยให้ผู้นำได้ใช้ความสามารถที่เป็นพิเศษนั้นดำเนินการไปเพียงลำพัง โดยทีมงานคอยแต่จะรับคำสั่งและความช่วยเหลือจากผู้นำ
ถึงจะมีผลในทางบวกอยู่บ้าง แต่ความเข้าใจผิดก็คือความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง ผู้นำที่ดีจะไม่ปล่อยให้ความเข้าใจผิดนั้นคงมีอยู่ต่อไปแม้ความเข้าใจผิดนั้นจะเกิดประโยชน์แก่ตน เพราะหากปล่อยให้ทีมงานได้ทราบความจริงด้วยตนเองในภายหลังว่า ผู้นำที่แท้ก็เป็นปุถุชนคนหนึ่งที่มีโอกาสผิดพลาดและมีความสามารถจำกัดเช่นเดียวกับคนอื่นๆ คนเหล่านั้นอาจไม่ได้คิดว่าที่ผู้นำไม่ได้ออกมาชี้แจงข้อเท็จจริงให้ทีมงานทราบ เป็นเพราะการมองข้ามความจำเป็นในเรื่องนี้ แต่พวกเขาอาจคิดไปได้ว่า ผู้นำตั้งใจสร้างความเข้าใจผิด หรือตั้งใจหลอกให้พวกเขาเข้าใจเช่นนั้น ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการทำงานเป็นทีม
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การใช้ภาวะผู้นำในสามระดับ [James Scouller]
ผู้ที่เคยอ่านบทความที่ผมเขียนไว้ก่อนหน้านี้เรื่อง “การพัฒนาภาวะความเป็นผู้นำใน 5 ระดับ” (5 Levels of Leadership) ของ John C. Maxwell อาจเกิดคำถามหรือความสับสนขึ้นในใจว่า ตกลง ภาวะผู้นำมี 3 หรือ 5 ระดับกันแน่ จึงขอทบทวนเพื่อป้องกันความสับสนไว้ ณ ที่นี้ว่า 5 Levels of Leadership ของ John C. Maxwell เป็นการแบ่งผู้นำตาม ระดับการพัฒนาภาวะผู้นำ คือ เริ่มจากผู้นำระดับหนึ่ง "ผู้นำโดยตำแหน่ง" ซึ่งยังไม่ถือว่ามีการพัฒนาอะไรเพราะใครก็ตามที่เข้ามาดำรงตำแหน่ง ก็จะมีสถานะความเป็นหัวหน้า หรือผู้นำโดยตำแหน่ง ที่ลูกน้องจะต้องปฏิบัติตามอยู่แล้ว ต่อเมื่อพัฒนาไปถึงผู้นำระดับห้า จึงถือว่าเป็นผู้นำที่ได้รับการจดจำและเป็นสุดยอดของความเป็นผู้นำ ส่วนการใช้ภาวะผู้นำในสามระดับ (3 Levels of Leadership Model) ของ James Scouller เป็นเรื่อง การใช้ภาวะผู้นำในระดับที่แตกต่างกัน สามระดับ
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ปฏิบัติตามแผนงานทุกวันอย่างสม่ำเสมอ
ในปลายทศวรรษที่ 2000 Jim Collins และ Morten T. Hansen รวมทั้งนักวิจัยอีกประมาณ 20 คน ได้พยายามตอบคำถามทางธุรกิจข้อหนึ่งที่ว่า ทำไมบางบริษัทจึงสามารถผ่านความไม่แน่นอน หรือบางครั้งถึงขนาดวิกฤติทางธุรกิจไปได้ ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ไม่สามารถทำได้ กลุ่มฯ ได้คัดเลือกบริษัทที่มีผลประกอบการดีกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม ถึงสิบเท่าหรือมากกว่า จำนวน 7 บริษัทมาศึกษา และได้พบคำตอบที่น่าสนใจเป็นอย่างยิ่งคือ สิ่งที่ปรมาจารย์ทางธุรกิจได้พร่ำสอนว่าเป็นปัจจัยสร้างความแตกต่างระหว่างธุรกิจที่ประสบและไม่ประสบความสำเร็จ เช่น นวัตกรรม, ความคิดสร้างสรรค์, หรือความสามารถในการปรับตัวให้รับกับโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แม้จะเป็นสิ่งที่จำเป็นในการสร้างความแตกต่าง แต่สิ่งที่เป็นหัวใจในความสำเร็จที่แท้จริงของบริษัทเหล่านี้คือ ความเคร่งครัดในวินัย (fanatic discipline)
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
กฎ 12 ข้อในการดำเนินชีวิต [Peterson]
12 Rules for Life: An Antidote to Chaos หรือ กฎ 12 ข้อในการดำเนินชีวิต เป็นชื่อหนังสือติดอันดับหนังสือขายดี เขียนโดย Jordan B. Peterson นักจิตวิทยาชาวแคนาดา และศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยา มหาวิทยาลัยโตรอนโต้ เนื้อหามีความสัมพันธ์กับการพัฒนาจิตใจของตนด้วยการสร้างความรู้สึกมั่นใจในตนเอง ค้นหาคุณค่าในตนเอง เลือกคบคนที่จะไม่ดึงเราลงต่ำ ไม่นำตนไปเทียบกับคนอื่น ให้ความรักความเมตตากับผู้คนรอบข้าง รวมไปถึงการเป็นพ่อแม่ผู้ปกครองที่ดี
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การพัฒนากลยุทธ์ตามหลัก 5 P [Mintzberg]
ในการกำหนดกลยุทธ์ เรามักใช้วิธีระดมความคิดเพื่อค้นหาโอกาสและนำมาวางแผนว่าจะได้รับประโยชน์จากโอกาสนั้นได้อย่างไร กลยุทธ์มีความมุ่งหมายไปที่ความสำเร็จในอนาคต ใช้เวลาและคุณสมบัติหลายด้านขององค์กรในการนำไปปฏิบัติ ถึงแม้ว่าการแข่งขันจะเป็นปัจจัยที่สำคัญทางธุรกิจ แต่การพัฒนากลยุทธ์โดยมุ่งความสำคัญไปแต่เรื่องการแข่งขันแต่เพียงอย่างเดียว ก็เป็นเรื่องที่ไม่ถูกต้อง ผู้พัฒนากลยุทธ์จำเป็นต้องนำวัฒนธรรม ความสามารถ และการพัฒนาทั้งหลายที่มีอยู่ในองค์กรมาร่วมในการพิจารณาด้วย กลยุทธ์เป็นเรื่องที่ซับซ้อนและมีความอ่อนไหว กลยุทธ์ที่ใช้ได้ผลในวันนี้ อาจใช้อะไรไม่ได้เลยเมื่อเวลาผ่านไป ความสำเร็จของกลยุทธ์ นอกจากจะขึ้นกับการวางแผนและการปฏิบัติแล้ว ยังขึ้นอยู่กับตลาดและการเปลี่ยนแปลงซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุม ธุรกิจที่ต้องการความสำเร็จจึงต้องหมั่นปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้รับกับสถานการณ์และสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ Mintzberg ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารชาวแคนาดาและอาจารย์มหาวิทยาลัย McGill ได้พัฒนาแนวคิดการพัฒนากลยุทธ์ตามหลัก 5 P ขึ้นในปี ค.ศ. 1987 เป็นการให้นิยามกลยุทธ์ในมุมมองที่แตกต่างกัน 5 ประการ และเสนอให้นำมุมมองเหล่านั้นมาพิจารณาประกอบในการกำหนดและปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ มุมมองทั้งห้าประกอบด้วย1. กลยุทธ์จะต้องมีแผนงาน (Plan)
นิยามหรือคุณสมบัติแรกของกลยุทธ์ คือ เป็นแผนงานที่นำมาใช้ในการบริหารจัดการเพื่อบรรลุเป้าหมายในสถานการณ์ต่างๆ มีคุณสมบัติที่สำคัญสองประการ คือ (1) ต้องจัดทำไว้ล่วงหน้าก่อนการปฏิบัติ (2) สร้างขึ้นมาด้วยข้อมูลที่ได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบและมีจุดมุ่งหมายที่ชัดแจ้ง ที่สำคัญคือ เมื่อจัดทำเสร็จแล้ว จะต้องปฏิบัติตามแผนงานนั้นอย่างเคร่งครัดจนกว่าจะมีการแก้ไขปรับปรุงเป็นอย่างอื่น แผนงานช่วยสร้างความชัดเจนทั้งในตัวภารกิจที่จะกระทำ ผู้รับผิดชอบ และลำดับขั้นตอนการปฏิบัติ
กลยุทธ์ที่ดีจะต้องมีแผนงานเป็นรากฐานว่า มีกิจกรรมอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติ ความมุ่งหมายที่สำคัญที่สุดของแผนงานคือ เพื่อนำผู้ปฏิบัติ หรือองค์กร จากสถานะที่เป็นอยู่ในปัจจุบันไปสู่สถานะที่มุ่งหวัง แผนงานอาจประกอบด้วยเรื่องพื้นฐานต่างๆ เช่น จะกำหนดให้อะไรเป็นสินค้าที่จะนำมาขาย จะผลิตสินค้าเหล่านั้นอย่างไร มีต้นทุนในตลาดเท่าไร แผนงานจึงเป็นเค้าโครงสำคัญซึ่งสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินกลยุทธ์
แผนงานเป็นแนวทางเพื่อสร้างโอกาสความสำเร็จตามเป้าหมายและปิดกั้นโอกาสความผิดพลาดในอนาคต แต่ไม่ว่าจะเป็นแผนงานจะอยู่ในลักษณะใด ก็ยังเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกลยุทธ์เท่านั้น
2. กลยุทธ์จะต้องมีกลวิธีสร้างความสำเร็จ (Ploy)
กลวิธี เป็นคุณสมบัติที่สองของกลยุทธ์ที่ผู้บริหารมักใช้เป็นทางเลือกในการดำเนินการ กลวิธีส่วนมาก เป็นสิ่งที่คู่แข่งไม่ได้คาดคิดมาก่อนว่าจะมีผู้นำมาใช้ กลวิธีจึงมักเป็นเรื่องที่สร้างความประหลาดใจ ชิงไหวชิงพริบ หรือทำให้การดำเนินการของคู่แข่งไม่ส่งผลกระทบที่รุนแรงต่อธุรกิจของเรา กลวิธีที่นิยมใช้มีหลายแบบ อาทิ
• การให้บริการที่แปลกออกไปจากที่มีอยู่ทั่วไปในตลาด
• ลดราคาในช่วงเวลาจำกัด (happy hour)
• ขยายสาขาในพื้นที่ที่มีศักยภาพ เพื่อกันท่าคู่แข่ง
• จดสิทธิบัตร
• ใช้มาตรการทางกฎหมาย
• ลงทุนในกิจกรรมที่ส่งผลให้เกิดการตอบรับจากลูกค้า เช่น การจัด event ในโอกาสต่างๆ
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
การพัฒนาภาวะความเป็นผู้นำใน 5 ระดับ [John C. Maxwell]
เราพบเห็นผู้นำได้ในทุกวงการ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูงในธุรกิจ โคชกีฬา หรือแม้แต่ครูสอนหนังสือในห้องเรียน ก็ล้วนเป็นผู้นำในความหมายของการนำพาผู้ตามให้บรรลุเป้าหมายทั้งของตนเอง ทีมงาน และองค์กรที่ตนเกี่ยวข้องทั้งสิ้น ความเป็นผู้นำจึงเป็นเรื่องของการเจริญเติบโตหรือความก้าวหน้า (growth) ทั้งด้านความสัมพันธ์ระหว่างผู้นำและผู้ตาม, ผลิตภาพที่ผู้นำและผู้ตามร่วมกันสร้างขึ้นมา รวมถึงการพัฒนาผู้ตามให้มีความเป็นผู้นำ
John C. Maxwell ผู้เชี่ยวชาญด้านความเป็นผู้นำ ได้อธิบายการพัฒนาภาวะผู้นำไว้ ในหนังสือของเขาชื่อ Developing the Leader Within You และได้ขยายความเพิ่มเติมในหนังสือชื่อ The 5 Levels of Leadership โดยชี้ให้เห็นแนวทางการพัฒนาภาวะผู้นำตั้งแต่ระดับที่หนึ่งซึ่งเป็นผู้นำโดยตำแหน่ง ผู้ตามจำใจต้องปฏิบัติตามเพียงเพื่อจะได้ไม่ต้องรับโทษ ไปจนถึงผู้นำระดับที่ห้าซึ่งผู้ตามปฏิบัติตามด้วยความรักและความศรัทธาโดยไม่คำนึงว่าผู้นำจะมีตำแหน่งหรือไม่ Maxwell อธิบายเหตุผลที่ทุกองค์กรล้วนต้องการที่จะมีผู้นำระดับที่ห้า และแนวทางที่จะพัฒนาขึ้นเป็นผู้นำในระดับนั้น
สารานุกรมการบริหารและการจัดการ
ปัจจัย 5 ประการเพื่อความสำเร็จของทีมงาน
การพัฒนาผลการปฏิบัติงานของทีมงาน ทำได้สองแนวทาง
1. สร้างพฤติกรรมการทำงานเป็นทีมให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
เป็นการนำงานเขียนที่มีชื่อเสียงของ Patrick Lencioni ในหนังสือ The Five Dysfunctions of a Team ซึ่งกล่าวถึงพฤติกรรม 5 ประการที่ไม่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน มาพิจารณาในมุมกลับ ทำให้ได้แนวคิดเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ควรสร้างให้มีขึ้นกับสมาชิกทีมงาน
2. แก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน
เป็นการประมวลความบกพร่องหรือปัญหาที่เกิดขึ้นกับการปฏิบัติงานของทีมงานอันเป็นผลมาจากประสิทธิภาพในการบริหารของผู้บริหารหรือหัวหน้าทีม และนำเสนอหนทางแก้ไข
แนวทางแรก เน้นไปที่การสร้างพฤติกรรมที่ควรให้เกิดขึ้นกับทีมงาน
แนวทางที่สอง เน้นไปที่การแก้ไขปัญหาด้านการบริหารที่ส่งผลกระทบต่อทีมงาน